Maîtriser le coût matière : l’historique des commandes plutôt que l’intuition

Le coût matière en bref

Le ratio de coût matière, coût des marchandises divisé par le chiffre d’affaires, se situe le plus souvent entre 25 et 35 pour cent en restauration, selon le concept. Que votre établissement soit bien placé dépend de deux choses : ce qui est acheté (quantité, prix, fournisseur) et ce qu’on en fait (calcul des prix, freinte, gaspillage). Ce guide traite la première moitié, car c’est là que se trouve le levier que l’on peut actionner tout de suite, sans changer de système.

Le problème : des commandes sans mémoire

Dans beaucoup d’établissements, la cuisine commande au coup par coup : le représentant passe, on commande, le bon de livraison finit dans un classeur, la facture part en comptabilité. Ce qui manque, c’est le lien : personne ne peut dire, sans fouiller dans les dossiers, ce qui a été commandé la semaine dernière, chez qui et à quel prix. Les conséquences :

• Les hausses de prix ne se remarquent que sur le relevé mensuel, quand elles se remarquent.
• Les commandes en double et les commandes « de sécurité » gonflent la réserve, et ce qui reste trop longtemps finit à la poubelle.
• Le propriétaire ne découvre le coût des marchandises que chez l’expert-comptable, des mois plus tard, sans possibilité de réagir.
• Quand le chef de cuisine part, tout le savoir sur les achats part avec lui : quantités habituelles, bons fournisseurs, prix négociés.

L’historique des commandes, l’outil de contrôle le plus simple

Avant qu’un établissement n’investisse dans un logiciel de gestion des stocks, des fiches techniques et un inventaire permanent, une étape bien plus petite en vaut la peine : enregistrer chaque commande : quand, quoi, combien, chez qui, par qui, à quel prix. Trois contrôles en découlent déjà :

1. Contrôle des prix : le dernier prix est affiché à côté au rendez-vous suivant. Les hausses sautent aux yeux et peuvent être abordées avec le représentant.
2. Contrôle des quantités : si l’on commande soudain deux fois plus d’huile que d’habitude, on le voit, et l’on peut en chercher la cause avant que cela ne devienne une habitude.
3. Contrôle des dépenses : les dépenses par semaine et par fournisseur montrent les tendances bien avant que la comptabilité ne les signale.

Comment l’historique se constitue dans Pelican, l’air de rien

Si la maîtrise des coûts échoue en pratique, c’est à cause du travail supplémentaire. Dans Pelican, l’historique des commandes est un sous-produit de la commande normale : l’équipe rassemble les besoins sur la liste commune, le chef de cuisine coche avec le représentant et saisit le prix en option. Rien de plus : l’historique s’écrit tout seul.

Le propriétaire voit à tout moment ce qui est commandé dans l’établissement, sans être lui-même en cuisine et sans être obligé d’utiliser l’application : le paiement se fait via un lien de paiement, la gestion dans le portail client. Et un scanner pour les bons de livraison et les factures est en préparation : prenez-les en photo, Pelican vérifie automatiquement si la livraison et la facture correspondent à la commande.

Fait partie du grand guide : Gestion des achats en restauration. Vous y trouverez les six étapes du processus de commande en un coup d’œil.