Бланк заказа продуктов для ресторана: что в нём нужно и почему шаблоны не работают

Что такое бланк заказа на самом деле

Бланк заказа — это главный перечень всего, что закупает ваша кухня, устроенный так, чтобы быстро пройтись по нему, когда пора заказывать. Хороший бланк — не список покупок, который вы переписываете каждую неделю. Это постоянная структура, по которой вы сверяетесь, чтобы ничего не забыть и чтобы никому не приходилось помнить фасовку каждого товара наизусть.

В любом бланке заказа, который стоит вести, есть четыре вещи:

• Чёткие названия товаров. «Помидоры» недостаточно, если у вас есть гроздевые томаты для подачи и консервированные для соуса. Точные названия не дают приехать не тому продукту.
• Единица и фасовка. Килограмм, ящик, мешок, штука: от единицы зависит, придёт ли нужное количество. «3 сливки» уже не раз удивляли кухни тремя ящиками вместо трёх литров.
• Нормативный запас. Уровень запаса, который должен быть на месте. Сравнение норматива с тем, что лежит в холодильнике, даёт количество к заказу без гаданий.
• Категории. Овощи и фрукты, мясо, рыба, молочные продукты, бакалея. Группировка превращает бланк в рабочий инструмент, потому что каждый поставщик видит только свой блок.

Классический ответ: шаблон в Excel или на бумаге

Если поискать бланк заказа продуктов для ресторана, найдётся множество шаблонов Excel и PDF со столбцами для товара, норматива, остатка, количества к заказу и цены. Для небольшого заведения, где закупками занимается один человек, это работает хорошо. Excel считает суммы, распечатка висит у холодильной камеры, готово.

Проблемы начинаются, как только замечать, что заканчивается, может больше одного человека, а так происходит на любой реальной кухне. Здесь шаблоны и разваливаются:

• Распечатанный бланк лежит в одном месте. А нехватку замечают везде: в холодильной камере, на раздаче, на складе.
• Таблица находится на компьютере в офисе. Между двумя сменами, с мокрыми руками, таблицу никто не открывает.
• Почерк не разобрать, строки пишут дважды, и в итоге шеф всё равно перепечатывает всё заново.
• После размещения заказа шаблон снова пуст. История того, что, когда и у кого заказывали, потеряна.

Бланк заказа, который заполняется сам

Это проблема команды, а не формата, и именно её решает Pelican. Вместо шаблона есть один общий список заказов, в который пишет вся бригада, каждый со своего телефона, в тот момент, когда заметил нехватку. Быстрее всего голосом: удерживайте микрофон и скажите «два ящика гроздевых томатов, десять килограммов муки», готово. Pelican распознаёт товар, количество и единицу, относит позицию в нужную категорию и добавляет имя того, кто её внёс.

Так список отвечает всем четырём критериям выше, и никому не нужно вести таблицу. Шеф-повар проверяет, корректирует количество и утверждает. При визите поставщика вы отмечаете позиции, а не перепечатываете их, а история заказов сохраняется навсегда, включая цены, если команда их вносит.

Шаблон или приложение: что подходит вашей кухне?

Используйте шаблон, если закупаете в одиночку, поставщики постоянные, а ассортимент почти не меняется.

Используйте общий список, как только о потребностях сообщают несколько человек. Время, которое вы сегодня тратите на сбор записок и перепечатку, — самая дорогая часть вашего заказа. Как устроить сам список, читайте в руководстве о списке заказов для кухни.