PelicanMiért kaotikus az árurendelés sok konyhában?
Szinte minden profi konyhában hasonlóan megy: a részlegvezető szakács az előkészítésnél észreveszi, hogy fogy a tejszín, és felfirkantja egy blokk hátuljára. A köretes szakács egy cetlire írja: „Hagyma!!!”. Valaki beüt egy jegyzetet a telefonjába. A nap végére öt cetli van három kézírással, négy különböző helyen, és amikor másnap reggel megjön a beszállító képviselője, a konyhafőnök mindent összeszed, és reméli, hogy semmi sem maradt ki.
Az eredményt minden vendéglátós ismeri: elfelejtett tételek, dupla rendelések és vészbeszerzés a szupermarketben, háromszoros áron. Nem azért, mert rosszul dolgozik a csapat, hanem mert hiányzik a rendszer.
Egy rendezett árurendelés menete
A működő árurendelés a vendéglátásban négy lépésből áll, amelyeket érdemes egyértelműen szétválasztani:
- Az igény rögzítése egész nap, az egész csapattól. Aki hiányt lát a hűtőkamrában, azonnal rögzíti. Nem később, nem „ha lesz időm”. Az észrevétel pillanata az egyetlen megbízható pillanat.
- Gyűjtés egy helyen. Minden jelzés egyetlen listán fut össze, nem cetliken, nem három WhatsApp-csoportban. Egy lista, amelyet mindenki lát.
- Ellenőrzés és jóváhagyás. A konyhafőnök végigmegy a listán, töröl, kiegészíti a mennyiségeket és jóváhagy. Ide tartozik a felelősség, nem a rögzítéshez.
- Rendelés. A képviselő látogatásakor, telefonon vagy e-mailben: egy rendezett listával ez percekig tart, nem fél óráig.
Tipikus hibaforrások, és hogyan szüntesd meg őket
1. Az igény fejekben és cetliken él
A cetlik elvesznek, a fejek hazamennek műszak után. Ami nem kerül azonnal egy központi helyre, az szerencse kérdése. A megoldás egy közös gyűjtőhely, amely mindig kéznél van, a gyakorlatban: az okostelefon, amely amúgy is ott van minden szakácskabát zsebében.
2. Már a rögzítésnél „rendelnek”
Ha mindenki közvetlenül a beszállítót hívja, az üzlet elveszíti az áttekintést és az alkupozícióját. A rögzítés és a rendelés két külön lépés, és a kettő között a konyhafőnök jóváhagyása áll.
3. A lista rendezetlen
Egy lista az eszébe jutás sorrendjében („tejszín, hagyma, lazac, megint tejszín…”) rendeléskor semmit sem ér. Termékcsoportok szerint rendezve, zöldség, hús, hal, tejtermék, szárazáru, ugyanabból a listából munkaeszköz lesz: a konyhafőnök a zöldségessel fentről lefelé végigmegy rajta, a hentesnél pedig átvált a következő csoportra.
4. Senki sem tudja, ki mit jelzett
„Ki írta fel a rizst, és mennyi kell valójában?” Feladó nélkül nincs kit visszakérdezni. Minden bejegyzéshez név kell.
Excel, WhatsApp vagy app: mivel szervezd?
Az Excel és a sablonok egyszemélyes beszerzésnél működnek, de a csapaton elbuknak: a fájl az irodai gépen van, nem a konyhában, ahol az igény keletkezik. Erről bővebben az éttermi rendelési útmutatóról szóló cikkben olvashatsz. Ha mégis papírral kezdenéd: az ingyenes rendelési lista sablonunk Excelben és PDF-ben már termékcsoportok szerint van előrendezve.
A WhatsApp-csoportok legalább mobilak és közösek, de egy chatcsoport nem lista. A jelzések felcsúsznak a beosztásról szóló viták között, semmi sincs rendezve, semmit sem lehet kipipálni, és a végén valaki úgyis mindent újragépel.
Egy rendelő app ötvözi a kettőt: mobil, mint a WhatsApp, és strukturált, mint az Excel. Hogy mire figyelj a kiválasztásnál, azt a beszállítói rendelési appokról szóló útmutató mutatja meg.
Így megy az árurendelés a Pelicannal
A Pelican pontosan erre a folyamatra készült. A konyhai csapatban mindenki abban a pillanatban rögzíti az igényt, amikor észreveszi, a leggyorsabban hanggal: tartsd lenyomva a mikrofont, mondd, hogy „három kiló paradicsom, öt liter olívaolaj”, és kész. A Pelican felismeri a tételt és a mennyiséget, automatikusan a megfelelő termékcsoportba sorolja, és mindent felír a közös listára, amelyet az egész csapat élőben lát, névvel együtt.
Amikor megjön a beszállító képviselője, a konyhafőnök elindítja a rendelési feladatot: nagy betűk, rendezett áttekintés, minden tétel egy koppintással megrendeltnek jelölhető. Nincs újragépelés, nincs keresgélés, és a rendelési előzményekben utólag feketén-fehéren ott van, mikor mit és kitől rendeltetek.
Árurendelés cetlikáosz nélkül
A Pelican azokon az eszközökön fut, amelyek a csapatod zsebében már ott vannak. Percek alatt beállítható, 30 napig ingyenes.
Hozd létre az üzleted, és próbáld ki 30 napig ingyenA nagy útmutató része: Beszerzés a vendéglátásban. Ott a rendelési folyamat mind a hat állomását egy helyen áttekintheted.