Kontrola food cost: historia zamówień zamiast przeczucia

Food cost w skrócie

Wskaźnik food cost, czyli koszt towaru podzielony przez sprzedaż, w gastronomii zależnie od konceptu wynosi zwykle od 25 do 35 procent. O tym, czy twój lokal wypada dobrze, decydują dwie rzeczy: co się kupuje (ilość, cena, dostawca) i co z tego powstaje (kalkulacja, ubytki, marnowanie). Ten poradnik dotyczy pierwszej połowy, bo tam jest dźwignia, którą można ruszyć od razu, bez zmiany systemu.

Problem: zamówienia bez pamięci

W wielu lokalach kuchnia zamawia na zawołanie: przychodzi przedstawiciel, coś się zamawia, dokument dostawy ląduje w segregatorze, faktura w księgowości. Brakuje połączenia: nikt bez przekopywania dokumentów nie powie, co w zeszłym tygodniu zamówiono, u kogo i po jakiej cenie. Skutki:

• Podwyżki cen wychodzą dopiero na fakturze zbiorczej na koniec miesiąca, o ile w ogóle.
• Podwójne zamówienia i zamówienia „na zapas” zapychają magazyn, a co leży za długo, ląduje w koszu.
• Właściciel widzi koszty towaru dopiero u księgowej, miesiące później, bez szansy na reakcję.
• Gdy odchodzi szef kuchni, odchodzi z nim cała wiedza o zakupach: zwykłe ilości, dobrzy dostawcy, wynegocjowane ceny.

Historia zamówień jako najprostsze narzędzie kontroli

Zanim lokal zainwestuje w program magazynowy, kalkulację receptur i ciągłą inwentaryzację, opłaca się dużo mniejszy krok: zapisywać każde zamówienie: kiedy, co, ile, u kogo, przez kogo, po jakiej cenie. Już z tego wynikają trzy rodzaje kontroli:

1. Kontrola cen: ostatnia cena jest widoczna przy następnym spotkaniu. Podwyżki od razu rzucają się w oczy i można je poruszyć w rozmowie z przedstawicielem.
2. Kontrola ilości: jeśli nagle zamawia się dwa razy więcej oleju niż zwykle, widać to i można zapytać o przyczynę, zanim stanie się to nawykiem.
3. Kontrola wydatków: wydatki na tydzień i na dostawcę pokazują trendy dużo wcześniej, niż zgłosi je księgowość.

Jak w Pelican historia powstaje przy okazji

Powodem, dla którego kontrola kosztów w praktyce się nie udaje, jest dodatkowa praca. W Pelican historia zamówień powstaje jako produkt uboczny normalnego zamawiania: zespół zbiera potrzeby na wspólnej liście, szef kuchni odhacza przy przedstawicielu i opcjonalnie wpisuje cenę. To wszystko, historia pisze się sama.

Właściciel w każdej chwili widzi, co zamawia się w lokalu, nie stojąc sam w kuchni i bez obowiązku korzystania z aplikacji: płaci się przez link do płatności, a zarządza przez portal klienta. Do tego w przygotowaniu jest skaner dokumentów dostawy i faktur: zrobisz zdjęcie, a Pelican automatycznie sprawdzi, czy dostawa i faktura zgadzają się z zamówieniem.

Część dużego przewodnika: Zakupy w gastronomii. Znajdziesz tam przegląd wszystkich sześciu etapów procesu zakupów.