Fornecedores para restaurante: encontrar, escolher, manter sob controle

Quais tipos de fornecedor existem

Antes de procurar novos fornecedores, ajuda ter clareza sobre as categorias. Quase toda cozinha combina várias delas, conforme o cardápio e a proposta:

• Distribuidor food service com entrega e mix completo. O clássico para a base. Um fornecedor, um horário-limite de pedido, uma entrega, da manteiga ao detergente. As condições dependem do volume: quanto mais você compra de um distribuidor, melhores os preços e menor o pedido mínimo.
• Atacarejo e atacado de autosserviço. Para buscar você mesmo, geralmente sem entrega. Ótimo quando falta algo de última hora ou você precisa de pouca quantidade. Como fonte única é caro e toma tempo demais, mas como reserva para emergências vale ouro.
• Especialistas. Açougue, peixaria, hortifrúti, padaria. Aqui você encontra qualidade e orientação que o distribuidor generalista não oferece. Em troca, você pede de vários lugares e precisa coordenar vários dias de entrega. Para toda cozinha que vende pela qualidade, eles são o coração.
• Produtores locais e CEASA. Sítios, hortas e produtores da região, além das centrais de abastecimento, as CEASAs, para hortifrúti. Caminho curto, muito frescor e uma história que você pode contar no cardápio. A oferta é sazonal e as quantidades são limitadas, mas a relação costuma ser próxima e pessoal.
• Distribuidoras de bebidas. Um canal próprio para vinho, cerveja, destilados e bebidas não alcoólicas. Muitas vezes com logística própria, troca de vasilhames retornáveis e, em parte, equipamentos em comodato, como chopeiras ou freezers.

Como encontrar novos fornecedores

Seja na abertura do restaurante, por insatisfação com o fornecedor antigo ou pela pressão dos preços: o motivo varia, mas os caminhos até novos fornecedores para restaurante quase não mudam. Estes funcionam melhor na prática:

• Indicação de colegas. O caminho mais rápido e mais honesto. Chefs de cozinha da região sabem quem entrega direito e quem não. Uma ligação para dois ou três colegas costuma render mais do que qualquer pesquisa.
• Feiras do setor. Feiras de food service e eventos dos próprios distribuidores mostram o mix e as novidades de uma vez. Você conhece os contatos pessoalmente e sente se a química funciona.
• Associações e redes. Entidades do setor, como a Abrasel, cooperativas e associações de produtores fazem a ponte com fornecedores, especialmente os menores, que quase não aparecem na internet.
• Receber representantes. Quando um vendedor bate à porta, vale a conversa, mesmo sem trocar na hora. Você conhece condições e mix e, se precisar, tem uma alternativa na manga.
• Falar direto com produtores locais. Basta perguntar no sítio ou na horta se é possível entregar. Muitos produtores entregam com prazer para restaurantes, assim que a quantidade e a frequência são confiáveis.
• Combinar entregas de teste. Nada substitui o teste no dia a dia. Peça primeiro uma quantidade pequena e avalie qualidade, pontualidade e como o fornecedor lida com reclamações, antes de transferir uma grande parte das suas compras.

Critérios de escolha: o que conta de verdade

O preço é o critério mais óbvio e raramente o mais importante. Um fornecedor alguns centavos mais barato que entrega atrasado ou complica nas reclamações sai mais caro no fim. Estes pontos entram na sua lista quando você compara fornecedores:

