Lista ordini per il ristorante: perché un modello non basta

Cosa rende buona una lista ordini

Una lista ordini per la ristorazione è più di una lista della spesa. È il punto di contatto tra la cucina e il fornitore, e quindi tra il fabbisogno e i soldi. Quattro cose vanno su ogni lista ordini che funzioni davvero:

• Articolo con un nome preciso. "Pomodori" non basta se in carta usi i pomodori a grappolo e per il sugo i pelati in latta.
• Quantità con unità. Chilo, cassa, sacco, latta: è l'unità a decidere se arriva la quantità giusta. "3 panna" ha già sorpreso più di una cucina con tre cartoni invece di tre litri.
• Categoria. Verdura, carne, pesce, latticini, dispensa, bevande. Il raggruppamento trasforma la lista in uno strumento di lavoro, perché ogni fornitore vede solo il "suo" blocco.
• Autore. Chi ha scritto l'articolo? Senza un nome non puoi chiedere chiarimenti quando una quantità non torna.

La soluzione classica: modello da stampare o Excel

In rete si trovano tanti modelli di lista ordini in PDF o Excel, con colonne per articolo, giacenza, quantità da ordinare e prezzo. In un locale piccolo, dove a fare gli acquisti è una sola persona, funziona discretamente. Excel somma i totali, la lista stampata sta appesa alla cella frigo, fine.

Ma in una cucina vera a scrivere non è una persona, sono cinque. Ed è lì che i modelli crollano:

• La lista stampata è appesa in un solo posto, mentre il fabbisogno nasce ovunque: in cella, al pass, in dispensa.
• Il file Excel sta sul computer dell'ufficio. In cucina, con le mani bagnate tra un servizio e l'altro, nessuno apre un foglio di calcolo.
• Le calligrafie sono illeggibili, le righe si ripetono, e alla fine lo chef ricopia tutto da capo.
• Dopo l'ordine il modello torna vuoto: lo storico di cosa è stato ordinato, quando e da chi, va perso.

La lista ordini che si scrive da sola

È proprio questo problema di squadra che Pelican risolve. Al posto di un modello c'è una lista ordini digitale e condivisa, su cui scrive tutta la brigata, ognuno dal proprio smartphone, nel momento in cui nota il vuoto. Il modo più rapido è a voce: "due casse di pomodori a grappolo, dieci chili di farina". Pelican riconosce articolo, quantità e unità, assegna in automatico la categoria giusta e registra il nome di chi ha aggiunto la voce.

Così la lista soddisfa da sola tutti e quattro i criteri, senza che qualcuno debba aggiornare una tabella. Lo chef di cucina controlla, integra e approva. Durante la visita del rappresentante si spunta invece di ricopiare, e lo storico ordini resta sempre disponibile, prezzi compresi se la squadra li inserisce.

Modello o app: cosa serve al tuo locale?

Scegli un modello se fai gli acquisti da solo, i fornitori sono sempre gli stessi e l'assortimento cambia poco.

Scegli una lista condivisa appena più persone segnalano il fabbisogno, cioè praticamente in ogni cucina con una brigata. Il tempo che oggi se ne va a raccogliere bigliettini e ricopiare è la parte più cara del tuo ordine. A cosa fare attenzione nella scelta di un'app lo trovi nella guida sulle app per ordini nella ristorazione.

Parte della guida completa: Acquisti nella ristorazione. Lì trovi tutte e sei le fasi del processo d'acquisto in sintesi.