Modèle de bon de commande restaurant : Excel et PDF

Q: Que doit contenir une liste de commande en restauration ?

Toute liste de commande utile contient l’article avec une désignation précise, la quantité avec son unité, le fournisseur, le nom de la personne qui a fait la demande et une case à cocher à la livraison. C’est le classement par catégorie de produits qui en fait un véritable outil de travail.

Q: Le modèle de liste de commande est-il vraiment gratuit ?

Oui. Les modèles Excel et PDF sont gratuits, à télécharger sans inscription et sans adresse e-mail. Vous pouvez les utiliser autant que vous le souhaitez, les adapter et les partager au sein de votre établissement.

Q: Excel ou PDF : lequel convient le mieux à la cuisine ?

Le PDF convient mieux si la liste est imprimée, accrochée à la porte de la chambre froide et remplie au stylo par chacun. Excel convient mieux si une seule personne tient la liste : on peut la trier et la filtrer par catégorie ou par fournisseur, et le tableau s’agrandit automatiquement pendant la saisie. Dès que plusieurs personnes signalent des besoins en même temps, les deux atteignent leurs limites.

Téléchargement gratuit

Télécharger le modèle Excel.xlsx avec listes déroulantes et exemple PDF à imprimerA4, prêt à accrocher

Gratuit, sans inscription, sans adresse e-mail. Vous pouvez adapter les deux fichiers et les partager dans votre établissement.

Ce que contient le modèle

La plupart des modèles de bon de commande que l’on trouve en ligne sont des formulaires génériques, avec référence produit et colonne de prix. En cuisine, cela aide peu. Ce modèle est donc construit selon la façon dont une cuisine commande réellement :

Classé par catégorie de produits. Fruits et légumes, viande, poisson, produits laitiers et œufs, épicerie sèche, surgelés, boissons, non alimentaire. Dans le PDF, chaque catégorie a son bloc fixe ; dans Excel, vous la choisissez ligne par ligne et triez ensuite.
L’unité dans sa propre colonne. Kilo, caisse, botte, bidon. Sans unité, « 3 crème » devient vite la mauvaise quantité.
L’auteur sur chaque ligne. Le nom de la personne qui a noté l’article figure à côté. En cas de quantité floue, vous savez à qui poser la question.
Le statut de la commande. Ouvert, commandé ou livré. À la réception de la marchandise, vous voyez tout de suite ce qui manque encore. Dans le PDF, c’est une case à cocher.
De la place pour le représentant. Le PDF comporte en bas de chaque page un champ de notes pour les demandes particulières et les questions.

Catégorie	Article	Unité	Quantité	Fournisseur	noté par	Statut
Fruits et légumes	Tomates grappe	Caisse	2	Primeur Martin	Julien	commandé
Fruits et légumes	Basilic	Botte	6	Primeur Martin	Camille	ouvert
Viande	Filet de bœuf	kg	4	Boucherie Dubois	Chef	commandé
Produits laitiers et œufs	Crème liquide 35 %	Litre	12	Grossiste Nord	Camille	livré

Voici à quoi ressemble la feuille Excel. Catégorie, unité et statut sont des listes déroulantes. La feuille d’exemple du fichier montre une commande complète de la semaine.

Pourquoi par catégorie et pas par ordre alphabétique ? Parce que c’est ainsi que pense votre fournisseur. Le primeur veut voir les lignes de légumes, le boucher les siennes. Un clic sur la flèche de « Catégorie » trie la liste en conséquence, et à la visite du représentant vous lisez simplement un bloc, au lieu de sauter entre oignons, citrons et sucre.

Important pour Excel : la liste est un vrai tableau Excel. Vous écrivez simplement dans la prochaine ligne libre, et il s’agrandit tout seul, bordures et listes déroulantes comprises. Vous n’avez donc jamais besoin d’insérer de lignes, que vous ayez dix ou quatre-vingts articles.

Utiliser la liste de commande au quotidien en cuisine

Un modèle se télécharge en quelques secondes. Qu’il soit vraiment utilisé dans l’établissement dépend de quatre petits détails :

Un seul endroit, pas trois. La liste est accrochée à un endroit où chacun passe tous les jours, le plus souvent la chambre froide ou le passe. Trois feuilles sur trois portes, c’est de nouveau le chaos des bouts de papier.
Attacher un stylo. Cela paraît banal, mais c’est la raison la plus fréquente pour laquelle rien n’est noté. Celui qui doit d’abord chercher un stylo se dit « je le noterai plus tard » et oublie.
Noter tout de suite, pas en fin de service. Le moment où vous sortez la dernière caisse de tomates du rayonnage est le seul où vous êtes sûr d’y penser.
Des jours de commande fixes. Indiquez en haut quel fournisseur passe quand. L’équipe sait alors jusqu’à quand les besoins doivent figurer sur la liste.

