Nabava u ugostiteljstvu: cjeloviti vodič za profesionalne kuhinje

Ovaj vodič vodi te jednom kroz cijelu nabavu u ugostiteljstvu, od prve prijave potrebe do kontrole troškova na kraju mjeseca. Svaki od šest koraka ovdje dobiva pregled i ono najvažnije. Za detalje upućujemo na odgovarajući vodič koji ide dublje. Tako brzo nađeš mjesto na kojem kod tebe trenutno zapinje.

1. Korak 1: bilježenje potreba. Tko primijeti što nedostaje i kako to stiže na jedno mjesto.
2. Korak 2: objedinjavanje i odobrenje narudžbe. Stalni dani narudžbe, provjerene količine, jedno odobrenje.
3. Korak 3: odabir dobavljača i naručivanje. Prava kombinacija i pripremljen posjet predstavnika.
4. Korak 4: kontrola primitka robe. Otpremnica u odnosu na narudžbu, količina, kvaliteta, temperatura.
5. Korak 5: skladištenje i kontrola zaliha. Red u skladištu, FIFO, inventura.
6. Korak 6: kontrola troškova. Trošak namirnica, povijest narudžbi, pregled cijena.

Korak 1: bilježenje potreba

Sve počinje time da netko primijeti: maslaca neće biti dovoljno do petka. Upravo ovdje se odlučuje hoće li nabava teći uredno ili skliznuti u kaos. Potrebe nastaju raspoređeno tijekom dana i kroz cijelu brigadu. Sous chef vidi meso, slastičar vrhnje, pomoćni kuhar straga povrće. Ako sve to završi na različitim papirićima, u privatnim WhatsApp porukama ili samo u dovikivanju, pouzdano se izgubi pola.

Rješenje je zajednička lista na koju svatko piše čim nešto primijeti, sortirana po kategorijama. Konkretan primjer: umjesto tri papirića na troja vrata hladnjaka, tim ima jedno mjesto na kojem se potrebe skupljaju i pri naručivanju nitko ne mora nagađati. Kako izgleda dobra lista, pokazuje vodič o popisu za naručivanje u restoranu. Gotov predložak liste narudžbi za preuzimanje dostupan je besplatno u Excelu i PDF-u. A ako je tvoja brigada višejezična, pomoći će vodič o višejezičnom kuhinjskom timu, da nijedna potreba ne zapne na jezičnoj barijeri.

Korak 2: objedinjavanje i odobrenje narudžbe

Od skupljenih potreba još ne nastaje dobra narudžba. Između je korak koji se najčešće preskače: objedinjavanje i odobrenje. Objediniti znači imati stalne dane narudžbe za svakog dobavljača, umjesto da triput tjedno šalješ male dopune. To smanjuje troškove dostave, pomaže dosegnuti minimalnu vrijednost narudžbe i čini tijek predvidljivim.

Odobriti znači da jedna osoba, u pravilu šef kuhinje, prije slanja pogleda listu. Jesu li količine realne? Je li nešto prijavljeno dvaput? Odgovara li narudžba očekivanoj popunjenosti za vikend? Taj trenutak provjere s četiri oka traje dvije minute i sprječava skupe greške: slučajno deseterostruku količinu, zaboravljenu stavku, narudžbu za dan kad je kuhinja zatvorena. Cijeli operativni tijek od liste do poslane narudžbe opisuje vodič o naručivanju robe u ugostiteljstvu.

Korak 3: odabir dobavljača i naručivanje

Sada narudžba odlazi, a pitanje je: kome. Većini objekata najbolje odgovara kombinacija. Veletrgovac s dostavom i širokim asortimanom pokriva osnovu, specijalisti poput mesnice, ribarnice ili lokalnog OPG-a donose kvalitetu po kojoj je tvoja kuhinja prepoznatljiva, a cash & carry u blizini, poput Metroa, hvata hitne slučajeve. Prava kombinacija ovisi o jelovniku, veličini i ambiciji, a ne o fiksnom broju.

Prije posjeta predstavnika o cijeni odlučuje priprema. Tko na sastanak dođe s gotovom listom sortiranom po kategorijama i jasnim količinama, ne kupuje na brzinu, nego pregovara iz bolje pozicije. Kako pronaći dobre dobavljače, usporediti ih i u svakodnevici voditi njih nekoliko, piše u vodiču o dobavljačima za restorane. Kako sam posjet predstavnika teče bez kaosa, pokazuje vodič o organizaciji narudžbi kod dobavljača.

Korak 4: kontrola primitka robe

Dostava stiže, često usred jutarnje gužve, i upravo se tada kontrola rado preskače. To je skupo. Pri primitku robe otpremnicu treba usporediti s narudžbom: odgovara li količina, nedostaje li nešto, je li zaračunato nešto što uopće nije isporučeno? Uz to dolaze kvaliteta i, kod rashlađene robe, temperatura. Što ne odgovara, odmah se reklamira, izravno kod vozača ili odmah nakon toga, a ne tek danima kasnije.

