Sipariş listesi şablonu: restoranlar için Excel ve PDF

Şablonda neler var

İnternetteki sipariş listesi şablonlarının çoğu, ürün kodu ve fiyat sütunu olan genel sipariş formlarıdır. Bir mutfakta bunun pek faydası olmaz. Bu şablon bu yüzden mutfakta gerçekten nasıl sipariş verildiğine göre kurgulandı:

• Ürün gruplarına göre düzenli. Sebze ve meyve, et, balık, süt ürünleri ve yumurta, kuru gıda, dondurulmuş, içecekler, gıda dışı. PDF'te her grubun sabit bir bloğu vardır; Excel'de grubu her satırda seçer ve buna göre sıralarsınız.
• Birim ayrı bir sütunda. Kilo, kasa, demet, teneke. Birim olmadan "3 krema" kolayca yanlış miktara dönüşür.
• Her satırda kaydı yapan kişi. Ürünü kimin yazdığı hemen yanında durur. Miktar belirsizse kime soracağınızı bilirsiniz.
• Sipariş durumu. Açık, sipariş edildi ya da teslim alındı. Mal kabulünde neyin hâlâ beklendiğini hemen görürsünüz. PDF'te bu, işaretlenecek bir kutudur.
• Temsilci için yer. PDF'in her sayfasının altında özel istekler ve sorular için bir not alanı bulunur.

Neden alfabetik değil de ürün gruplarına göre? Çünkü tedarikçiniz böyle düşünür. Manav sebze satırlarını görmek ister, kasap kendi satırlarını. "Ürün grubu" başlığındaki oka tıklamak listeyi buna göre sıralar; temsilci ziyaretinde soğan, limon ve şeker arasında gidip gelmek yerine bir bloğu baştan sona okursunuz.

Sipariş listesini mutfakta günlük olarak nasıl kullanırsınız

Bir şablonu indirmek kolaydır. İşletmede gerçekten kullanılıp kullanılmayacağına dört küçük ayrıntı karar verir:

• Tek bir sabit yer, üç değil. Liste herkesin her gün önünden geçtiği bir yerde asılı durur; çoğunlukla soğuk odanın ya da servis tezgâhının yanında. Üç kapıda üç kâğıt, yeniden kâğıt karmaşası demektir.
• Kalemi bağlayın. Basit görünür, ama hiçbir şeyin yazılmamasının en yaygın nedeni budur. Önce kalem aramak zorunda kalan kişi "sonra yazarım" der ve unutur.
• Hemen yazın, vardiya sonunda değil. Raftan son kasa domatesi aldığınız an, bunu kesin hatırlayacağınız tek andır.
• Sabit sipariş günleri. Hangi tedarikçinin ne zaman geldiğini listenin en üstüne yazın. Böylece ekip, ihtiyacın en geç ne zaman listede olması gerektiğini bilir.

Sipariş vermeden önce mutfak şefi listeyi gözden geçirir, miktarları kontrol eder ve ekibin gözden kaçırdıklarını ekler. Bu akışın nasıl düzgün kurulacağını restoranlarda mal siparişi rehberinde ayrıntılı olarak bulabilirsiniz.

Kâğıt ve Excel nerede sınırına ulaşır

Neyle karşılaşacağınızı bilin: Bu şablon biçim sorununu çok iyi çözer. Ekip sorununu çözmez. Mutfağınızda ihtiyacı bir değil beş kişi bildiriyorsa, günlük işleyişte şunlar olur:

• Basılı liste tek bir yerde asılıdır. İhtiyaç ise her yerde doğar: soğuk odada, servis tezgâhında, kuru depoda.
• Excel ofis bilgisayarındadır. İki servis arasında, ıslak ellerle kimse bir tablo açmaz.
• El yazıları okunmaz, satırlar iki kez yazılır ve sonunda mutfak şefi her şeyi yeniden yazar.
• Karma dilli ekiplerde biri "domates", diğeri "pomidor" yazar. Kâğıtta bunlar iki ayrı sipariş olur.
• Siparişten sonra liste boştur. Neyin ne zaman, kimden, hangi fiyata sipariş edildiğini artık kimse bilmez.

Alternatif: uygulama olarak ortak bir sipariş listesi

Pelican tam bu noktada devreye girer. Bir dosya yerine, tüm mutfak ekibinin yazdığı ortak bir liste vardır; herkes kendi telefonundan, eksikliği fark ettiği anda yazar. En hızlısı sesle: "iki kasa salkım domates, on kilo un". Pelican ürünü, miktarı ve birimi tanır, otomatik olarak doğru ürün grubuna yerleştirir ve gönderenin adını ekler.

Bu sırada herkes kendi dilinde konuşur. Domates, pomodoro ve tomatoes listede üç değil, tek bir kayıt olarak yer alır. Mutfak şefi kontrol eder, tamamlar ve onaylar. Temsilci ziyaretinde yeniden yazmak yerine işaretlenir ve sipariş geçmişi kalıcı olarak saklanır. Bu şablonun dört sütununun aynısı, tek farkla: kendiliğinden dolarlar.

Sipariş listesi hakkında sık sorulan sorular

Kapsamlı rehberin bir parçası: Restoranlarda satın alma. Orada sipariş sürecinin altı aşamasının tamamını bir arada bulabilirsiniz.