Modello lista ordini: Excel e PDF per la ristorazione

Cosa contiene il modello

La maggior parte dei modelli di lista ordini che si trovano online sono moduli d'ordine generici, con codice articolo e colonna prezzo. In una cucina servono a poco. Questo modello è costruito invece nel modo in cui una cucina ordina davvero:

• Diviso per categorie. Frutta e verdura, carne, pesce, latticini e uova, dispensa, surgelati, bevande, non food. Nel PDF ogni categoria ha il suo blocco fisso, in Excel la scegli riga per riga e poi ordini la lista.
• L'unità in una colonna a sé. Chilo, cassa, mazzo, latta. Senza unità, "3 panna" diventa in fretta la quantità sbagliata.
• Chi ha scritto, riga per riga. Accanto all'articolo c'è il nome di chi l'ha aggiunto. Se una quantità non è chiara, sai a chi chiedere.
• Stato dell'ordine. Aperto, ordinato o consegnato. Al ricevimento merce vedi subito cosa manca ancora. Nel PDF è una casella da spuntare.
• Spazio per il rappresentante. In fondo a ogni pagina del PDF c'è un campo note per richieste particolari e domande.

Perché per categorie e non in ordine alfabetico? Perché il tuo fornitore ragiona così. L'ortofrutta vuole vedere le righe della verdura, il macellaio le sue. Un clic sulla freccia di "Categoria" ordina la lista di conseguenza, e durante la visita del rappresentante leggi un blocco alla volta invece di saltare tra cipolle, limoni e zucchero.

Come usare la lista ordini ogni giorno in cucina

Scaricare un modello è un attimo. Che venga davvero usato nel locale dipende da quattro piccoli dettagli:

• Un posto fisso, non tre. La lista sta appesa in un punto da cui tutti passano ogni giorno, di solito la cella frigo o il pass. Tre fogli su tre porte sono di nuovo il caos dei bigliettini.
• Lega una penna alla lista. Sembra banale, ma è il motivo più frequente per cui non si scrive nulla. Chi deve prima cercare una penna se lo segna "per dopo" e se lo dimentica.
• Scrivi subito, non a fine turno. Il momento in cui prendi l'ultima cassa di pomodori dallo scaffale è l'unico in cui sei sicuro di ricordartene.
• Giorni d'ordine fissi. Scrivi in alto quando passa ciascun fornitore. Così la squadra sa entro quando il fabbisogno deve essere sulla lista.

Prima di ordinare, lo chef di cucina scorre la lista, controlla le quantità e aggiunge quello che la squadra non ha visto. Come organizzare bene questo passaggio lo spiega in dettaglio la guida sugli ordini ai fornitori nel ristorante.

Dove carta ed Excel arrivano al limite

Perché tu sappia cosa aspettarti: questo modello risolve molto bene il problema del formato. Il problema della squadra no. Se nella tua cucina a segnalare il fabbisogno non è una persona ma sono cinque, nella pratica succede questo:

• La lista stampata è appesa in un posto. Il fabbisogno nasce ovunque: in cella, al pass, in dispensa.
• Excel sta sul computer dell'ufficio. Tra due servizi, con le mani bagnate, nessuno apre un foglio di calcolo.
• Le calligrafie sono illeggibili, le righe compaiono due volte, e alla fine lo chef ricopia tutto.
• Nelle brigate multilingue uno scrive "pomodori", un altro "tomatoes". Sulla carta diventano due ordini.
• Dopo l'ordine la lista torna vuota. Cosa è stato ordinato, quando, da chi e a che prezzo, poi non lo sa più nessuno.

L'alternativa: una lista ordini condivisa in app

È proprio qui che entra in gioco Pelican. Al posto di un file c'è una lista condivisa su cui scrive tutta la brigata, ognuno dal proprio smartphone, nel momento in cui nota il vuoto. Il modo più rapido è a voce: "due casse di pomodori a grappolo, dieci chili di farina". Pelican riconosce articolo, quantità e unità, assegna in automatico la categoria giusta e aggiunge il nome di chi ha scritto.

Ognuno parla nella propria lingua. Pomodoro, Tomate e tomatoes finiscono sulla lista come un'unica voce, non tre. Lo chef controlla, integra e approva. Durante la visita del rappresentante si spunta invece di ricopiare, e lo storico ordini resta sempre disponibile. Le stesse colonne di questo modello, solo che si riempiono da sole.

Domande frequenti sulla lista ordini

Parte della guida completa: Acquisti nella ristorazione. Lì trovi tutte e sei le fasi del processo d'acquisto in sintesi.