Контроль фудкоста: история заказов вместо интуиции

Фудкост: коротко о главном

Фудкост, то есть себестоимость продуктов, делённая на выручку, в ресторанах в зависимости от концепции обычно составляет от 25 до 35 процентов. Насколько хорошо стоит ваше заведение, решают две вещи: что закупается (количество, цена, поставщик) и что из этого получается (калькуляция, потери, отходы). Это руководство посвящено первой половине, потому что здесь находится рычаг, который можно сдвинуть сразу и без смены систем.

Проблема: заказы без памяти

Во многих заведениях кухня заказывает с голоса: приходит представитель, делается заказ, накладная отправляется в папку, счёт — в бухгалтерию. Не хватает связи между ними: никто без изучения документов не может сказать, что на прошлой неделе заказывали, у кого и по какой цене. Последствия:

• Повышения цен становятся заметны только в счёте за месяц, если вообще становятся.
• Двойные заказы и заказы «на всякий случай» раздувают склад, а то, что лежит слишком долго, выбрасывается.
• Владелец видит затраты на продукты только у бухгалтера, через месяцы, без шанса вовремя отреагировать.
• Если уходит шеф-повар, вместе с ним уходят все знания о закупках: привычные количества, хорошие поставщики, согласованные цены.

История заказов как самый простой инструмент контроля

Прежде чем вкладываться в товарный учёт, калькуляцию технологических карт и постоянную инвентаризацию, стоит сделать гораздо меньший шаг: фиксировать каждый заказ — когда, что, сколько, у кого, кем и по какой цене. Уже из этого вытекают три вида контроля:

1. Контроль цен: на следующей встрече рядом стоит последняя цена. Повышения сразу заметны, и их можно обсудить в разговоре с представителем.
2. Контроль количеств: если вдруг масла заказывают вдвое больше обычного, это видно, и можно спросить о причине, прежде чем это войдёт в привычку.
3. Контроль расходов: расходы по неделям и по поставщикам показывают тенденции задолго до того, как о них сообщит бухгалтерия.

Как история появляется в Pelican, попутно

Главная причина, почему контроль затрат на практике не работает, — дополнительная работа. В Pelican история заказов возникает как побочный продукт обычного заказа: команда собирает потребности в общем списке, шеф-повар отмечает позиции при визите представителя и по желанию вводит цену. Вот и всё — история пишется сама.

Владелец в любой момент видит, что заказывается в заведении, не стоя сам на кухне и без обязательной установки приложения: оплата идёт по платёжной ссылке, управление — через клиентский портал. А сканер накладных и счетов уже в разработке: сфотографировали, и Pelican автоматически сверит, соответствуют ли поставка и счёт заказу.

Часть большого руководства: Закупки в ресторане. Там вы найдёте обзор всех шести этапов процесса заказа.