Rendelési lista sablon: Excel és PDF a vendéglátásnak

Mi van a sablonban?

Az interneten található rendelési lista sablonok többsége általános megrendelőlap cikkszámmal és ároszloppal. Egy konyhában ez kevés segítség. Ez a sablon ezért úgy épül fel, ahogyan a konyhában valóban rendelnek:

• Termékcsoportok szerint rendezve. Zöldség és gyümölcs, hús, hal, tejtermék és tojás, szárazáru, fagyasztott áru, italok, non-food. A PDF-ben minden csoportnak saját, állandó blokkja van, az Excelben soronként választod ki, és aszerint rendezel.
• Az egység külön oszlopban. Kiló, láda, csokor, kanna. Egység nélkül a „3 tejszín” könnyen rossz mennyiséget jelent.
• Soronként a feladó. Aki felírta a tételt, annak a neve ott van mellette. Ha egy mennyiség nem egyértelmű, tudod, kit kérdezz.
• A rendelés állapota. Nyitott, megrendelve vagy megérkezett. Áruátvételkor azonnal látod, mi hiányzik még. A PDF-ben ez egy kipipálható négyzet.
• Hely a képviselőnek. A PDF minden oldalának alján van egy jegyzetmező a különleges kérésekhez és kérdésekhez.

Miért termékcsoportok szerint, és nem ábécérendben? Mert a beszállítód is így gondolkodik. A zöldséges a zöldségsorokat akarja látni, a hentes a sajátjait. Egy kattintás a „Termékcsoport” melletti nyílra aszerint rendezi a listát, és a képviselő látogatásakor egyszerűen felolvasol egy blokkot, ahelyett hogy a hagyma, a citrom és a cukor között ugrálnál.

Így használd a rendelési listát a konyhai hétköznapokban

Egy sablont gyorsan le lehet tölteni. Hogy az üzletben tényleg használják-e, azon a négy apróságon múlik:

• Egy állandó hely, nem három. A lista egy olyan helyen lóg, ahol mindenki naponta elhalad, általában a hűtőkamránál vagy a kiadópultnál. Három cetli három ajtón megint csak cetlikáosz.
• Köss mellé tollat. Banálisan hangzik, mégis ez a leggyakoribb oka, hogy semmi sem kerül fel. Aki előbb tollat keres, az „későbbre” jegyzi meg, és elfelejti.
• Azonnal írd fel, ne a műszak végén. Az a pillanat, amikor leveszed a polcról az utolsó láda paradicsomot, az egyetlen, amikor biztosan eszedbe jut.
• Állandó rendelési napok. Írd fel a lap tetejére, melyik beszállító mikor jön. Így a csapat tudja, meddig kell felkerülnie az igénynek a listára.

Rendelés előtt a konyhafőnök végigmegy a listán, ellenőrzi a mennyiségeket, és kiegészíti azt, amit a csapat esetleg nem vett észre. Hogy ez a folyamat hogyan szervezhető meg rendesen, azt részletesen az éttermi árurendelésről szóló útmutató írja le.

Hol ér a papír és az Excel a határaihoz?

Hogy tudd, mire számíts: ez a sablon a formátum problémáját nagyon jól megoldja. A csapat problémáját nem. Ha a konyhádban nem egy, hanem öt ember jelez igényt, a gyakorlatban ez történik:

• A kinyomtatott lista egy helyen lóg. Az igény viszont mindenhol keletkezik: a hűtőkamrában, a kiadópultnál, a szárazraktárban.
• Az Excel az irodai gépen van. Két szerviz között, vizes kézzel senki sem nyit meg egy táblázatot.
• A kézírás olvashatatlan, a sorok kétszer szerepelnek, és a végén a konyhafőnök mindent újragépel.
• Vegyes nyelvű brigádban az egyik „paradicsomot” ír, a másik „pomodorit”. Papíron ebből két rendelés lesz.
• A rendelés után a lista üres. Hogy mit, mikor, kitől és milyen áron rendeltek, utána senki sem tudja.

Az alternatíva: közös rendelési lista appként

Pontosan itt lép be a Pelican. Fájl helyett egy közös lista van, amelyre az egész konyhai csapat ír, mindenki a saját telefonjáról, abban a pillanatban, amikor feltűnik a hiány. A leggyorsabban hanggal: „két láda fürtös paradicsom, tíz kiló liszt”. A Pelican felismeri a tételt, a mennyiséget és az egységet, automatikusan a megfelelő termékcsoportba sorolja, és hozzáírja a feladó nevét.

Közben mindenki a saját nyelvén beszél. A paradicsom, a pomodoro és a tomatoes egyetlen tételként kerül a listára, nem háromként. A konyhafőnök ellenőriz, kiegészít és jóváhagy. A képviselő látogatásakor kipipálás van újragépelés helyett, és a rendelési előzmények tartósan megmaradnak. Pontosan ennek a sablonnak az oszlopai, csak éppen maguktól töltődnek ki.

Gyakori kérdések a rendelési listáról

A nagy útmutató része: Beszerzés a vendéglátásban. Ott a rendelési folyamat mind a hat állomását egy helyen áttekintheted.