Kako organizovati poručivanje robe u restoranu: kompletan vodič

Zašto je poručivanje robe u mnogim kuhinjama haotično

U skoro svakoj profesionalnoj kuhinji priča je slična: kuvar na stanici tokom mise en place primeti da ponestaje slatke pavlake i to načrčka na poleđini bona. Kuvar zadužen za priloge napiše „LUK!!!“ na papirić. Neko otkuca belešku u telefon. Na kraju dana pet papirića, tri rukopisa, četiri mesta, a kada sledećeg jutra dođe predstavnik dobavljača, šef kuhinje sve to skuplja i nada se da ništa nije propušteno.

Rezultat poznaje svaki ugostitelj: zaboravljeni artikli, duple porudžbine i hitne kupovine u marketu po trostrukoj ceni. Ne zato što tim loše radi, već zato što nedostaje sistem.

Kako izgleda uredno poručivanje robe

Poručivanje robe u ugostiteljstvu koje funkcioniše sastoji se od četiri koraka, koji treba da budu jasno razdvojeni:

1. Beleženje potreba, ceo dan, ceo tim. Ko primeti prazninu u hladnjači, beleži je odmah. Ne kasnije, ne „kad budem imao vremena“. Trenutak kada se manjak primeti jedini je pouzdan trenutak.
2. Prikupljanje na jednom mestu. Sve prijave slivaju se u jednu jedinu listu, ne na papiriće, ne u tri WhatsApp grupe. Jedna lista koju svako može da vidi.
3. Provera i odobravanje. Šef kuhinje prolazi kroz listu, briše, dopunjuje količine i odobrava. Ovde pripada odgovornost, a ne u beleženje.
4. Poručivanje. Tokom posete predstavnika, telefonom ili email-om: sa sortiranom listom to traje nekoliko minuta umesto pola sata.

Tipični izvori grešaka i kako da ih otklonite

1. Potrebe žive u glavama i na papirićima

Papirići se gube, a glave odlaze kući posle smene. Sve što se odmah ne zabeleži na jednom mestu stvar je sreće. Rešenje je zajedničko mesto za prikupljanje koje je uvek pri ruci, u praksi: telefon koji ionako stoji u džepu svake kuvarske bluze.

2. Već pri beleženju se „poručuje“

Kada svako sam zove dobavljača, objekat gubi pregled i pregovaračku poziciju. Beleženje i poručivanje su dva odvojena koraka, a između njih stoji odobrenje šefa kuhinje.

3. Lista nije sortirana

Lista po redosledu kojim su stvari padale na pamet („pavlaka, luk, losos, opet pavlaka…“) bezvredna je pri poručivanju. Sortirana po kategorijama, povrće, meso, riba, mlečni proizvodi, suva roba, ista lista postaje alat: šef kuhinje je sa dobavljačem povrća prođe od vrha do dna, a kod mesare pređe na sledeću grupu.

4. Niko ne zna ko je šta prijavio

„Ko je upisao pirinač i koliko nam zaista treba?“ Bez autora nema dodatnog pitanja. Uz svaku prijavu mora da stoji ime.

Excel, WhatsApp ili aplikacija: čime organizovati?

Excel i šabloni rade kada nabavku vodi jedna osoba, ali padaju na timu: fajl je na kompjuteru u kancelariji, a ne u kuhinji gde potreba nastaje. Više o tome u vodiču o listi za nabavku u restoranu. Ako ipak želite da počnete sa papirom: naš besplatni šablon liste za poručivanje u Excel i PDF formatu već je sortiran po kategorijama.

WhatsApp grupe su bar mobilne i zajedničke, ali čet nije lista. Prijave klize nagore između rasprava o rasporedu smena, ništa nije sortirano, ništa se ne može čekirati, i na kraju neko opet sve prekucava.

Aplikacija za poručivanje spaja oboje: mobilna kao WhatsApp, strukturirana kao Excel. Na šta treba obratiti pažnju pri izboru, pročitajte u vodiču o aplikaciji za poručivanje od dobavljača.

Kako poručivanje robe teče uz Pelican

Pelican je napravljen upravo za ovaj tok. Svako u kuhinjskom timu beleži potrebu u trenutku kada je primeti, najbrže glasom: držite mikrofon, „tri kile paradajza, pet litara maslinovog ulja“, gotovo. Pelican prepoznaje artikal i količinu, automatski ga svrstava u pravu kategoriju i sve upisuje na zajedničku listu koju ceo tim vidi uživo, sa imenom autora.

Kada dođe predstavnik dobavljača, šef kuhinje otvara režim za predstavnika: velika slova, sortiran pregled, svaki artikal se jednim dodirom označava kao poručen. Bez prekucavanja, bez traženja, a u istoriji narudžbina posle crno na belo piše kada je šta poručeno i od koga.

Deo velikog vodiča: Nabavka u ugostiteljstvu. Tamo ćete naći pregled svih šest faza procesa poručivanja.