Gestão de encomendas na restauração: o guia completo

Porque é que as encomendas são um caos em tantas cozinhas

Em quase todas as cozinhas profissionais a história repete-se: o chefe de partida repara, durante a mise en place, que as natas estão a acabar e escreve-o num talão. O cozinheiro dos legumes rabisca «CEBOLA!!!» num papel. Alguém escreve uma nota no telemóvel. Ao fim do dia há cinco papéis, com três letras diferentes, em quatro sítios, e quando o representante do fornecedor aparece na manhã seguinte, o chef de cozinha junta tudo à pressa e espera que não falte nada.

O resultado é conhecido de qualquer pessoa da restauração: artigos esquecidos, encomendas a dobrar e compras de emergência no supermercado ao triplo do preço. Não porque a equipa trabalhe mal, mas porque falta um sistema.

Como funciona um processo de encomendas bem organizado

Uma gestão de encomendas que funciona na restauração assenta em quatro passos, que devem estar bem separados:

1. Registar as necessidades, o dia todo, com toda a equipa. Quem vê um buraco na câmara frigorífica regista-o logo. Não mais tarde, não «quando tiver tempo». O momento em que se repara é o único momento fiável.
2. Juntar tudo num só sítio. Todos os pedidos vão parar a uma única lista, não a papelinhos, não a três grupos de WhatsApp. Uma lista que todos podem ver.
3. Rever e aprovar. O chef de cozinha percorre a lista, risca, ajusta quantidades e aprova. É aqui que fica a responsabilidade, não no registo.
4. Encomendar. Na visita do representante, por telefone ou por e-mail: com uma lista organizada, leva minutos em vez de meia hora.

Os erros mais comuns, e como os eliminar

1. As necessidades vivem na cabeça e em papelinhos

Os papéis perdem-se, e as cabeças vão para casa ao fim do turno. Tudo o que não fica registado de imediato num sítio central é sorte. A solução é um ponto de recolha comum que está sempre à mão: na prática, o telemóvel que já anda no bolso de cada jaleca.

2. Ao registar já se está a «encomendar»

Se cada um liga diretamente ao fornecedor, o restaurante perde a visão de conjunto e a posição negocial. Registar e encomendar são dois passos separados, e entre eles fica a aprovação do chef de cozinha.

3. A lista não está organizada

Uma lista pela ordem em que as coisas foram lembradas («natas, cebola, salmão, natas outra vez…») não serve para encomendar. Organizada por categorias (legumes, carne, peixe, laticínios, mercearia seca), a mesma lista torna-se uma ferramenta: o chef percorre-a de cima a baixo com a frutaria e passa ao bloco seguinte quando fala com o talho.

4. Ninguém sabe quem pediu o quê

«Quem escreveu arroz, e quanto é que precisamos mesmo?» Sem remetente não há a quem perguntar. Cada pedido precisa de um nome.

Excel, WhatsApp ou app: com o quê organizar?

O Excel e os modelos funcionam quando uma só pessoa faz as compras, mas falham com a equipa: o ficheiro está num computador no escritório, não na cozinha, onde as necessidades surgem. Mais sobre isto no guia sobre o guia de encomendas para restaurantes. Se mesmo assim quiseres começar em papel: o nosso modelo gratuito de lista de encomendas em Excel e PDF já vem organizado por categorias.

Os grupos de WhatsApp são, pelo menos, móveis e partilhados, mas um chat não é uma lista. As mensagens desaparecem para cima entre conversas sobre o horário, nada está organizado, nada se pode marcar, e no fim alguém volta a passar tudo a limpo.

Uma app de encomendas junta as duas coisas: móvel como o WhatsApp, estruturada como o Excel. O que importa na escolha está no guia sobre a app de encomendas para restauração.

Como funcionam as encomendas com a Pelican

A Pelican foi feita exatamente para este processo. Cada pessoa da equipa de cozinha regista a necessidade no momento em que a deteta, e o mais rápido é por voz: manténs o microfone premido, dizes «três quilos de tomate, cinco litros de azeite» e está feito. A Pelican reconhece o artigo e a quantidade, atribui automaticamente a categoria certa e escreve tudo na lista partilhada, que toda a equipa vê em tempo real, com o nome de quem registou.

Quando chega o representante do fornecedor, o chef de cozinha abre a Tarefa de encomenda: letra grande, vista organizada, cada artigo marcado como encomendado com um toque. Sem passar a limpo, sem procurar, e no histórico de encomendas fica preto no branco o que foi encomendado, quando e a quem.

Faz parte do guia completo: Compras na restauração. Aí encontras as seis etapas do processo de compra numa só visão.