Guia de encomendas para restaurantes: o que deve ter e porque falham os modelos

O que é realmente um guia de encomendas

Um guia de encomendas é a lista mestra de tudo o que a tua cozinha compra, organizada para que a possas percorrer rapidamente na hora de encomendar. Bem feito, não é uma lista de compras que reescreves todas as semanas. É uma estrutura fixa com a qual comparas o que tens, para que nada fique esquecido e ninguém tenha de saber de cor o tamanho da embalagem de cada artigo.

Há quatro coisas que pertencem a qualquer guia de encomendas que valha a pena manter:

• Nomes de artigos claros. «Tomate» não chega quando tens tomate cacho para o prato e tomate pelado em lata para o molho. Nomes específicos evitam que chegue o produto errado.
• Unidade e tamanho da embalagem. Quilo, caixa, saco, unidade: é a unidade que decide se chega a quantidade certa. «3 natas» já surpreendeu mais do que uma cozinha com três caixas em vez de três litros.
• Stock de referência. O nível de stock que queres ter sempre disponível. Comparar o stock de referência com o que está no frigorífico diz-te a quantidade a encomendar sem adivinhar.
• Categorias. Frutas e legumes, carne, peixe, laticínios, mercearia seca. Agrupar transforma o guia numa ferramenta de trabalho, porque cada fornecedor só vê o seu bloco.

A resposta clássica: um modelo em Excel ou impresso

Pesquisa por um guia de encomendas para restaurantes e vais encontrar muitos modelos em Excel e PDF, com colunas para artigo, stock de referência, stock atual, quantidade a encomendar e preço. Num pequeno negócio onde uma só pessoa faz as compras, isso funciona bem. O Excel soma os números, a folha impressa fica pendurada junto à câmara frigorífica, e pronto.

O problema começa no momento em que mais do que uma pessoa repara no que está a acabar, ou seja, em qualquer cozinha real. É aí que os modelos falham:

• O guia impresso está num só sítio. A falta é detetada em todo o lado: na câmara frigorífica, no passe, no armazém de secos.
• A folha de cálculo está no computador do escritório. Entre dois serviços, com as mãos molhadas, ninguém abre uma folha de cálculo.
• A letra é ilegível, há linhas escritas duas vezes e, no fim, o chef passa tudo a limpo de qualquer forma.
• Depois de feita a encomenda, o modelo volta a ficar em branco. O histórico do que foi encomendado, quando e a quem, desaparece.

O guia de encomendas que se preenche sozinho

Este é um problema de equipa, não de formatação, e é exatamente isso que a Pelican resolve. Em vez de um modelo, há uma única lista de encomenda partilhada onde toda a brigada escreve, cada pessoa no seu telemóvel, no momento em que deteta uma falta. A forma mais rápida é por voz: manténs o microfone premido, dizes «duas caixas de tomate cacho, dez quilos de farinha» e está feito. A Pelican reconhece o artigo, a quantidade e a unidade, coloca-o na categoria certa e acrescenta o nome de quem o registou.

Assim, a lista cumpre os quatro critérios acima sem que ninguém tenha de manter uma folha de cálculo. O chef de cozinha revê, ajusta as quantidades e aprova. Na visita do fornecedor marcas os artigos em vez de os passar a limpo, e o histórico de encomendas fica guardado para sempre, com preços incluídos quando a equipa os introduz.

Modelo ou app: o que serve à tua cozinha?

Usa um modelo se compras sozinho, os teus fornecedores são fixos e a tua gama quase não muda.

Usa uma lista partilhada a partir do momento em que várias pessoas comunicam o que é preciso. O tempo que hoje perdes a juntar papelinhos e a passar tudo a limpo é a parte mais cara da tua encomenda. Para saber como montar a própria lista, consulta o guia sobre a lista de encomenda para a cozinha.