Lista de pedidos para hostelería: por qué una plantilla no basta

Qué tiene una buena lista de pedidos

Una lista de pedidos para hostelería es mucho más que una lista de la compra. Es el punto de unión entre la cocina y el proveedor, y por tanto entre lo que necesitas y lo que pagas. Cuatro cosas no pueden faltar en ninguna lista útil:

• Artículo con un nombre inequívoco. "Tomate" no basta si tienes tomate en rama para la carta y tomate triturado en lata para la salsa.
• Cantidad con unidad. Kilo, caja, saco, garrafa: la unidad decide si llega la cantidad correcta. "3 nata" ya ha sorprendido a más de una cocina con tres palés.
• Categoría. Verdura, carne, pescado, lácteos, secos, bebidas. Agrupar convierte la lista en una herramienta de trabajo, porque cada proveedor solo ve "su" bloque.
• Quién lo apuntó. ¿Quién ha añadido el artículo? Sin nombre no hay a quién preguntar cuando una cantidad no cuadra.

La solución clásica: plantilla para imprimir o Excel

En internet hay muchas plantillas de listas de pedidos en PDF o Excel, con columnas para artículo, existencias, cantidad a pedir y precio. Para un negocio pequeño en el que una sola persona hace las compras, funciona bastante bien. El Excel suma los totales, la lista impresa cuelga en la puerta de la cámara y listo.

Pero en una cocina real no apunta una persona, sino cinco. Y ahí es donde las plantillas se vienen abajo:

• La lista impresa cuelga en un solo sitio, pero las necesidades surgen en todas partes: en la cámara, en el pase, en el almacén de secos.
• El Excel está en el ordenador de la oficina. En cocina, con las manos mojadas entre dos servicios, nadie abre una hoja de cálculo.
• Las letras no se entienden, las líneas se repiten y al final el jefe de cocina lo vuelve a pasar todo a limpio.
• Después del pedido la plantilla queda vacía: el historial de qué se pidió, cuándo y a quién se pierde.

La lista de pedidos que se escribe sola

Ese problema de equipo es justo el que resuelve Pelican. En lugar de una plantilla, hay una lista de pedidos digital y compartida en la que escribe todo el equipo de cocina, cada uno desde su propio móvil, en el momento en que detecta el hueco. Lo más rápido es por voz: "dos cajas de tomate en rama, diez kilos de harina". Pelican reconoce el artículo, la cantidad y la unidad, lo coloca automáticamente en la categoría correcta y añade el nombre de quien lo ha pedido.

Así la lista cumple por sí sola los cuatro criterios de arriba, sin que nadie mantenga una hoja de cálculo. El jefe de cocina revisa, completa y aprueba. En la visita del representante se marca en lugar de copiar, y el historial de pedidos se conserva siempre, con precios incluidos si el equipo los anota.

¿Plantilla o app? Qué encaja con tu negocio

Usa una plantilla si compras tú solo, tus proveedores son fijos y tu surtido apenas cambia.

Usa una lista compartida en cuanto varias personas avisan de lo que falta, es decir, en prácticamente cualquier cocina con brigada. El tiempo que hoy se va en recopilar y pasar a limpio es la parte más cara de tu pedido. En qué fijarte al elegir una app lo encontrarás en la guía app de pedidos para hostelería.

Forma parte de la guía completa: Compras en hostelería. Allí encontrarás las seis etapas del proceso de compra de un vistazo.