Dostawcy dla gastronomii: jak znaleźć, wybrać i mieć ich pod kontrolą

Jakie są rodzaje dostawców

Zanim zaczniesz szukać nowych dostawców, warto jasno spojrzeć na kategorie. Prawie każda kuchnia łączy kilka z nich, zależnie od karty i ambicji:

• Hurtownia z dostawą i pełnym asortymentem. Klasyka na podstawę. Jeden dostawca, jedna godzina graniczna zamówień, jedna dostawa, od masła po środki czystości. Warunki zależą od obrotu: im więcej bierzesz od jednej hurtowni, tym lepsze ceny i niższe minimum zamówienia.
• Cash and carry. Hurtownie samoobsługowe, takie jak Makro czy Selgros, zwykle z odbiorem własnym. Mocne, gdy czegoś nagle brakuje albo potrzebujesz małych ilości. Jako jedyne źródło za drogie i zbyt czasochłonne, ale jako bufor awaryjny bezcenne.
• Specjaliści. Rzeźnik, dostawca ryb, rolnik, piekarz. Tu dostajesz jakość i doradztwo, których nie da hurtownia z pełnym asortymentem. Za to zamawiasz w kilku miejscach i musisz koordynować kilka dni dostaw. Dla każdej kuchni, która sprzedaje jakością, to serce zaopatrzenia.
• Lokalni producenci. Gospodarstwa, ogrodnicy i wytwórcy z okolicy. Krótkie trasy, wysoka świeżość i historia, którą możesz opowiedzieć w karcie. Dostępność jest sezonowa, ilości ograniczone, ale relacja jest często bliska i osobista.
• Hurtownie napojów. Osobny kanał dla wina, piwa, alkoholi i napojów bezalkoholowych. Często z własną logistyką, obsługą opakowań zwrotnych, a czasem z wyposażeniem, jak szkło czy instalacje do nalewania piwa.

Jak znaleźć nowych dostawców

Nowe otwarcie, niezadowolenie ze starej hurtowni czy rosnąca presja cenowa: powody są różne, ale drogi do nowych dostawców dla gastronomii prawie te same. W praktyce najlepiej działają te:

• Polecenia od znajomych z branży. Najszybsza i najuczciwsza droga. Szefowie kuchni z okolicy wiedzą, kto dostarcza niezawodnie, a kto nie. Telefon do dwóch, trzech znajomych daje często więcej niż każde wyszukiwanie.
• Targi branżowe i dni otwarte hurtowni. Targi HoReCa i wydarzenia organizowane przez hurtownie pokazują asortyment i nowości za jednym razem. Poznajesz osoby kontaktowe osobiście i czujesz, czy jest chemia.
• Stowarzyszenia i sieci. Organizacje branżowe, regionalne sieci kulinarne i grupy producentów pomagają w kontaktach, szczególnie z mniejszymi dostawcami, których trudno znaleźć w internecie.
• Przyjmuj wizyty przedstawicieli. Gdy puka handlowiec, warto porozmawiać, nawet bez natychmiastowej zmiany. Poznajesz warunki i asortyment, a w razie potrzeby masz alternatywę w zanadrzu.
• Zwróć się bezpośrednio do lokalnych producentów. Po prostu zapytaj w gospodarstwie albo u ogrodnika, czy mogą dostarczać. Wielu producentów chętnie zaopatruje restauracje, gdy ilości i rytm są przewidywalne.
• Umów dostawy próbne. Nic nie zastąpi testu w codziennej pracy. Zamów najpierw rozsądną ilość i sprawdź jakość, punktualność i podejście do reklamacji, zanim przeniesiesz dużą część zakupów.

Kryteria wyboru: co naprawdę się liczy

Cena to najbardziej oczywiste kryterium i rzadko najważniejsze. Dostawca tańszy o kilka groszy, który przywozi niepunktualnie albo robi trudności przy reklamacjach, w ostatecznym rozrachunku kosztuje cię więcej. Te punkty powinny być na twojej liście, gdy porównujesz dostawców:

