Постачальники для ресторану: як знайти, обрати й тримати під контролем

Які бувають постачальники

Перш ніж шукати нових постачальників, корисно чітко уявляти категорії. Майже кожна кухня поєднує кілька з них, залежно від меню й вимог:

• Оптовий дистриб’ютор із доставкою та широким асортиментом. Класика для бази. Один постачальник, один дедлайн замовлення, одна доставка – від вершкового масла до мийних засобів. Умови залежать від обсягу: що більше ви закуповуєте в одного постачальника, то кращі ціни й то нижча мінімальна сума замовлення.
• Гуртові гіпермаркети. Як-от Metro: самовивіз, зазвичай без доставки. Сильні, коли чогось терміново бракує або потрібні невеликі кількості. Як єдине джерело – задорого й забирає забагато часу, але як резерв для екстрених випадків – на вагу золота.
• Спеціалізовані постачальники. М’ясні цехи, рибні компанії, овочеві господарства, пекарні. Тут ви отримуєте якість і консультацію, яких не дасть постачальник широкого асортименту. Натомість ви замовляєте в кількох місцях і мусите узгоджувати кілька днів доставки. Для кожної кухні, яка продає якість, вони – серце закупівель.
• Місцеві фермери й виробники. Господарства, теплиці й виробники з вашого регіону. Короткий шлях, висока свіжість та історія, яку можна розповісти в меню. Наявність сезонна, обсяги обмежені, зате співпраця часто тісна й особиста.
• Дистриб’ютори напоїв. Окремий канал для вина, пива, міцних і безалкогольних напоїв. Часто з власною логістикою, поверненням тари, а подекуди й обладнанням на кшталт келихів чи пивних установок.

Як знайти нових постачальників

Відкриття нового закладу, невдоволення старим постачальником чи зростання цін: приводи різні, а шляхи до нових постачальників для ресторану – майже однакові. На практиці найкраще працюють ці:

• Рекомендації колег. Найшвидший і найчесніший шлях. Шеф-кухарі з вашого міста знають, хто постачає надійно, а хто ні. Дзвінок двом-трьом колегам часто дає більше, ніж будь-який пошук.
• Галузеві виставки й презентації дистриб’юторів. Виставки для HoReCa і власні презентації постачальників показують асортимент і новинки одразу. Ви особисто знайомитеся з контактними особами й відчуваєте, чи складеться співпраця.
• Асоціації та спільноти. Галузеві асоціації, гастрономічні спільноти регіону й об’єднання виробників дають контакти, особливо невеликих постачальників, яких майже неможливо знайти онлайн.
• Приймати представників. Якщо до вас стукає торговий представник, розмова варта того, навіть без негайної зміни постачальника. Ви дізнаєтеся умови й асортимент і матимете альтернативу про запас.
• Звертатися безпосередньо до місцевих виробників. Просто запитайте у фермерському господарстві чи теплиці, чи можлива доставка. Багато виробників охоче постачають ресторанам, щойно обсяг і ритм стають передбачуваними.
• Домовлятися про пробні поставки. Ніщо не замінить перевірки в реальній роботі. Спершу замовте невеликий обсяг і перевірте якість, пунктуальність і реакцію на претензії, перш ніж переносити велику частину закупівель.

Критерії вибору: що справді важливо

Ціна – найочевидніший критерій і рідко найважливіший. Постачальник, дешевший на копійки, який привозить невчасно чи затягує з претензіями, зрештою коштує вам більше. Ось що варто внести в список, порівнюючи постачальників:

