Шаблон бланка замовлення: Excel і PDF для ресторану

Що є в шаблоні

Більшість шаблонів бланка замовлення в мережі – це загальні форми з артикулом і стовпцем ціни. Кухні від них мало користі. Тому цей шаблон побудовано так, як на кухні справді замовляють:

• Упорядкований за категоріями. Овочі та фрукти, м’ясо, риба, молочні продукти та яйця, бакалія, заморожене, напої, непродовольчі товари. У PDF кожна група має свій постійний блок, в Excel ви обираєте її в кожному рядку й сортуєте за нею.
• Одиниця як окремий стовпець. Кілограм, ящик, пучок, каністра. Без одиниці «3 вершки» швидко перетворюються на неправильну кількість.
• Автор у кожному рядку. Поруч стоїть ім’я того, хто записав товар. Якщо кількість незрозуміла, ви знаєте, кого запитати.
• Статус замовлення. Відкрито, замовлено чи доставлено. Під час приймання товару ви одразу бачите, чого ще бракує. У PDF це квадратик, який можна позначити.
• Місце для представника. Унизу кожної сторінки PDF є поле для нотаток про особливі побажання й уточнення.

Чому за категоріями, а не за абеткою? Бо так мислить ваш постачальник. Овочевий постачальник хоче бачити рядки з овочами, м’ясник – свої. Натискання на стрілку біля «Категорія» сортує список, і під час візиту представника ви просто зачитуєте один блок, замість того щоб стрибати між цибулею, лимонами й цукром.

Як користуватися бланком замовлення щодня

Шаблон завантажити легко. А чи ним справді користуватимуться, залежить від чотирьох дрібниць:

• Одне постійне місце, а не три. Список висить там, де кожен проходить щодня, зазвичай біля холодильної камери або на роздачі. Три аркуші на трьох дверях – це знову паперовий хаос.
• Прив’яжіть ручку. Звучить банально, але це найчастіша причина, чому нічого не записують. Хто мусить спершу шукати ручку, відкладає «на потім» і забуває.
• Записуйте одразу, а не наприкінці зміни. Момент, коли ви знімаєте з полиці останній ящик томатів, – єдиний, коли ви точно про це пам’ятаєте.
• Постійні дні замовлень. Запишіть угорі, коли приходить кожен постачальник. Тоді команда знає, до якого часу потреба має бути в списку.

Перед замовленням шеф-кухар переглядає список, перевіряє кількості й додає те, що команда пропустила. Як чітко організувати цей процес, детально описано в посібнику про замовлення товарів для ресторану.

Де папір і Excel досягають меж

Щоб ви знали, на що погоджуєтеся: цей шаблон дуже добре вирішує проблему формату. Проблему команди він не вирішує. Якщо на вашій кухні про потреби повідомляє не одна людина, а п’ять, щодня відбувається ось що:

• Надрукований список висить в одному місці. А потреба виникає скрізь: у холодильній камері, на роздачі, на сухому складі.
• Excel – на комп’ютері в офісі. Між двома сервісами, з мокрими руками, таблицю ніхто не відкриває.
• Почерк нерозбірливий, рядки записано двічі, а зрештою шеф-кухар однаково все передруковує.
• У багатомовних командах один пише «томати», інший – «помідори», третій – «pomodori». На папері це вже окремі замовлення.
• Після замовлення список порожній. Що, коли, у кого і за якою ціною замовили, потім уже ніхто не знає.

Альтернатива: спільний бланк замовлення в додатку

Саме тут починається робота Pelican. Замість файлу – спільний список, у який пише вся кухонна команда, кожен зі свого смартфона, щойно помічає нестачу. Найшвидше – голосом: «два ящики томатів на гілці, десять кілограмів борошна». Pelican розпізнає товар, кількість та одиницю, автоматично відносить його до потрібної категорії й додає ім’я автора.

Кожен говорить своєю мовою. Томати, pomodoro і tomatoes потрапляють до списку як один запис, а не три. Шеф-кухар перевіряє, доповнює й затверджує. Під час візиту представника товари відмічають, а не передруковують, а історія замовлень зберігається назавжди. Ті самі чотири стовпці, що й у цьому шаблоні, тільки заповнюються вони самі.

Поширені запитання про бланк замовлення

Частина великого посібника: Закупівлі в ресторані. Там ви знайдете огляд усіх шести етапів процесу замовлення.