Шаблон заявки на продукты: Excel и PDF для ресторана

Что внутри шаблона

Большинство шаблонов заявок в интернете — это универсальные бланки заказа с артикулом и столбцом цены. На кухне от них мало толку. Поэтому этот шаблон устроен так, как на кухне действительно заказывают:

• По категориям товаров. Овощи и фрукты, мясо, рыба, молочные продукты и яйца, бакалея, заморозка, напитки, хозтовары. В PDF у каждой категории свой постоянный блок, в Excel вы выбираете её для каждой строки и сортируете по ней.
• Единица в отдельном столбце. Килограмм, ящик, пучок, канистра. Без единицы «3 сливки» быстро превращаются в неправильное количество.
• Автор в каждой строке. Рядом указано, кто записал товар. Если количество непонятно, вы знаете, кого спросить.
• Статус заказа. Открыто, заказано или доставлено. При приёмке товара сразу видно, что ещё не пришло. В PDF это квадратик для отметки.
• Место для представителя. Внизу каждой страницы PDF есть поле для заметок: особые пожелания и вопросы.

Почему по категориям, а не по алфавиту? Потому что так думает ваш поставщик. Овощному поставщику нужны строки с овощами, мясному — свои. Нажатие на стрелку у столбца «Категория» сортирует список, и при визите представителя вы просто зачитываете один блок, а не прыгаете между луком, лимонами и сахаром.

Как пользоваться заявкой в повседневной работе кухни

Скачать шаблон можно за секунду. Будут ли им действительно пользоваться, решают четыре мелочи:

• Одно постоянное место, а не три. Заявка висит там, мимо чего каждый проходит ежедневно, обычно у холодильной камеры или на раздаче. Три листка на трёх дверях — это снова хаос с записками.
• Привяжите ручку. Звучит банально, но это самая частая причина, почему ничего не вписывают. Кому сначала нужно искать ручку, тот откладывает «на потом» и забывает.
• Записывайте сразу, а не в конце смены. Момент, когда вы снимаете с полки последний ящик томатов, — единственный, когда вы точно об этом помните.
• Постоянные дни заказа. Впишите наверху, когда приходит каждый поставщик. Тогда команда знает, до какого срока потребность должна быть в заявке.

Перед заказом шеф-повар просматривает заявку, проверяет количества и дополняет то, что команда упустила. Как правильно выстроить этот процесс, подробно описано в руководстве по заказу продуктов в ресторане.

Где бумага и Excel упираются в свои пределы

Чтобы вы знали, на что идёте: этот шаблон отлично решает проблему формата. Проблему команды он не решает. Если на вашей кухне о потребностях сообщает не один человек, а пять, в повседневной работе происходит следующее:

• Распечатанная заявка висит в одном месте. А потребность возникает везде: в холодильной камере, на раздаче, на сухом складе.
• Excel находится на офисном компьютере. Между двумя сервисами, с мокрыми руками, таблицу никто не открывает.
• Почерк не разобрать, строки повторяются, и в итоге шеф-повар всё равно перепечатывает всё заново.
• В многоязычных бригадах один пишет «помидоры», другой — «pomodori». На бумаге из этого получаются два заказа.
• После заказа заявка пуста. Что, когда, у кого и по какой цене заказывали, потом уже никто не знает.

Альтернатива: общая заявка в приложении

Именно здесь начинается Pelican. Вместо файла есть один общий список, в который пишет вся кухонная команда, каждый со своего смартфона, в тот момент, когда заметил нехватку. Быстрее всего голосом: «два ящика томатов на ветке, десять килограммов муки». Pelican распознаёт товар, количество и единицу, автоматически относит позицию в нужную категорию и добавляет имя автора.

При этом каждый говорит на своём языке. Помидоры, pomodoro и tomatoes попадают в список одной позицией, а не тремя. Шеф-повар проверяет, дополняет и утверждает. При визите представителя позиции отмечают, а не перепечатывают, а история заказов сохраняется навсегда. Те же столбцы, что и в этом шаблоне, только заполняются они сами.

Частые вопросы о заявке на продукты

Часть большого руководства: Закупки в ресторане. Там вы найдёте обзор всех шести этапов процесса заказа.