Ta kontrola funkcionira samo ako je jasno što je uopće naručeno. Bez zabilježene narudžbe nakon dva dana nitko više ne zna jesu li tri gajbe koje nedostaju ikad naručene ili je dobavljač zaračunao previše. Uredna povijest narudžbi zato je temelj svake kontrole primitka robe. Ona svađu na telefonu pretvara u pogled na činjenice.

Korak 5: skladištenje i kontrola zaliha

Kad je roba provjerena, treba je pravilno spremiti, i to tako da se može pronaći i potrošiti prije nego što se pokvari. Stalna mjesta u skladištu, načelo FIFO, dakle najstarije naprijed, i minimalne oznake umjesto stalnog brojanja drže skladište pod kontrolom bez velikog truda. Dobro organizirano skladište ujedno je temelj sljedećeg obilaska potreba: tko prolazi uz police, odmah vidi što treba naručiti.

Detalji su u vodiču o upravljanju skladištem u ugostiteljstvu. Kako jednom godišnje uredno provesti inventuru i koji predložak ubrzava brojanje, pokazuje vodič o inventuri u ugostiteljstvu. Oba koraka su povezana: red u skladištu ubrzava inventuru, a inventura otkriva gdje u skladištu nešto ne štima.

Korak 6: kontrola troškova

Na kraju kruga stoji pitanje isplati li se sve to. Ključni pokazatelj je trošak namirnica, dakle udio troškova robe u prihodu. Pokazuje odgovara li tvoja kalkulacija ili troškovi bježe. Kako ga izračunati, s formulom i izravnim online kalkulatorom, piše u vodiču kalkulator troška namirnica.

Trošak namirnica ti, međutim, kaže samo da nešto ne štima, a ne i gdje. Za to trebaš povijest narudžbi: što je, kada, kod koga i po kojoj cijeni naručeno? Tako uočavaš poskupljenja koja se inače neprimjetno uvuku i imaš brojke za godišnji razgovor o uvjetima crno na bijelo. Upravo za vlasnika taj je pregled cijena najjednostavniji način da drži troškove pod kontrolom, a da sam ne radi svaku narudžbu. Kako to ide bez sustava za robno poslovanje, pokazuje vodič o kontroli troška namirnica.

Najčešće greške u nabavi u ugostiteljstvu

Tko poznaje šest koraka, lakše prepoznaje i tipične greške. Viđaju se u gotovo svakoj kuhinji koja nabavu nema pod kontrolom:

• Nema stalnog procesa. Naručuje se kad se netko sjeti, jednom ovako, jednom onako. Bez stalnog tijeka nastaju rupe i dvostruke narudžbe.
• Sve visi o jednoj osobi. Kad šef kuhinje izostane, nitko ne zna što se, kada i gdje naručuje. Znanje u glavi jedne osobe je rizik.
• Nema povijesti. Bez povijesti narudžbi svaka je narudžba novi početak iz sjećanja. Usporedbe cijena i reklamacije postaju igra pogađanja.
• Naručuje se ono što se oduvijek naručivalo. Količine iz navike umjesto iz stvarne potrebe vode do punih hladnjača i kvarenja.
• Nema kontrole primitka robe. Što se ne provjeri, plati se, čak i kad nedostaje ili je pogrešno zaračunato.
• Cijene se nikad ne uspoređuju. Tko godinama ne provjerava uvjete, polako plaća sve više, a da to ne primijeti.

Digitalizirati nabavu: krenuti malo

Cijeli krug ovisi o urednom početku: potrebama koje se pouzdano slijevaju na jedno mjesto. Upravo je to brza pobjeda kad želiš digitalizirati nabavu. Proces naručivanja ne treba novi hardver, ne traži održavanje i odmah pokazuje učinak. Zašto bi u digitalizaciji ugostiteljstva trebao krenuti upravo ovdje, piše u zasebnom vodiču.

Za to je napravljen Pelican. Tvoj tim zajedno bilježi svakodnevne potrebe, glasom ili tipkanjem, svatko na svom jeziku. Aplikacija automatski sortira po kategorijama, šef kuhinje odobrava, a povijest narudžbi bilježi svaku nabavu. Tako je pokriveno odmah nekoliko koraka ovog vodiča: bilježenje, odobrenje i temelj za kontrolu primitka robe i pregled troškova. Koje vrste alata za naručivanje postoje i na što paziti pri odabiru, pokazuje vodič o aplikacijama za narudžbe od dobavljača.

Česta pitanja o nabavi u ugostiteljstvu