PelicanEste guia percorre com você todo o processo de compras do restaurante, do primeiro aviso de falta até o controle de custos no fim do mês. Cada uma das seis etapas ganha aqui uma visão geral e o essencial. Para os detalhes, indicamos sempre o guia específico, que vai mais fundo. Assim você encontra rápido o ponto em que as coisas estão emperrando no seu negócio.
- Etapa 1: registrar a necessidade. Quem percebe o que falta, e como isso chega a um lugar só.
- Etapa 2: juntar e aprovar o pedido. Dias fixos de pedido, quantidades conferidas, uma aprovação.
- Etapa 3: escolher fornecedores e fazer o pedido. A combinação certa e a visita do representante preparada.
- Etapa 4: conferir o recebimento. Nota fiscal contra o pedido, quantidade, qualidade, temperatura.
- Etapa 5: armazenar e manter o estoque sob controle. Ordem no estoque, PEPS, inventário.
- Etapa 6: controlar os custos. CMV, histórico de pedidos, visão dos preços.
Etapa 1: registrar a necessidade
Tudo começa quando alguém percebe: a manteiga não vai durar até sexta. É exatamente aqui que se decide se as compras vão funcionar ou virar caos. Porque a necessidade surge espalhada ao longo do dia e pela brigada inteira. O sous chef vê a carne, o confeiteiro vê o creme de leite, o auxiliar lá no fundo vê os legumes. Se tudo isso vai parar em papeizinhos diferentes, em mensagens de WhatsApp pessoais ou só no grito, metade se perde, com certeza.
A solução é uma lista compartilhada em que cada um escreve assim que percebe algo, organizada por categoria. Um exemplo concreto: em vez de três papéis em três portas de geladeira, a equipe tem um lugar onde a necessidade se junta, e na hora de pedir ninguém precisa adivinhar. Como montar uma boa lista você vê no guia da planilha de pedidos do restaurante. Um modelo de lista de pedidos pronto para baixar está disponível grátis em Excel e PDF. E se a sua brigada fala vários idiomas, o guia da equipe de cozinha multilíngue ajuda para que nenhuma necessidade fique presa na barreira da língua.
Etapa 2: juntar e aprovar o pedido
Necessidade reunida ainda não é um bom pedido. No meio está a etapa que mais se pula: juntar e aprovar. Juntar significa ter dias fixos de pedido por fornecedor, em vez de mandar três pedidinhos de reposição por semana. Isso reduz taxas de entrega, ajuda a atingir o pedido mínimo e torna o processo previsível.
Aprovar significa que uma pessoa, normalmente o chef de cozinha, olha a lista antes de enviar. As quantidades são realistas? Algo foi avisado duas vezes? O pedido combina com o movimento esperado no fim de semana? Esse momento de conferência custa dois minutos e evita os erros caros: a quantidade dez vezes maior sem querer, o item esquecido, o pedido para um dia em que a cozinha está fechada. O processo operacional completo, da lista ao pedido enviado, está no guia sobre o processo de pedidos no restaurante.
Etapa 3: escolher fornecedores e fazer o pedido
Agora o pedido sai, e a pergunta é: para quem? A maioria dos negócios se dá melhor com uma combinação. Um distribuidor food service com entrega e mix completo cobre a base, especialistas como açougue, peixaria ou produtor de hortaliças entregam a qualidade que define a sua cozinha, e um atacarejo por perto resolve as emergências. A combinação certa depende do cardápio, do tamanho e da proposta, não de um número fixo.
Antes da visita do representante, é a preparação que decide o preço. Quem entra na conversa com uma lista pronta, organizada por categoria e com quantidades claras, não compra no impulso: negocia de uma posição melhor. Como encontrar bons fornecedores, compará-los e lidar com vários no dia a dia está no guia sobre fornecedores para restaurante. Como a visita do representante acontece sem caos você vê no guia de pedidos a fornecedores.
Etapa 4: conferir o recebimento
A entrega chega, muitas vezes no meio do aperto da manhã, e é justamente aí que a conferência costuma ser pulada. Isso sai caro. No recebimento, a nota fiscal precisa ser conferida com o pedido: a quantidade bate, não falta nada, foi cobrado algo que nem chegou? Some-se a isso a qualidade e, nos refrigerados e congelados, a temperatura. Assine o canhoto da nota só depois de conferir. O que não estiver certo é reclamado na hora, direto com o entregador ou logo depois, não dias mais tarde.
Essa conferência só funciona se estiver claro o que foi pedido. Sem pedido registrado, dois dias depois ninguém sabe mais se as três caixas que faltam chegaram a ser pedidas ou se o fornecedor cobrou a mais. Um histórico de pedidos bem feito é, portanto, a base de qualquer conferência de recebimento. Ele transforma uma discussão por telefone em um olhar sobre os fatos.
Etapa 5: armazenar e manter o estoque sob controle
Depois de conferida, a mercadoria precisa ser guardada do jeito certo, de modo que seja encontrada e usada antes de estragar. Lugares fixos no estoque, o princípio PEPS (primeiro que entra, primeiro que sai, ou seja, o mais antigo na frente) e marcas de estoque mínimo, em vez de contagem sem fim, mantêm o estoque sob controle sem grande esforço. Um estoque bem organizado é também a base da próxima ronda de pedidos: quem passa pela prateleira vê na hora o que precisa ser reposto.