• Дні доставки й дедлайн замовлення. Чи збігається ритм із вашими днями замовлень? Постачальник, який приїжджає у вівторок і п’ятницю, мало чим допоможе, якщо потреба у свіжих продуктах виникає в понеділок.
• Мінімальна сума замовлення. Чи досягаєте ви її у звичайній роботі, не накопичуючи товар? Якщо ні, постачальник завеликий для вашого закладу.
• Рівень цін і їх фіксація. Наскільки стабільні ціни, як часто їх змінюють, чи є фіксовані умови на ваші ключові товари? Щоденні ціни на свіжі продукти – це нормально, але ви маєте розуміти, як вони формуються.
• Якість і реакція на претензії. Чи стабільна якість товару і як реагує постачальник, коли щось не так? Готовність іти назустріч у разі претензій більше говорить про партнерство, ніж ціна в каталозі.
• Надійність. Чи доставка приходить повністю й вчасно? Позиція, якої бракує в п’ятницю опівдні, пробиває в сервісі діру, яку не закриє жодна знижка.
• Контакт із представником. Чи є у вас постійна контактна особа, яка знає ваш заклад і на зв’язку? Добрий представник думає разом із вами й повідомляє про акції, перш ніж ви запитаєте.
• Відстрочка платежу. Які строки оплати, чи є знижка за швидку оплату? Це прямо впливає на вашу ліквідність.
• Широта асортименту проти спеціалізації. Постачальник широкого асортименту заощаджує зусилля, спеціаліст дає якість. Для кожної категорії ви вирішуєте, що важить більше.

Мало чи багато постачальників? Правильне поєднання

Принципове питання за кожним вибором постачальників: зосередитися чи розподілити. Обидва шляхи мають свою ціну.

Мало постачальників означає більший обсяг на кожного, а отже кращі умови й нижчу мінімальну суму замовлення. Зусиль менше: менше днів замовлень, менше рахунків, менше контактних осіб. Ціна за це – залежність. Якщо постачальник широкого асортименту підведе, це вдарить одразу по багатьох категоріях.

Багато постачальників дають вам можливість порівнювати, захист від збоїв і спеціальну якість. Ви можете обрати найкращого для кожної категорії й зіштовхувати постачальників між собою на переговорах про умови. Ціна – зусилля: більше замовлень, більше днів доставки, більше координації в команді.

Для більшості закладів відповідь посередині: один основний постачальник для бази плюс два-чотири спеціалісти для того, що визначає вашу кухню. Це поєднання ви перевіряєте раз на рік і переглядаєте умови. Як отримати цифри для цієї розмови з історії замовлень, читайте в посібнику про контроль витрат.

Як керувати кількома постачальниками щодня

Саме тут поєднання стає тягарем. Три постачальники – це три дні замовлень, три списки й три візити представників. А потреба виникає не відсортованою за постачальниками, а впереміш: су-шеф повідомляє про м’ясо, кондитер – про молочні продукти, хтось гукає з глибини кухні про овочі. Без системи все це опиняється на різних папірцях, і під час візиту представника половини бракує.

Рішення – збирати потребу централізовано й сортувати за постачальниками лише наприкінці. Хто цього дотримується, нічого не втрачає й ніколи не передруковує.

Як Pelican упорядковує хаос із постачальниками

Саме для цього створено Pelican. Ваша команда збирає потреби в спільному списку, голосом або текстом, кожен своєю мовою. Список автоматично сортується за категоріями. Коли приходить представник, потрібний список готовий, і ви відмічаєте товари, а не передруковуєте їх.

• Одне місце для всіх потреб. М’ясо, риба чи овочі – усе потрапляє до одного списку, а не на три папірці на трьох дверях.
• Відсортовано за категоріями. Під час візиту представника ви зачитуєте відповідний блок, а не перестрибуєте між постачальниками.
• Історія замовлень за кожним постачальником. Що, коли і в кого замовили, можна простежити. Це ваша основа для переговорів, коли раз на рік ви порівнюєте умови.

Чесно кажучи: Pelican не шукає вам постачальників і не домовляється про ціни. Розмова про ціни залишається за вами й вашим представником. Pelican дбає про те, щоб ви прийшли на цю розмову підготовленими, із чітким списком та історією за плечима.

Коли постачальників обрано, черга за процесом. Як підготувати візит представника й домовлятися з сильнішої позиції, читайте в посібнику Замовлення у постачальників. Увесь процес замовлення від списку до доставки пояснює посібник про замовлення товарів для ресторану.

Поширені запитання про постачальників для ресторану

Частина великого посібника: Закупівлі в ресторані. Там ви знайдете огляд усіх шести етапів процесу замовлення.