Controlar o food cost: histórico de encomendas em vez de intuição

Food cost: um enquadramento rápido

A percentagem de food cost, custo das mercadorias a dividir pelas vendas, situa-se na restauração, consoante o conceito, geralmente entre 25 e 35 por cento. Se o teu restaurante está bem posicionado, decidem-no duas coisas: o que se compra (quantidade, preço, fornecedor) e o que se faz com isso (fichas técnicas, quebras, desperdício). Este guia trata da primeira metade, porque é aí que está a alavanca que se mexe de imediato, sem mudar de sistema.

O problema: encomendas sem memória

Em muitos restaurantes, a cozinha encomenda ao sabor do momento: o representante chega, faz-se a encomenda, a guia de remessa vai para uma pasta e a fatura para a contabilidade. O que falta é a ligação: ninguém consegue dizer, sem revirar pastas, o que foi encomendado na semana passada, a quem e a que preço. As consequências:

• Os aumentos de preço só se notam na fatura do mês, se é que se notam.
• As encomendas a dobrar e as encomendas «por precaução» enchem o armazém, e o que fica demasiado tempo vai para o lixo.
• O proprietário só vê os custos das mercadorias no contabilista, meses depois, sem hipótese de corrigir o rumo.
• Se o chef de cozinha sai, vai com ele todo o conhecimento das compras: quantidades habituais, bons fornecedores, preços negociados.

O histórico de encomendas como a ferramenta de controlo mais simples

Antes de um restaurante investir em gestão de stocks, fichas técnicas e inventário permanente, compensa dar um passo muito mais pequeno: registar cada encomenda: quando, o quê, quanto, a quem, por quem, a que preço. Só daí resultam três controlos:

1. Controlo de preços: o último preço está ao lado na visita seguinte. Os aumentos saltam logo à vista e podem ser abordados na conversa com o representante.
2. Controlo de quantidades: se de repente se encomenda o dobro do azeite habitual, vê-se, e pode perguntar-se pela causa antes que se torne hábito.
3. Controlo de despesas: as despesas por semana e por fornecedor mostram tendências muito antes de a contabilidade as comunicar.

Como o histórico nasce na Pelican, sem esforço

A razão pela qual o controlo de custos falha na prática é o trabalho extra. Na Pelican, o histórico de encomendas nasce como subproduto do encomendar normal: a equipa junta as necessidades na lista partilhada, o chef de cozinha marca os artigos com o representante e, se quiser, escreve o preço. Mais nada, o histórico escreve-se sozinho.

O proprietário vê a qualquer momento o que se encomenda no restaurante, sem estar na cozinha e sem ter de usar a app: paga-se através de um link de pagamento e gere-se no portal de cliente. E está em desenvolvimento um leitor de guias de remessa e faturas: fotografas, e a Pelican verifica automaticamente se a entrega e a fatura batem certo com a encomenda.

Faz parte do guia completo: Compras na restauração. Aí encontras as seis etapas do processo de compra numa só visão.