Os detalhes estão no guia de controle de estoque no restaurante. Como fazer o inventário direito e qual modelo acelera a contagem você vê no guia do inventário de restaurante. As duas etapas andam juntas: a ordem no estoque deixa o inventário mais rápido, e o inventário revela onde algo está dando errado no estoque.
Etapa 6: controlar os custos
No fim do ciclo está a pergunta: tudo isso fecha a conta? O indicador central para isso é o CMV, o custo da mercadoria vendida, ou seja, a parte do faturamento que vai para os insumos. Ele mostra se a sua precificação funciona ou se os custos estão fugindo. Como calcular, com fórmula e calculadora online, está no guia da calculadora de CMV.
Só que o CMV diz que algo está errado, não onde. Para isso você precisa do histórico de pedidos: o que foi pedido, quando, de quem e por qual preço? Com ele, você percebe aumentos de preço que de outro jeito passariam despercebidos, e tem os números preto no branco para a negociação anual de condições. Para o dono, essa visão dos preços é o jeito mais simples de manter os custos sob controle sem precisar fazer cada pedido. Como fazer isso sem sistema de gestão você vê no guia sobre como controlar o CMV.
Os erros mais comuns nas compras do restaurante
Quem conhece as seis etapas também reconhece com mais facilidade os erros típicos. Eles aparecem em quase toda cozinha que não tem as compras sob controle:
- Nenhum processo fixo. Pede-se quando alguém lembra, ora de um jeito, ora de outro. Sem processo fixo, surgem faltas e pedidos em dobro.
- Tudo depende de uma pessoa. Se o chef de cozinha falta, ninguém sabe o que, quando e onde pedir. Conhecimento na cabeça de uma pessoa só é um risco.
- Nenhum histórico. Sem histórico de pedidos, cada pedido recomeça do zero, de memória. Comparar preços e fazer reclamações vira adivinhação.
- Pede-se o que sempre se pediu. Quantidades por hábito, e não pela necessidade real, levam a câmaras frias lotadas e a perdas.
- Nenhuma conferência no recebimento. O que não é conferido é pago, mesmo que falte ou tenha sido cobrado errado.
- Os preços nunca são comparados. Quem não revisa as condições por anos paga cada vez mais, sem perceber.
Digitalizar as compras: começar pequeno
Todo o ciclo depende de um começo bem feito: a necessidade que se junta de forma confiável em um só lugar. Essa é exatamente a vitória rápida se você quer digitalizar as suas compras. O processo de pedidos não precisa de equipamento novo nem de manutenção e mostra efeito na hora. Por que começar justamente aqui na digitalização de restaurantes está explicado no guia próprio.
É para isso que o Pelican foi feito. A sua equipe registra junto a necessidade do dia, por voz ou digitando, cada um no seu idioma. O app organiza tudo por categoria automaticamente, o chef de cozinha aprova, e o histórico de pedidos registra cada compra. Assim várias etapas deste guia ficam cobertas de uma vez: o registro, a aprovação e a base para a conferência do recebimento e para a visão de custos. Quais tipos de ferramenta de pedidos existem e no que prestar atenção na escolha está no guia do aplicativo de compras para restaurante.
As compras começam pela necessidade. Leve tudo para um só lugar.
O Pelican reúne o que a sua cozinha precisa, já organizado, deixa o chef aprovar e registra cada compra. Funciona nos celulares que vocês já têm. Teste grátis por 30 dias.
Criar estabelecimento e testar grátis por 30 diasPerguntas frequentes sobre compras no restaurante
Como organizar as compras de um restaurante?
As compras seguem um ciclo fixo: registrar a necessidade com a equipe, juntar o pedido e deixar uma pessoa aprovar, pedir ao fornecedor, conferir o recebimento com o pedido, armazenar corretamente e acompanhar os custos pelo CMV e pelo histórico de pedidos. Quem transforma essas seis etapas em rotina, em vez de improvisar todo dia, compra com mais calma e mais barato.
Quem é responsável pelas compras na cozinha?
A responsabilidade é do chef de cozinha: ele planeja a necessidade, confere as quantidades e aprova o pedido. Mas quem deve avisar o que falta é a equipe toda, porque só quem está na praça vê o que está acabando. O dono acompanha os custos nos bastidores, sem precisar fazer cada pedido.
Quantos fornecedores um restaurante deve ter?
Não existe um número fixo. O que costuma funcionar é uma combinação: um distribuidor com entrega para a base, alguns especialistas para as áreas que definem a sua cozinha e um atacarejo por perto para emergências. Mais importante do que a quantidade é não depender de um único fornecedor e manter sob controle o trabalho com dias de pedido e coordenação.
Qual é um bom CMV para restaurante?
O CMV é medido como percentual do faturamento e, dependendo do conceito, costuma ficar entre cerca de um quarto e um terço. O valor certo depende muito do estilo de cozinha, do nível de preço e da precificação, por isso comparar com o seu próprio mês anterior diz mais do que uma média do setor. Como calcular está na calculadora de CMV.
Como reduzir os custos de compras no restaurante?
A maior alavanca é registrar a necessidade direito em vez de pedir no chute. Além disso: tirar as quantidades do histórico de pedidos, comparar e renegociar preços com regularidade, conferir o recebimento e evitar perdas armazenando corretamente. Nenhum truque isolado reduz os custos, e sim um processo bem feito em todas as etapas.