Kontrola troška namirnica: povijest narudžbi umjesto osjećaja

Trošak namirnica: kratko objašnjenje

Postotak troška namirnica, troškovi robe podijeljeni s prihodom, u ugostiteljstvu se ovisno o konceptu najčešće kreće između 25 i 35 posto. Je li tvoj objekt dobro pozicioniran, odlučuju dvije stvari: što se nabavlja (količina, cijena, dobavljač) i što od toga nastaje (kalkulacija, manjak, rasipanje). Ovaj vodič bavi se prvom polovinom, jer ondje je poluga koja se može pomaknuti odmah, bez promjene sustava. Kako izračunati sam postotak, pokazuje kalkulator troška namirnica.

Problem: narudžbe bez memorije

U mnogim objektima kuhinja naručuje na brzinu: dođe predstavnik, naruči se, otpremnica ide u registrator, račun u knjigovodstvo. Ono što nedostaje je veza: nitko bez kopanja po papirima ne može reći što je prošli tjedan, kod koga i po kojoj cijeni naručeno. Posljedice:

• Poskupljenja se primijete tek na mjesečnom računu, ako uopće.
• Dvostruke narudžbe i narudžbe „za svaki slučaj“ pune skladište, a što predugo stoji, baca se.
• Vlasnik troškove robe vidi tek kod knjigovođe, mjesecima kasnije, bez prilike da reagira.
• Kad šef kuhinje ode, s njim odlazi cijelo znanje o nabavi: uobičajene količine, dobri dobavljači, dogovorene cijene.

Povijest narudžbi kao najjednostavniji alat za kontrolu

Prije nego što objekt uloži u robno poslovanje, kalkulaciju receptura i stalnu inventuru, isplati se puno manji korak: zabilježiti svaku narudžbu: kada, što, koliko, kod koga, tko je naručio, po kojoj cijeni. Već iz toga proizlaze tri kontrole:

1. Kontrola cijena: zadnja cijena stoji pokraj na sljedećem sastanku. Poskupljenja se odmah primijete i mogu se otvoriti u razgovoru s predstavnikom.
2. Kontrola količina: ako se odjednom naručuje dvostruko više ulja nego inače, to se vidi, i može se pitati za uzrok prije nego što postane navika.
3. Kontrola troškova: troškovi po tjednu i po dobavljaču pokazuju trendove puno prije nego što ih javi knjigovodstvo.

Kako povijest nastaje u Pelicanu, sasvim usput

Razlog zašto kontrola troškova u praksi propada je dodatni posao. U Pelicanu povijest narudžbi nastaje kao nusproizvod normalnog naručivanja: tim skuplja potrebe na zajedničkoj listi, šef kuhinje kod predstavnika označava artikle i po želji upisuje cijenu. To je sve, povijest se piše sama.

Vlasnik u svakom trenutku vidi što se u objektu naručuje, a da sam ne stoji u kuhinji i bez obveze korištenja aplikacije: plaća se putem linka za plaćanje, a upravlja preko korisničkog portala. A u izradi je i skener za otpremnice i račune: fotografiraj, a Pelican automatski provjerava odgovaraju li isporuka i račun narudžbi.

Dio velikog vodiča: Nabava u ugostiteljstvu. Ondje su svih šest koraka procesa naručivanja na jednom mjestu.