Modelo de lista de encomendas: Excel e PDF para restauração

O que tem o modelo

A maioria dos modelos de lista de encomendas que se encontram na internet são formulários de encomenda genéricos, com código de artigo e coluna de preço. Numa cozinha, isso ajuda pouco. Por isso, este modelo está organizado da forma como uma cozinha encomenda de facto:

• Organizado por categorias. Frutas e legumes, carne, peixe, laticínios e ovos, mercearia seca, congelados, bebidas, não alimentar. No PDF, cada categoria tem o seu bloco fixo; no Excel escolhes a categoria em cada linha e ordenas por ela.
• Unidade numa coluna própria. Quilo, caixa, molho, garrafão. Sem unidade, «3 natas» passa depressa a ser a quantidade errada.
• Quem registou, em cada linha. Ao lado de cada artigo fica o nome de quem o escreveu. Se a quantidade não for clara, sabes a quem perguntar.
• Estado da encomenda. Em aberto, encomendado ou entregue. Na receção da mercadoria vês logo o que ainda falta. No PDF é um quadrado para assinalar.
• Espaço para o representante. O PDF tem, no fundo de cada página, um campo de notas para pedidos especiais e dúvidas.

Porquê por categorias e não por ordem alfabética? Porque é assim que o teu fornecedor pensa. A frutaria quer ver as linhas de legumes, o talho as suas. Um clique na seta de «Categoria» ordena a lista, e na visita do representante lês simplesmente um bloco, em vez de saltares entre cebolas, limões e açúcar.

Como usar a lista de encomendas no dia a dia da cozinha

Descarregar um modelo é rápido. Se ele vai ser mesmo usado no estabelecimento, isso decide-se em quatro pormenores:

• Um sítio fixo, não três. A lista fica num ponto por onde todos passam todos os dias, normalmente a porta da câmara frigorífica ou o passe. Três folhas em três portas voltam a ser o caos dos papelinhos.
• Prender uma caneta. Parece banal, mas é a razão mais comum para nada ser escrito. Quem tem de ir procurar uma caneta deixa «para mais tarde» e esquece-se.
• Escrever logo, não no fim do turno. O momento em que tiras a última caixa de tomate da prateleira é o único em que tens a certeza de te lembrares.
• Dias de encomenda fixos. Escreve no topo quando vem cada fornecedor. Assim a equipa sabe até quando as necessidades têm de estar na lista.

Antes de encomendar, o chef de cozinha percorre a lista, confirma as quantidades e acrescenta o que a equipa deixou passar. Como organizar bem este processo está explicado em detalhe no guia sobre a gestão de encomendas na restauração.

Onde o papel e o Excel chegam ao limite

Para saberes ao que vais: este modelo resolve muito bem o problema do formato. O problema da equipa, não. Quando na tua cozinha não é uma, mas cinco pessoas a comunicar necessidades, no dia a dia acontece isto:

• A lista impressa está num só sítio. As necessidades surgem em todo o lado: na câmara frigorífica, no passe, no armazém de secos.
• O Excel está no computador do escritório. Entre dois serviços, com as mãos molhadas, ninguém abre uma folha de cálculo.
• A letra é ilegível, há linhas repetidas e, no fim, o chef de cozinha passa tudo a limpo outra vez.
• Em brigadas com várias línguas, um escreve «tomate», outro «pomodori». No papel, isso dá duas encomendas.
• Depois da encomenda, a lista fica vazia. O que foi encomendado, quando, a quem e a que preço, já ninguém sabe.

A alternativa: uma lista de encomenda partilhada numa app

É exatamente aqui que entra a Pelican. Em vez de um ficheiro, há uma lista partilhada onde escreve toda a equipa de cozinha, cada um no seu telemóvel, no momento em que repara na falta. O mais rápido é por voz: «duas caixas de tomate cacho, dez quilos de farinha». A Pelican reconhece o artigo, a quantidade e a unidade, coloca-o automaticamente na categoria certa e acrescenta o nome de quem o registou.

Cada um fala na sua língua. Tomate, pomodoro e tomatoes ficam na lista como uma só entrada, não três. O chef de cozinha revê, completa e aprova. Na visita do representante marca-se em vez de se passar a limpo, e o histórico de encomendas fica guardado para sempre. Exatamente as colunas deste modelo, só que se preenchem sozinhas.

Perguntas frequentes sobre a lista de encomendas

Faz parte do guia completo: Compras na restauração. Aí encontras as seis etapas do processo de compra numa só visão.