Zamawianie towaru w restauracji: co musi mieć arkusz zamówień i dlaczego szablony zawodzą

Czym właściwie jest arkusz zamówień

Arkusz zamówień to główna lista wszystkiego, co kupuje twoja kuchnia, ułożona tak, żeby można było szybko przez nią przejść, gdy przychodzi czas zamawiania. Dobrze zrobiony nie jest listą zakupów pisaną co tydzień od nowa. To stała struktura, z którą się porównujesz, żeby o niczym nie zapomnieć i żeby nikt nie musiał pamiętać na pamięć wielkości opakowania każdego produktu.

W każdym arkuszu zamówień, który warto prowadzić, są cztery rzeczy:

• Jasne nazwy produktów. „Pomidory” to za mało, gdy masz pomidory na gałązce do talerza i pomidory z puszki do sosu. Konkretne nazwy zapobiegają dostawie złego produktu.
• Jednostka i wielkość opakowania. Kilogram, skrzynka, worek, sztuka: jednostka decyduje, czy przyjdzie właściwa ilość. „3 śmietany” niejedną kuchnię zaskoczyły trzema kartonami zamiast trzech litrów.
• Stany docelowe. Poziom zapasu, który chcesz mieć na stanie. Porównanie stanu docelowego z tym, co jest w lodówce, mówi ci, ile zamówić, bez zgadywania.
• Kategorie. Warzywa i owoce, mięso, ryby, nabiał, produkty sypkie. Grupowanie zamienia arkusz w narzędzie pracy, bo każdy dostawca widzi tylko swój blok.

Klasyczna odpowiedź: szablon w Excelu lub na papierze

Szukając arkusza zamówień dla restauracji, znajdziesz mnóstwo szablonów Excel i PDF z kolumnami na produkt, stan docelowy, stan bieżący, ilość do zamówienia i cenę. W małym lokalu, w którym zakupami zajmuje się jedna osoba, to się sprawdza. Excel sumuje liczby, wydruk wisi przy chłodni, gotowe.

Kłopot zaczyna się w chwili, gdy braki zauważa więcej niż jedna osoba, czyli w każdej prawdziwej kuchni. Tu szablony się rozpadają:

• Wydrukowany arkusz wisi w jednym miejscu. Braki zauważa się wszędzie: w chłodni, na wydawce, w magazynie suchym.
• Arkusz kalkulacyjny jest na komputerze w biurze. Między dwoma serwisami, mokrymi rękami, nikt go nie otwiera.
• Pismo jest nieczytelne, pozycje są wpisane dwa razy, a na końcu szef kuchni i tak wszystko przepisuje.
• Po złożeniu zamówienia szablon znowu jest pusty. Historia tego, co, kiedy i u kogo zamówiono, przepada.

Arkusz zamówień, który wypełnia się sam

To problem zespołu, a nie formatowania, i właśnie to rozwiązuje Pelican. Zamiast szablonu jest jedna wspólna lista zamówień, na którą wpisuje cała brygada, każdy ze swojego telefonu, w chwili gdy zauważy brak. Najszybciej głosowo: przytrzymaj mikrofon, powiedz „dwie skrzynki pomidorów na gałązce, dziesięć kilo mąki”, gotowe. Pelican rozpoznaje produkt, ilość i jednostkę, przypisuje go do właściwej kategorii i dodaje imię osoby, która go zgłosiła.

Lista spełnia więc wszystkie cztery kryteria, a nikt nie musi prowadzić arkusza kalkulacyjnego. Szef kuchni przegląda, koryguje ilości i zatwierdza. Podczas wizyty dostawcy odhaczasz produkty zamiast je przepisywać, a historia zamówień zostaje na stałe, razem z cenami, jeśli zespół je wpisuje.

Szablon czy aplikacja: co pasuje do twojej kuchni?

Wybierz szablon, jeśli kupujesz sam, masz stałych dostawców, a twój asortyment prawie się nie zmienia.

Wybierz wspólną listę, gdy tylko zapotrzebowanie zgłasza kilka osób. Czas, który dziś tracisz na zbieranie karteczek i przepisywanie, to najdroższa część twojego zamówienia. Jak zbudować samą listę, przeczytasz w poradniku o liście zamówień w kuchni.