Guide des commandes en restaurant : ce qu’il faut, et pourquoi les modèles échouent

Ce qu’est vraiment un guide de commande

Un guide de commande est la liste de référence de tout ce que votre cuisine achète, organisée pour la parcourir rapidement au moment de commander. Bien fait, ce n’est pas une liste de courses à réécrire chaque semaine. C’est une structure fixe que l’on vérifie, pour que rien ne soit oublié et que personne n’ait à retenir par cœur le conditionnement de chaque article.

Quatre éléments appartiennent à tout guide de commande digne de ce nom :

• Des noms d’articles clairs. « Tomates » ne suffit pas quand vous avez des tomates grappe pour l’assiette et des tomates en boîte pour la sauce. Des noms précis évitent de recevoir le mauvais produit.
• Unité et conditionnement. Kilo, caisse, sac, pièce : l’unité décide si la bonne quantité arrive. « 3 crème » a déjà surpris plus d’une cuisine avec trois cartons au lieu de trois litres.
• Stocks cibles. Le niveau de stock que vous voulez avoir en réserve. Comparer le stock cible à ce qu’il y a dans la chambre froide donne la quantité à commander, sans deviner.
• Catégories. Fruits et légumes, viande, poisson, produits laitiers, épicerie sèche. Le regroupement fait du guide un vrai outil de travail, car chaque fournisseur ne voit que son bloc.

La réponse classique : un modèle Excel ou imprimé

Cherchez un guide de commande pour restaurant et vous trouverez quantité de modèles Excel et PDF, avec des colonnes pour l’article, le stock cible, le stock actuel, la quantité à commander et le prix. Pour une petite structure où une seule personne fait les achats, cela fonctionne. Excel additionne, l’impression est accrochée près de la chambre froide, c’est réglé.

Les problèmes commencent dès que plus d’une personne remarque ce qui manque, c’est-à-dire dans toute vraie cuisine. C’est là que les modèles lâchent :

• Le guide imprimé se trouve à un seul endroit. Le manque, lui, se remarque partout : chambre froide, passe, réserve sèche.
• Le tableur est sur l’ordinateur du bureau. Entre deux services, les mains mouillées, personne n’ouvre un tableur.
• L’écriture est illisible, des lignes sont notées deux fois, et au final le chef retape tout de toute façon.
• Une fois la commande passée, le modèle est de nouveau vierge. L’historique de ce qui a été commandé, quand et chez qui, est perdu.

Le guide de commande qui se remplit tout seul

C’est un problème d’équipe, pas de mise en forme, et c’est exactement ce que résout Pelican. Au lieu d’un modèle, il y a une seule liste de commande commune que toute la brigade alimente, chacun depuis son téléphone, au moment où il remarque un manque. Le plus rapide, c’est à la voix : maintenez le micro, dites « deux caisses de tomates grappe, dix kilos de farine », c’est fait. Pelican reconnaît l’article, la quantité et l’unité, le classe dans la bonne catégorie et ajoute le nom de la personne qui l’a signalé.

La liste remplit ainsi les quatre critères ci-dessus sans que personne n’ait à tenir un tableur. Le chef de cuisine relit, ajuste les quantités et valide. À la visite du fournisseur, vous cochez les articles au lieu de les retaper, et l’historique des commandes reste disponible, prix compris si l’équipe les saisit.

Modèle ou application : qu’est-ce qui convient à votre cuisine ?

Prenez un modèle si vous achetez seul, que vos fournisseurs sont fixes et que votre gamme change à peine.

Prenez une liste commune dès que plusieurs personnes signalent ce qu’il faut. Le temps perdu aujourd’hui à rassembler des bouts de papier et à tout retaper est la partie la plus chère de votre commande. Pour construire la liste elle-même, consultez le guide sur la liste de commande en cuisine.