PelicanGratis, sin registro y sin dirección de correo. Puedes adaptar los dos archivos y compartirlos dentro de tu negocio.
Qué incluye la plantilla
La mayoría de las plantillas de pedidos que circulan por internet son formularios genéricos con código de artículo y columna de precio. En una cocina eso ayuda poco. Por eso esta plantilla está montada tal y como se pide de verdad en cocina:
- Ordenada por categorías. Fruta y verdura, carne, pescado, lácteos y huevos, secos, congelados, bebidas, no alimentario. En el PDF cada categoría tiene su bloque fijo; en el Excel la eliges en cada fila y luego ordenas por ella.
- La unidad en su propia columna. Kilo, caja, manojo, garrafa. Sin unidad, "3 nata" acaba fácilmente en la cantidad equivocada.
- Quién lo apuntó, en cada fila. Al lado figura quién añadió el artículo. Si una cantidad no está clara, sabes a quién preguntar.
- Estado del pedido. Pendiente, pedido o recibido. Al recibir la mercancía ves al momento qué falta por llegar. En el PDF es una casilla para marcar.
- Espacio para el representante. El PDF tiene al pie de cada página un campo de notas para peticiones especiales y dudas.
| Categoría | Artículo | Unidad | Cantidad | Proveedor | Anotado por | Estado |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Fruta y verdura | Tomate en rama | caja | 2 | Frutas García | Javi | pedido |
| Fruta y verdura | Albahaca | manojo | 6 | Frutas García | Lucía | pendiente |
| Carne | Solomillo de ternera | kg | 4 | Carnes Martínez | Chef | pedido |
| Lácteos y huevos | Nata 35 % | litro | 12 | Distribuciones Norte | Lucía | recibido |
¿Por qué por categorías y no por orden alfabético? Porque así piensa tu proveedor. El frutero quiere ver las líneas de fruta y verdura; el carnicero, las suyas. Con un clic en la flecha de "Categoría" la lista se ordena, y en la visita del representante simplemente lees un bloque, en lugar de saltar entre cebollas, limones y azúcar.
Cómo usar la lista de pedidos en el día a día
Descargar una plantilla es cuestión de segundos. Que de verdad se use en el negocio depende de cuatro detalles:
- Un sitio fijo, no tres. La lista cuelga en un lugar por el que todos pasan a diario, normalmente la cámara o el pase. Tres hojas en tres puertas vuelven a ser el caos de los papelitos.
- Un bolígrafo atado. Parece una tontería, pero es el motivo más habitual de que no se apunte nada. Quien tiene que buscar un boli lo deja "para luego" y se le olvida.
- Apuntar en el momento, no al final del turno. El momento en que sacas la última caja de tomates de la estantería es el único en que seguro que te acuerdas.
- Días de pedido fijos. Anota arriba qué proveedor viene y cuándo. Así el equipo sabe hasta cuándo tiene que estar apuntado lo que falta.
Antes de hacer el pedido, el jefe de cocina repasa la lista, revisa las cantidades y añade lo que el equipo haya pasado por alto. Cómo organizar bien este proceso lo explicamos a fondo en la guía de pedidos a proveedores.
Dónde el papel y el Excel tocan techo
Para que sepas a qué atenerte: esta plantilla resuelve muy bien el problema del formato. El problema del equipo, no. Cuando en tu cocina no es una persona sino cinco las que avisan de lo que falta, en el día a día pasa esto:
- La lista impresa cuelga en un sitio. Las necesidades surgen en todas partes: en la cámara, en el pase, en el almacén de secos.
- El Excel está en el ordenador de la oficina. Entre dos servicios, con las manos mojadas, nadie abre una hoja de cálculo.
- La letra no se entiende, hay líneas repetidas y al final el jefe de cocina lo vuelve a pasar todo a limpio.
- En brigadas de varios idiomas uno escribe "tomates" y otro "pomodori". En papel eso se convierte en dos pedidos.
- Después del pedido la lista queda vacía. Qué se pidió, cuándo, a quién y a qué precio, ya no lo sabe nadie.
La alternativa: una lista de pedidos compartida en una app
Justo aquí entra Pelican. En lugar de un archivo hay una lista compartida en la que escribe todo el equipo de cocina, cada uno desde su móvil, en el momento en que detecta el hueco. Lo más rápido es por voz: "dos cajas de tomate en rama, diez kilos de harina". Pelican reconoce el artículo, la cantidad y la unidad, lo coloca automáticamente en la categoría correcta y añade el nombre de quien lo pidió.
Cada uno habla en su idioma. Tomate, pomodoro y tomatoes acaban en la lista como una sola entrada, no como tres. El jefe de cocina revisa, completa y aprueba. En la visita del representante se marca en lugar de copiar, y el historial de pedidos se conserva siempre. Exactamente las columnas de esta plantilla, solo que se rellenan solas.
Cuando el papel ya no da más de sí
Pelican reúne lo que necesita tu cocina, ordenado automáticamente y en cualquier idioma. Funciona en los móviles que ya tenéis. Pruébalo gratis 30 días.
Crea tu negocio y prueba 30 días gratisPreguntas frecuentes sobre la lista de pedidos
¿Qué debe incluir una lista de pedidos en hostelería?
El artículo con un nombre inequívoco, la cantidad con su unidad, el proveedor, el nombre de quien hizo la anotación y una casilla para marcar en la entrega. Ordenarla por categorías es lo que la convierte en una herramienta de trabajo, porque cada proveedor solo ve su bloque.
¿La plantilla es realmente gratis?
Sí. Las plantillas en Excel y PDF son gratuitas, sin registro y sin dirección de correo. Puedes usarlas tantas veces como quieras, adaptarlas a tu negocio y pasárselas a tus compañeros.
Excel o PDF: ¿qué es mejor para la cocina?
El PDF, si la lista cuelga impresa en la puerta de la cámara y cada uno apunta con bolígrafo. El Excel, si una persona lleva la lista de forma centralizada: ahí se puede ordenar y filtrar por categoría o proveedor, y la tabla crece sola al escribir. En cuanto varias personas avisan a la vez de lo que falta, los dos se quedan cortos, y entonces una app compartida es la mejor opción.
¿Cada cuánto hay que hacer pedidos en hostelería?
Depende de la categoría. El producto fresco, como verdura, carne y pescado, se suele pedir dos o tres veces por semana o a diario; los secos, los congelados y el material no alimentario, más bien semanalmente. Más importante que la frecuencia es tener días de pedido fijos por proveedor, que sirvan de referencia a todo el equipo.
¿Cómo funciona una lista de pedidos digital para todo el equipo?
En lugar de un archivo hay una lista compartida en la que cada uno escribe desde su propio móvil, lo más rápido es por voz. Pelican reconoce el artículo, la cantidad y la unidad, lo ordena por categoría y añade el nombre. El jefe de cocina aprueba y el historial de pedidos se conserva. En qué fijarte al elegir lo explicamos en la guía sobre herramientas.
Forma parte de la guía completa: Compras en hostelería. Allí encontrarás las seis etapas del proceso de compra de un vistazo.