Restoranlarda mal siparişini düzenlemek: kapsamlı rehber

Mal siparişi neden birçok mutfakta karmaşık işler

Neredeyse her profesyonel mutfakta tablo benzerdir: Bölüm şefi mise en place sırasında kremanın azaldığını fark eder ve bir adisyon fişinin arkasına not alır. Soğuk mutfaktaki aşçı bir kâğıda "SOĞAN!!!" yazar. Biri telefonuna not düşer. Gün sonunda dört farklı yerde, üç farklı el yazısıyla beş not durur; ertesi sabah tedarikçi temsilcisi geldiğinde mutfak şefi her şeyi bir araya toplar ve hiçbir şeyin eksik olmadığını umar.

Sonucu her işletmeci bilir: unutulan ürünler, mükerrer siparişler ve marketten üç katı fiyata acil alımlar. Ekip kötü çalıştığı için değil, bir sistem olmadığı için.

Düzgün bir mal siparişinin akışı

Restoranda işleyen bir mal siparişi, birbirinden net biçimde ayrılması gereken dört adımdan oluşur:

1. İhtiyacı kaydetmek: gün boyunca, tüm ekip tarafından. Soğuk odada bir eksik gören, onu hemen not eder. Sonra değil, "vaktim olunca" değil. Fark etme anı, güvenilebilecek tek andır.
2. Tek bir yerde toplamak. Tüm bildirimler tek bir listede birleşir; kâğıtlarda değil, üç ayrı WhatsApp grubunda değil. Herkesin görebildiği tek bir liste.
3. Kontrol edip onaylamak. Mutfak şefi listeyi gözden geçirir, gereksizleri siler, miktarları tamamlar ve onaylar. Sorumluluğun yeri burasıdır, kayıt aşaması değil.
4. Sipariş vermek. Temsilci ziyaretinde, telefonla ya da e-postayla; sıralanmış bir listeyle bu iş yarım saat yerine birkaç dakika sürer.

Tipik hata kaynakları ve bunları nasıl ortadan kaldırırsınız

1. İhtiyaç kafalarda ve kâğıtlarda yaşıyor

Kâğıtlar kaybolur, kafalar mesai bitince eve gider. Hemen merkezi olarak kaydedilmeyen her şey şansa kalmıştır. Çözüm, her zaman yanınızda olan ortak bir toplama noktasıdır; pratikte bu, zaten her aşçı ceketinin cebinde duran akıllı telefondur.

2. Kayıt sırasında zaten "sipariş veriliyor"

Herkes doğrudan tedarikçiyi ararsa işletme hem genel bakışı hem de pazarlık gücünü kaybeder. Kaydetmek ve sipariş vermek iki ayrı adımdır; aralarında mutfak şefinin onayı yer almalıdır.

3. Liste sıralanmamış

Akla geldiği sırayla yazılmış bir liste ("krema, soğan, somon, yine krema…") sipariş verirken işe yaramaz. Ürün gruplarına göre sıralandığında (sebze, et, balık, süt ürünleri, kuru gıda) aynı liste bir araca dönüşür: Mutfak şefi listeyi manavla yukarıdan aşağıya işler, kasapla bir sonraki gruba geçer.

4. Kimin neyi bildirdiğini kimse bilmiyor

"Pirinci kim yazdı, gerçekten ne kadar lazım?" Gönderen yoksa geri soru da yoktur. Her bildirimin üzerinde bir isim olmalıdır.

Excel, WhatsApp ya da uygulama: neyle düzenlemeli?

Excel ve şablonlar tek kişilik satın almada işe yarar, ancak ekipte tıkanır: Dosya mutfakta, yani ihtiyacın doğduğu yerde değil, ofisteki bir bilgisayarda durur. Ayrıntılar için restoran sipariş rehberi yazımıza bakın. Yine de kâğıtla başlamak istiyorsanız: ücretsiz sipariş listesi şablonumuz Excel ve PDF olarak, ürün gruplarına göre önceden sıralanmış hâlde hazır.

WhatsApp grupları en azından mobil ve ortaktır, ama bir sohbet grubu bir liste değildir. Bildirimler vardiya planı tartışmalarının arasında yukarı kayıp gider, hiçbir şey sıralı değildir, hiçbir şey işaretlenemez ve sonunda biri yine her şeyi baştan yazar.

Bir sipariş uygulaması ikisini birleştirir: WhatsApp kadar mobil, Excel kadar düzenli. Seçerken nelere dikkat etmeniz gerektiğini restoran sipariş uygulaması rehberinde bulabilirsiniz.

Pelican ile mal siparişi nasıl işler

Pelican tam olarak bu akış için geliştirildi. Mutfak ekibindeki herkes ihtiyacı fark ettiği anda kaydeder; en hızlısı sesle: mikrofona basılı tutun, "üç kilo domates, beş litre zeytinyağı" deyin, bitti. Pelican ürünü ve miktarı tanır, otomatik olarak doğru ürün grubuna atar ve her şeyi tüm ekibin canlı gördüğü ortak listeye, bildiren kişinin adıyla birlikte yazar.

Tedarikçi temsilcisi geldiğinde mutfak şefi «Sipariş görevi» modunu açar: büyük yazı, sıralanmış görünüm, her ürün tek dokunuşla sipariş edildi olarak işaretlenir. Yeniden yazmak yok, aramak yok; sonrasında da sipariş geçmişinde neyin ne zaman, kimden sipariş edildiği açıkça görünür.

Kapsamlı rehberin bir parçası: Restoranlarda satın alma. Orada sipariş sürecinin altı aşamasının tamamını bir arada bulabilirsiniz.