Avant de commander, le chef de cuisine parcourt la liste, vérifie les quantités et complète ce que l’équipe a oublié. La manière d’organiser proprement ce déroulé est détaillée dans le guide de la commande de marchandises en restauration.

Là où le papier et Excel atteignent leurs limites

Pour que vous sachiez à quoi vous attendre : ce modèle résout très bien le problème de format. Il ne résout pas le problème d’équipe. Si dans votre cuisine ce ne sont pas une mais cinq personnes qui signalent des besoins, voici ce qui se passe au quotidien :

La liste imprimée est accrochée à un seul endroit. Les besoins, eux, apparaissent partout : chambre froide, passe, réserve sèche.
Le fichier Excel est sur l’ordinateur du bureau. Entre deux services, les mains mouillées, personne n’ouvre un tableur.
Les écritures sont illisibles, des lignes figurent en double, et au final le chef de cuisine retape tout.
Dans les brigades multilingues, l’un écrit « tomates », l’autre « pomodori ». Sur le papier, cela fait deux commandes.
Une fois la commande passée, la liste est vide. Ce qui a été commandé, quand, chez qui et à quel prix, plus personne ne le sait.

En bref : un modèle transforme cinq bouts de papier en un seul. Mais la vraie tâche consiste à rassembler les besoins de cinq personnes au même endroit, sans que personne ne retape quoi que ce soit. Plus de détails dans le guide Guide des commandes en restaurant.

L’alternative : une liste de commande commune dans une application

Capture de l’application Pelican : une seule liste de commande pour toute la cuisine, avec bouton Parler

Capture de l’application Pelican : notification quand l’équipe ajoute ou commande un article

Capture de l’application Pelican : cocher les articles avec le représentant, prix en option

Capture de l’application Pelican : historique des commandes avec fournisseur, heure et montant

Capture de l’application Pelican : une seule liste pour les équipes multilingues

C’est précisément là qu’intervient Pelican. Au lieu d’un fichier, il y a une liste commune que toute la brigade complète, chacun depuis son smartphone, au moment où il remarque le manque. Le plus rapide, c’est à la voix : « deux caisses de tomates grappe, dix kilos de farine ». Pelican reconnaît l’article, la quantité et l’unité, le classe automatiquement dans la bonne catégorie et ajoute le nom de la personne.

Chacun parle dans sa propre langue. Tomate, pomodoro et tomatoes aboutissent à une seule ligne sur la liste, pas à trois. Le chef de cuisine vérifie, complète et valide. À la visite du représentant, on coche au lieu de retaper, et l’historique des commandes est conservé durablement. Exactement les colonnes de ce modèle, sauf qu’elles se remplissent toutes seules.

Quand la feuille de papier atteint ses limites

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Questions fréquentes sur la liste de commande

Que doit contenir une liste de commande en restauration ?

L’article avec une désignation précise, la quantité avec son unité, le fournisseur, le nom de la personne qui a fait la demande et une case à cocher à la livraison. C’est le classement par catégorie de produits qui en fait un véritable outil de travail, car chaque fournisseur ne voit que son bloc.

Le modèle est-il vraiment gratuit ?

Oui. Les modèles Excel et PDF sont gratuits, sans inscription et sans adresse e-mail. Vous pouvez les utiliser autant que vous le souhaitez, les adapter à votre établissement et les transmettre à des collègues.

Excel ou PDF : lequel convient le mieux à la cuisine ?

Le PDF, si la liste est imprimée, accrochée à la porte de la chambre froide et remplie au stylo par chacun. Excel, si une seule personne tient la liste : on peut la trier et la filtrer par catégorie ou par fournisseur, et le tableau s’agrandit automatiquement pendant la saisie. Dès que plusieurs personnes signalent des besoins en même temps, les deux atteignent leurs limites ; une application commune est alors le meilleur choix.

À quelle fréquence faut-il commander en restauration ?

Cela dépend de la catégorie. Les produits frais comme les légumes, la viande et le poisson se commandent le plus souvent deux à trois fois par semaine, voire tous les jours, l’épicerie sèche, les surgelés et le non-alimentaire plutôt une fois par semaine. Plus important que la fréquence : des jours de commande fixes par fournisseur, sur lesquels toute l’équipe se cale.

Comment fonctionne une liste de commande numérique pour toute l’équipe ?

Au lieu d’un fichier, il y a une liste commune que chacun complète depuis son propre smartphone, le plus vite à la voix. Pelican reconnaît l’article, la quantité et l’unité, le classe dans la bonne catégorie et ajoute le nom. Le chef de cuisine valide, l’historique des commandes est conservé. Les critères qui comptent pour choisir sont détaillés dans le guide des outils.

Fait partie du grand guide : Gestion des achats en restauration. Vous y trouverez les six étapes du processus de commande en un coup d’œil.

Modèle de bon de commande pour restaurant : Excel et PDF gratuits