Šablon liste za poručivanje: Excel i PDF za ugostiteljstvo

Šta sadrži šablon

Većina šablona liste za poručivanje na internetu su opšti obrasci porudžbenice sa šifrom artikla i kolonom za cenu. U kuhinji to malo pomaže. Zato je ovaj šablon napravljen onako kako se u kuhinji zaista poručuje:

• Sortirano po kategorijama. Povrće i voće, meso, riba, mlečni proizvodi i jaja, suva roba, zamrznuto, pića, neprehrambeno. U PDF-u svaka grupa ima svoj stalni blok, a u Excel-u je birate za svaki red i po njoj sortirate.
• Jedinica kao posebna kolona. Kilogram, gajba, veza, kanta. Bez jedinice „3 pavlake“ brzo postaje pogrešna količina.
• Autor za svaki red. Pored artikla piše ko ga je upisao. Kada je količina nejasna, znate koga da pitate.
• Status porudžbine. Otvoreno, poručeno ili isporučeno. Pri prijemu robe odmah vidite šta još nedostaje. U PDF-u je to kućica za čekiranje.
• Mesto za predstavnika. PDF na dnu svake strane ima polje za beleške, za posebne zahteve i pitanja.

Zašto po kategorijama, a ne po abecedi? Zato što tako razmišlja vaš dobavljač. Dobavljač povrća želi da vidi redove sa povrćem, mesar svoje. Klik na strelicu kod „Kategorija“ sortira listu, a tokom posete predstavnika jednostavno pročitate jedan blok, umesto da skačete između luka, limuna i šećera.

Kako da koristite listu za poručivanje u svakodnevnom radu

Šablon se brzo preuzme. Da li će se u objektu zaista koristiti, odlučuju četiri sitnice:

• Jedno stalno mesto, ne tri. Lista visi na mestu pored kog svako prolazi svakog dana, najčešće na hladnjači ili kod pasa. Tri papira na tri vrata ponovo su haos sa papirićima.
• Privežite olovku. Zvuči banalno, ali je najčešći razlog zašto se ništa ne upisuje. Ko prvo mora da traži olovku, zapamti „za kasnije“ i zaboravi.
• Upisujte odmah, ne na kraju smene. Trenutak kada sa police uzmete poslednju gajbu paradajza jedini je u kom ćete se sigurno setiti.
• Stalni dani poručivanja. Gore upišite kada dolazi koji dobavljač. Tako tim zna do kada potreba mora da bude na listi.

Pre poručivanja šef kuhinje prolazi kroz listu, proverava količine i dopunjuje ono što je tim prevideo. Kako se ovaj tok uredno organizuje, detaljno piše u vodiču o poručivanju robe u restoranu.

Gde papir i Excel dolaze do svojih granica

Da biste znali u šta ulazite: ovaj šablon vrlo dobro rešava problem formata. Problem tima ne rešava. Kada u vašoj kuhinji potrebe ne prijavljuje jedna, već pet osoba, u praksi se dešava sledeće:

• Odštampana lista visi na jednom mestu. Potreba nastaje svuda: u hladnjači, kod pasa, u magacinu suve robe.
• Excel je na kompjuteru u kancelariji. Između dve smene, mokrih ruku, niko ne otvara tabelu.
• Rukopis je nečitak, redovi su upisani dvaput, a na kraju šef kuhinje sve ponovo prekucava.
• U višejezičnim timovima jedan piše „paradajz“, drugi „pomodori“. Na papiru od toga nastaju dve porudžbine.
• Posle poručivanja lista je prazna. Šta je kada, od koga i po kojoj ceni poručeno, posle niko više ne zna.

Alternativa: zajednička lista za poručivanje kao aplikacija

Upravo tu nastupa Pelican. Umesto fajla postoji zajednička lista na koju piše ceo kuhinjski tim, svako sa svog telefona, u trenutku kada primeti manjak. Najbrže glasom: „dve gajbe paradajza na grančici, deset kila brašna“. Pelican prepoznaje artikal, količinu i jedinicu, automatski ga svrstava u pravu kategoriju i dodaje ime osobe koja ga je upisala.

Svako pri tome govori na svom jeziku. Paradajz, pomodoro i tomatoes završavaju na listi kao jedna jedina stavka, a ne kao tri. Šef kuhinje proverava, dopunjuje i odobrava. Tokom posete predstavnika artikli se čekiraju umesto prekucavaju, a istorija narudžbina trajno ostaje sačuvana. Upravo četiri kolone ovog šablona, samo što se popunjavaju same.

Česta pitanja o listi za poručivanje

Deo velikog vodiča: Nabavka u ugostiteljstvu. Tamo ćete naći pregled svih šest faza procesa poručivanja.