• Dias de entrega e horário-limite de pedido. O ritmo combina com os seus dias de pedido? Um fornecedor que entrega às terças e sextas ajuda pouco se a sua necessidade de frescos surge às segundas.
• Pedido mínimo. Você chega nele com o movimento normal, sem acumular mercadoria? Se não, o fornecedor é grande demais para o seu negócio.
• Nível e estabilidade de preço. Quão estáveis são os preços, com que frequência mudam, existe condição fixa para os seus itens principais? Preço do dia em produtos frescos é normal, mas você precisa conseguir acompanhá-lo.
• Qualidade e reclamações. A mercadoria é sempre boa, e como o fornecedor reage quando algo não está certo? A boa vontade nas reclamações diz mais sobre uma parceria do que o preço da tabela.
• Confiabilidade. A entrega chega completa e no horário? Um item que falta na sexta ao meio-dia abre um buraco no serviço que nenhum desconto fecha.
• Contato com o representante. Você tem uma pessoa fixa que conhece o seu negócio e atende quando você liga? Um bom representante pensa junto e avisa das promoções antes de você perguntar.
• Prazo de pagamento. Quais prazos valem, boleto para 28 dias, por exemplo, e há desconto para pagamento à vista ou antecipado? Isso afeta direto o seu fluxo de caixa.
• Mix amplo ou especialização. Um generalista poupa trabalho, um especialista traz qualidade. Para cada categoria, você decide o que pesa mais.

Poucos ou muitos fornecedores? A combinação certa

A pergunta de fundo em toda escolha de fornecedor: concentrar ou distribuir. Os dois caminhos têm seu preço.

Poucos fornecedores significam mais volume por fornecedor, por isso condições melhores e pedidos mínimos menores. O trabalho diminui: menos dias de pedido, menos notas, menos contatos. O preço disso é a dependência. Se um distribuidor generalista falha, muitas categorias são atingidas de uma vez.

Muitos fornecedores dão a você comparação, segurança contra falhas e qualidade especializada. Você escolhe o melhor para cada categoria e usa um contra o outro nas condições. O preço é trabalho: mais pedidos, mais dias de entrega, mais coordenação na equipe.

Para a maioria dos negócios, a resposta está no meio: um fornecedor principal para a base e dois a quatro especialistas para as áreas que fazem a sua cozinha. Essa combinação você revisa uma vez por ano e renegocia. Como tirar do histórico de pedidos os números para essa conversa está no guia sobre controle de custos.

Gerenciar vários fornecedores no dia a dia

É aqui que a combinação vira peso. Três fornecedores significam três dias de pedido, três listas e três visitas de representante. Mas a necessidade não surge organizada por fornecedor, e sim misturada: o sous chef avisa carne, o confeiteiro laticínios, alguém grita lá do fundo que falta legume. Sem sistema, isso vai parar em papéis diferentes, e na visita do representante metade está faltando.

A solução é reunir a necessidade em um lugar central e só no fim separar por fornecedor. Quem mantém isso não perde nada e nunca precisa digitar de novo.

Como o Pelican organiza a bagunça dos fornecedores

É exatamente para isso que o Pelican foi feito. A sua equipe reúne a necessidade em uma lista compartilhada, por voz ou digitando, cada um no seu idioma. A lista se organiza sozinha por categoria. Quando o representante chega, a lista certa está pronta, e você marca os itens em vez de digitá-los.

• Um lugar para toda a necessidade. Carne, peixe ou legume, tudo vai para uma lista, em vez de três papéis em três portas.
• Organizado por categoria. Na visita do representante, você lê o bloco certo, em vez de pular entre fornecedores.
• Histórico de pedidos por fornecedor. O que foi pedido, quando e de quem fica registrado. Essa é a sua base de negociação quando você compara as condições uma vez por ano.

Sendo honesto: o Pelican não procura fornecedores para você nem negocia preços. A conversa sobre preço continua com você e o seu representante. O Pelican garante que você chegue preparado a essa conversa, com uma lista organizada e o histórico por trás.

Com os fornecedores definidos, é a vez do processo. Como preparar a visita do representante e negociar de uma posição melhor está no guia de pedidos a fornecedores. O processo de pedidos completo, da lista à entrega, é explicado no guia sobre o processo de pedidos no restaurante.

Perguntas frequentes sobre fornecedores para restaurante

Parte do guia completo: Gestão de compras no restaurante. Lá você encontra as seis etapas do ciclo de compras em uma visão geral.