Controlar el coste de materia prima: historial en lugar de intuición

El coste de materia prima, en breve

El porcentaje de coste de materia prima (food cost), es decir, el coste del género dividido entre las ventas, suele estar en hostelería entre el 25 y el 35 por ciento según el concepto. Si tu negocio está bien lo deciden dos cosas: qué se compra (cantidad, precio, proveedor) y qué se hace con ello (escandallos, mermas, desperdicio). Esta guía trata la primera mitad, porque ahí está la palanca que se puede mover al momento, sin cambiar de sistema.

El problema: pedidos sin memoria

En muchos negocios la cocina pide sobre la marcha: viene el representante, se pide, el albarán va a una carpeta y la factura a la gestoría. Lo que falta es la conexión: nadie puede decir, sin revisar papeles, qué se pidió la semana pasada, a quién y a qué precio. Las consecuencias:

• Las subidas de precio se notan en la factura mensual, si es que se notan.
• Los pedidos duplicados y los pedidos "por si acaso" llenan el almacén, y lo que pasa demasiado tiempo ahí acaba en la basura.
• El dueño ve los costes de género cuando se los pasa la gestoría, meses después, sin posibilidad de corregir el rumbo.
• Si se va el jefe de cocina, se va con él todo el conocimiento de compras: cantidades habituales, buenos proveedores, precios negociados.

El historial de pedidos, la herramienta de control más sencilla

Antes de que un negocio invierta en gestión de stock, escandallos e inventario permanente, merece la pena dar un paso mucho más pequeño: registrar cada pedido: cuándo, qué, cuánto, a quién, quién lo pidió y a qué precio. Solo con eso salen tres controles:

1. Control de precios: el último precio aparece al lado en la siguiente cita. Las subidas se ven al momento y se pueden plantear en la conversación con el representante.
2. Control de cantidades: si de repente se pide el doble de aceite de lo habitual, se ve, y se puede preguntar por la causa antes de que se convierta en costumbre.
3. Control del gasto: el gasto por semana y por proveedor muestra tendencias mucho antes de que lo diga la contabilidad.

Así nace el historial en Pelican, sin esfuerzo

El motivo por el que el control de costes falla en la práctica es el trabajo extra. En Pelican el historial de pedidos nace como subproducto del pedido normal: el equipo reúne las necesidades en la lista compartida, el jefe de cocina marca en la visita del representante y, si quiere, anota el precio. No hay más: el historial se escribe solo.

El dueño ve en todo momento qué se pide en el negocio, sin estar en la cocina y sin estar obligado a usar la app: se paga mediante un enlace de pago y se gestiona desde el portal de cliente. Y está en desarrollo un escáner de albaranes y facturas: les haces una foto y Pelican comprueba automáticamente si la entrega y la factura coinciden con el pedido.

Forma parte de la guía completa: Compras en hostelería. Allí encontrarás las seis etapas del proceso de compra de un vistazo.