• Dni dostaw i godzina graniczna zamówień. Czy rytm pasuje do waszych dni zamówień? Dostawca, który przyjeżdża we wtorki i piątki, niewiele ci da, jeśli zapotrzebowanie na świeży towar powstaje w poniedziałek.
• Minimalna wartość zamówienia. Czy osiągasz ją w normalnej pracy, bez gromadzenia zapasów? Jeśli nie, dostawca jest za duży na twój lokal.
• Poziom i stabilność cen. Jak stabilne są ceny, jak często się zmieniają, czy są stałe warunki na twoje kluczowe produkty? Ceny dzienne na świeży towar są normalne, ale powinieneś móc je zrozumieć.
• Jakość i podejście do reklamacji. Czy towar jest stale dobry i jak dostawca reaguje, gdy coś jest nie tak? Elastyczność przy reklamacjach mówi o współpracy więcej niż cena w katalogu.
• Niezawodność. Czy dostawa przychodzi kompletna i punktualnie? Brakująca pozycja w piątek w południe robi w serwisie dziurę, której żaden rabat nie załata.
• Kontakt z przedstawicielem. Czy masz stałą osobę kontaktową, która zna twój lokal i jest osiągalna? Dobry przedstawiciel myśli razem z tobą i informuje o promocjach, zanim zapytasz.
• Terminy płatności. Jakie terminy obowiązują, czy jest skonto za szybszą płatność? To wpływa bezpośrednio na twoją płynność.
• Szeroki asortyment kontra specjalizacja. Hurtownia z pełnym asortymentem oszczędza pracy, specjalista daje jakość. Dla każdej kategorii decydujesz, co waży więcej.

Mało czy dużo dostawców? Właściwy mix

Podstawowe pytanie przy każdym wyborze dostawców: skupić się czy rozłożyć. Obie drogi mają swoją cenę.

Mało dostawców to większy wolumen u jednej hurtowni, a więc lepsze warunki i niższe minimum zamówienia. Spada też nakład pracy: mniej dni zamówień, mniej faktur, mniej osób kontaktowych. Ceną jest uzależnienie. Gdy wypada hurtownia z pełnym asortymentem, dotyka to wielu kategorii naraz.

Wielu dostawców daje porównywalność, bezpieczeństwo na wypadek awarii i jakość specjalistów. Możesz w każdej kategorii wybrać najlepszego i rozgrywać dostawców między sobą przy warunkach. Ceną jest praca: więcej zamówień, więcej dni dostaw, więcej koordynacji w zespole.

Dla większości lokali odpowiedź leży pośrodku: jeden główny dostawca na podstawę, do tego dwóch do czterech specjalistów w obszarach, które wyróżniają twoją kuchnię. Ten mix sprawdzasz raz w roku i renegocjujesz. Jak z historii zamówień wyciągnąć liczby do takiej rozmowy, przeczytasz w poradniku o kontroli kosztów.

Kilku dostawców w codziennej pracy

Właśnie tu mix staje się obciążeniem. Trzech dostawców to trzy dni zamówień, trzy listy i trzy wizyty przedstawicieli. Potrzeby nie powstają jednak posortowane według dostawcy, tylko na wyrywki: sous chef zgłasza mięso, cukiernik nabiał, ktoś z zaplecza woła o warzywa. Bez systemu ląduje to na różnych karteczkach, a przy wizycie przedstawiciela brakuje połowy.

Rozwiązanie to zbierać potrzeby centralnie i dopiero na końcu sortować według dostawcy. Kto się tego trzyma, niczego nie gubi i nigdy nie musi przepisywać.

Jak Pelican porządkuje chaos z dostawcami

Do tego właśnie zbudowany jest Pelican. Twój zespół zbiera potrzeby na wspólnej liście, głosem albo pisząc, każdy w swoim języku. Lista sama sortuje się według kategorii. Gdy przychodzi przedstawiciel, odpowiednia lista jest gotowa, a ty odhaczasz zamiast przepisywać.

• Jedno miejsce na wszystkie potrzeby. Mięso, ryby czy warzywa: wszystko trafia na jedną listę, a nie na trzy karteczki na trzech drzwiach.
• Posortowane według kategorii. Przy wizycie przedstawiciela czytasz odpowiedni blok, zamiast skakać między dostawcami.
• Historia zamówień dla każdego dostawcy. Co, kiedy i u kogo zamówiono, zostaje do sprawdzenia. To twoja podstawa do negocjacji, gdy raz w roku porównujesz warunki.

Uczciwie mówiąc: Pelican nie szuka za ciebie dostawców i nie negocjuje cen. Rozmowa o cenach zostaje między tobą a przedstawicielem. Pelican sprawia, że idziesz na nią przygotowany, z porządną listą i historią w zanadrzu.

Gdy dostawcy są ustaleni, czas na przebieg. Jak przygotować wizytę przedstawiciela i negocjować z lepszej pozycji, przeczytasz w poradniku o zamówieniach u dostawców. Cały proces zamawiania od listy do dostawy wyjaśnia przewodnik o zamawianiu towaru w gastronomii.

Najczęstsze pytania o dostawców w gastronomii

Część dużego przewodnika: Zakupy w gastronomii. Znajdziesz tam przegląd wszystkich sześciu etapów procesu zakupów.