Kontrola troška namirnica: istorija narudžbina umesto osećaja

Trošak namirnica: kratko objašnjenje

Procenat troška namirnica, troškovi robe podeljeni prometom, u ugostiteljstvu se zavisno od koncepta najčešće kreće između 25 i 35 procenata. Da li je vaš objekat na dobrom nivou, odlučuju dve stvari: šta se nabavlja (količina, cena, dobavljač) i šta od toga nastaje (kalkulacija, rastur, bacanje). Ovaj vodič se bavi prvom polovinom, jer je tu poluga koja se može pokrenuti odmah, bez promene sistema.

Problem: porudžbine bez pamćenja

U mnogim objektima kuhinja poručuje na reč: dođe predstavnik, poruči se, otpremnica ode u registrator, faktura u knjigovodstvo. Ono što nedostaje je veza: niko ne može bez listanja dokumentacije da kaže šta je prošle nedelje od koga i po kojoj ceni poručeno. Posledice:

• Poskupljenja se primete tek na mesečnoj fakturi, ako se uopšte primete.
• Duple porudžbine i porudžbine „za svaki slučaj“ pune magacin, a ono što predugo stoji baca se.
• Vlasnik vidi troškove robe tek kod knjigovođe, mesecima kasnije, bez šanse da reaguje.
• Kada šef kuhinje ode, odlazi i celo znanje o nabavci: uobičajene količine, dobri dobavljači, ispregovarane cene.

Istorija narudžbina kao najjednostavniji alat za kontrolu

Pre nego što objekat uloži u sistem za upravljanje zalihama, kalkulaciju normativa i stalni popis, isplati se mnogo manji korak: zabeležiti svaku porudžbinu: kada, šta, koliko, od koga, ko je poručio, po kojoj ceni. Već iz toga proizlaze tri kontrole:

1. Kontrola cena: poslednja cena stoji pored artikla na sledećem sastanku. Poskupljenja se odmah vide i mogu se pokrenuti u razgovoru sa predstavnikom.
2. Kontrola količina: ako se odjednom poručuje duplo više ulja nego obično, to se vidi, i može se pitati za uzrok pre nego što postane navika.
3. Kontrola izdataka: izdaci po nedelji i po dobavljaču pokazuju trendove mnogo pre nego što ih knjigovodstvo prijavi.

Kako istorija nastaje u Pelican-u, sasvim usput

Razlog zašto kontrola troškova u praksi propada je dodatni posao. U Pelican-u istorija narudžbina nastaje kao sporedni proizvod normalnog poručivanja: tim prikuplja potrebe na zajedničkoj listi, šef kuhinje čekira kod predstavnika i po želji unese cenu. To je sve, istorija se piše sama.

Vlasnik u svakom trenutku vidi šta se u objektu poručuje, a da sam ne stoji u kuhinji i bez obavezne sopstvene aplikacije: plaća se preko linka za plaćanje, a upravlja preko korisničkog portala. A skener za otpremnice i fakture je u izradi: fotografišete, a Pelican automatski proverava da li isporuka i faktura odgovaraju porudžbini.

Deo velikog vodiča: Nabavka u ugostiteljstvu. Tamo ćete naći pregled svih šest faza procesa poručivanja.