Jak zorganizować zamawianie towaru w gastronomii: kompletny przewodnik

Dlaczego zamawianie towaru w wielu kuchniach to chaos

W prawie każdej profesjonalnej kuchni wygląda to podobnie: kucharz na swojej sekcji zauważa przy mise en place, że kończy się śmietanka, i zapisuje to na bonie. Kucharz od przystawek pisze „CEBULA!!!” na kartce. Ktoś wpisuje notatkę do telefonu. Pod koniec dnia jest pięć karteczek, trzy charaktery pisma i cztery miejsca, a gdy następnego ranka przychodzi przedstawiciel dostawcy, szef kuchni zbiera to wszystko do kupy i ma nadzieję, że niczego nie brakuje.

Efekt zna każdy restaurator: zapomniane produkty, podwójne zamówienia i awaryjne zakupy w supermarkecie po trzykrotnej cenie. Nie dlatego, że zespół źle pracuje, tylko dlatego, że brakuje systemu.

Jak przebiega uporządkowane zamawianie towaru

Dobrze działające zamawianie towaru w gastronomii składa się z czterech kroków, które powinny być wyraźnie od siebie oddzielone:

1. Zbieranie potrzeb, przez cały dzień, przez cały zespół. Kto widzi lukę w chłodni, zapisuje ją od razu. Nie później, nie „jak znajdę chwilę”. Moment zauważenia braku to jedyny pewny moment.
2. Gromadzenie w jednym miejscu. Wszystkie zgłoszenia trafiają na jedną listę, a nie na karteczki czy do trzech grup na WhatsAppie. Jedna lista, którą każdy może zobaczyć.
3. Sprawdzenie i zatwierdzenie. Szef kuchni przegląda listę, skreśla, uzupełnia ilości i zatwierdza. Tu jest miejsce na odpowiedzialność, a nie przy zbieraniu potrzeb.
4. Zamówienie. Przy wizycie przedstawiciela, telefonicznie albo mailem: z posortowaną listą to kwestia minut, a nie pół godziny.

Typowe źródła błędów i jak je wyeliminować

1. Potrzeby żyją w głowach i na karteczkach

Karteczki giną, a głowy idą do domu po zmianie. Wszystko, czego nie zapiszesz od razu w jednym miejscu, zależy od szczęścia. Rozwiązaniem jest wspólne miejsce zbierania, które zawsze jest pod ręką, w praktyce: smartfon, który i tak jest w kieszeni każdej bluzy kucharskiej.

2. Przy zgłaszaniu już się „zamawia”

Gdy każdy dzwoni bezpośrednio do dostawcy, lokal traci kontrolę i pozycję negocjacyjną. Zgłaszanie i zamawianie to dwa osobne kroki, a pomiędzy nimi jest zatwierdzenie przez szefa kuchni.

3. Lista jest nieposortowana

Lista w kolejności, w jakiej coś komuś przyszło do głowy („śmietanka, cebula, łosoś, jeszcze raz śmietanka…”), przy zamawianiu jest bezużyteczna. Posortowana według kategorii, czyli warzywa, mięso, ryby, nabiał, produkty sypkie, ta sama lista staje się narzędziem: szef kuchni przerabia ją z dostawcą warzyw od góry do dołu, a przy rzeźniku przechodzi do kolejnej grupy.

4. Nikt nie wie, kto co zgłosił

„Kto zapisał ryż i ile go naprawdę potrzebujemy?” Bez autora nie ma kogo dopytać. Każde zgłoszenie potrzebuje imienia.

Excel, WhatsApp czy aplikacja: czym to organizować?

Excel i szablony sprawdzają się, gdy zakupy robi jedna osoba, ale zawodzą w zespole: plik leży na komputerze w biurze, a nie w kuchni, gdzie powstają potrzeby. Więcej o tym w poradniku o zamawianiu towaru w restauracji. Jeśli mimo wszystko chcesz zacząć od papieru: nasz darmowy szablon listy zamówień w Excelu i PDF jest już posortowany według kategorii.

Grupy na WhatsAppie są przynajmniej mobilne i wspólne, ale czat to nie lista. Zgłoszenia uciekają w górę między dyskusjami o grafiku, nic nie jest posortowane, niczego nie da się odhaczyć, a na końcu ktoś i tak wszystko przepisuje.

Aplikacja do zamówień łączy jedno z drugim: mobilna jak WhatsApp, uporządkowana jak Excel. Na co zwrócić uwagę przy wyborze, przeczytasz w poradniku o aplikacjach do zamówień w gastronomii.

Jak wygląda zamawianie towaru z Pelican

Pelican jest zbudowany dokładnie pod ten proces. Każdy w zespole kuchni zapisuje potrzebę w chwili, gdy ją zauważy, najszybciej głosem: przytrzymaj mikrofon, „trzy kilo pomidorów, pięć litrów oliwy z oliwek”, gotowe. Pelican rozpoznaje produkt i ilość, automatycznie przypisuje właściwą kategorię i dopisuje wszystko do wspólnej listy, którą cały zespół widzi na żywo, razem z imieniem autora.

Gdy przychodzi przedstawiciel dostawcy, szef kuchni otwiera tryb przedstawiciela: duża czcionka, posortowany przegląd, każdy produkt oznaczony jako zamówiony jednym dotknięciem. Bez przepisywania, bez szukania, a w historii zamówień zostaje czarno na białym, co, kiedy i u kogo zamówiono.

Część dużego przewodnika: Zakupy w gastronomii. Znajdziesz tam przegląd wszystkich sześciu etapów procesu zakupów.