Kontrola troškova namirnica: historija narudžbi umjesto osjećaja

Troškovi namirnica: kratko pojašnjenje

Procenat troškova namirnica, troškovi robe podijeljeni s prometom, u ugostiteljstvu zavisno od koncepta najčešće iznosi između 25 i 35 posto. Je li vaš objekat dobro pozicioniran, odlučuju dvije stvari: šta se nabavlja (količina, cijena, dobavljač) i šta od toga nastaje (kalkulacija, kalo, bacanje). Ovaj vodič obrađuje prvu polovinu, jer je tu poluga koja se može pomjeriti odmah, bez promjene sistema.

Problem: narudžbe bez pamćenja

U mnogim objektima kuhinja naručuje na prepad: dođe predstavnik, naruči se, otpremnica ode u registrator, faktura u knjigovodstvo. Ono što fali je veza: niko bez prekopavanja dokumenata ne može reći šta je prošle sedmice, kod koga i po kojoj cijeni naručeno. Posljedice:

• Poskupljenja se primijete tek na mjesečnoj fakturi, ako uopšte.
• Duple narudžbe i narudžbe „za svaki slučaj“ pune skladište, a ono što predugo stoji završi u smeću.
• Vlasnik troškove robe vidi tek kod knjigovođe, mjesecima kasnije, bez šanse da reaguje.
• Kad šef kuhinje ode, s njim odlazi i cijelo znanje o nabavci: uobičajene količine, dobri dobavljači, dogovorene cijene.

Historija narudžbi kao najjednostavniji alat za kontrolu

Prije nego što objekat uloži u robno poslovanje, kalkulaciju receptura i stalni popis, isplati se mnogo manji korak: zabilježiti svaku narudžbu: kada, šta, koliko, kod koga, ko je naručio, po kojoj cijeni. Već iz toga proizlaze tri kontrole:

1. Kontrola cijena: zadnja cijena stoji pored pri sljedećem sastanku. Poskupljenja se odmah primijete i mogu se pokrenuti u razgovoru s predstavnikom.
2. Kontrola količina: ako se odjednom naručuje duplo više ulja nego inače, to se vidi i može se pitati za razlog prije nego što postane navika.
3. Kontrola izdataka: izdaci po sedmici i po dobavljaču pokazuju trendove dugo prije nego što ih knjigovodstvo javi.

Kako historija u Pelicanu nastaje sama od sebe

Razlog zašto kontrola troškova u praksi propada je dodatni posao. U Pelicanu historija narudžbi nastaje kao nusproizvod normalnog naručivanja: tim skuplja potrebe na zajedničkoj listi, šef kuhinje kod predstavnika označava artikle i po želji upisuje cijenu. To je sve, historija se piše sama.

Vlasnik u svakom trenutku vidi šta se u objektu naručuje, a da sam ne stoji u kuhinji i bez obaveze da koristi aplikaciju: plaća se preko linka za plaćanje, a upravlja preko korisničkog portala. A skener za otpremnice i fakture je u pripremi: fotografišete, a Pelican automatski provjerava odgovaraju li isporuka i faktura narudžbi.

Dio velikog vodiča: Nabavka u ugostiteljstvu. Tamo ćete naći pregled svih šest koraka procesa naručivanja.