Fournisseurs pour la restauration : trouver, choisir, garder la main

Les différents types de fournisseurs

Avant de chercher de nouveaux fournisseurs, il est utile d’avoir une vue claire des catégories. Presque toutes les cuisines en combinent plusieurs, selon la carte et le niveau d’exigence :

• Grossiste livreur avec gamme complète. Le classique pour la base. Un fournisseur, une heure limite de commande, une livraison, du beurre au produit d’entretien. En France, les grands distributeurs de la restauration hors domicile jouent ce rôle. Les conditions dépendent du volume : plus vous achetez chez un même fournisseur, meilleurs sont les prix et plus bas sont les minimums de commande.
• Cash and carry. On vient chercher soi-même, le plus souvent sans livraison, comme chez Metro ou Promocash. Idéal quand quelque chose manque au dernier moment ou que vous avez besoin de petites quantités. Trop cher et trop chronophage comme source unique, mais précieux comme réserve de secours.
• Spécialistes. Boucher, mareyeur ou poissonnier, maraîcher, boulanger. Vous y trouvez une qualité et des conseils que le généraliste n’offre pas. En contrepartie, vous commandez à plusieurs endroits et devez coordonner plusieurs jours de livraison. Pour toute cuisine qui vend sur la qualité, ils sont le cœur du dispositif. Certains établissements achètent aussi directement au marché de gros, comme Rungis en Île-de-France.
• Producteurs locaux en vente directe. Fermes, maraîchers et producteurs des environs. Circuits courts, grande fraîcheur et une histoire à raconter sur la carte. La disponibilité est saisonnière, les volumes limités, mais la relation est souvent étroite et personnelle.
• Distributeurs de boissons. Un canal à part pour le vin, la bière, les spiritueux et les boissons sans alcool. Souvent avec leur propre logistique, la gestion des consignes et parfois du matériel comme les verres ou les tireuses à bière.

Comment trouver de nouveaux fournisseurs

Ouverture, insatisfaction envers l’ancien fournisseur ou pression croissante sur les prix : l’occasion varie, mais les chemins vers de nouveaux fournisseurs pour la restauration se ressemblent. Voici ceux qui fonctionnent le mieux en pratique :

• Les recommandations de collègues. Le chemin le plus rapide et le plus honnête. Les chefs de la région savent qui livre de façon fiable et qui ne le fait pas. Un appel à deux ou trois collègues apporte souvent plus que n’importe quelle recherche.
• Les salons professionnels. Les salons du secteur, comme le Sirha à Lyon ou Equip’Hotel à Paris, et les journées portes ouvertes des grossistes montrent la gamme et les nouveautés en une fois. Vous rencontrez les interlocuteurs en personne et sentez si le courant passe.
• Les organisations professionnelles et réseaux. Organisations professionnelles, réseaux de producteurs et chambres d’agriculture font le lien, surtout avec de petits fournisseurs que l’on trouve difficilement en ligne.
• Accepter les visites de représentants. Quand un commercial frappe à la porte, un échange vaut la peine, même sans changer tout de suite. Vous découvrez conditions et gamme, et vous avez au besoin une alternative en réserve.
• Contacter directement les producteurs locaux. Il suffit de demander à la ferme ou chez le maraîcher si une livraison est possible. Beaucoup de producteurs livrent volontiers des restaurants, dès que les volumes et le rythme sont fiables.
• Convenir de livraisons d’essai. Rien ne remplace le test en conditions réelles. Commandez d’abord une quantité raisonnable et vérifiez la qualité, la ponctualité et la gestion des réclamations avant de déplacer une grande partie de vos achats.

Les critères de choix qui comptent vraiment

Le prix est le critère le plus évident et rarement le plus important. Un fournisseur moins cher au centime près, qui livre en retard ou fait la sourde oreille aux réclamations, vous coûte plus cher au final. Voici les points à mettre sur votre liste quand vous comparez des fournisseurs :

• Jours de livraison et heure limite de commande. Le rythme correspond-il à vos jours de commande ? Un fournisseur qui passe le mardi et le vendredi ne vous sert pas à grand-chose si vos besoins en frais naissent le lundi.
• Minimum de commande. L’atteignez-vous en activité normale, sans stocker inutilement ? Sinon, le fournisseur est surdimensionné pour votre établissement.
• Niveau et stabilité des prix. Les prix sont-ils stables, à quelle fréquence sont-ils ajustés, existe-t-il des conditions fixes pour vos articles clés ? Les prix du jour sur les produits frais sont normaux, mais vous devez pouvoir les suivre.
• Qualité et gestion des réclamations. La marchandise est-elle constante, et comment le fournisseur réagit-il quand quelque chose ne va pas ? Sa souplesse face aux réclamations en dit plus long sur un partenariat que le prix catalogue.
• Fiabilité. La livraison arrive-t-elle complète et à l’heure ? Une ligne manquante le vendredi midi creuse dans le service un trou qu’aucune remise ne comble.
• Contact avec le représentant. Avez-vous un interlocuteur attitré qui connaît votre établissement et qui est joignable ? Un bon représentant réfléchit avec vous et signale les promotions avant que vous ne les demandiez.
• Délais de paiement. Quels délais s’appliquent, existe-t-il un escompte pour paiement rapide ? Cela agit directement sur votre trésorerie. En France, les délais de paiement entre professionnels sont encadrés par la loi, avec des règles particulières pour les denrées périssables ; votre expert-comptable vous dira lesquelles s’appliquent.
• Largeur de gamme ou spécialisation. Un généraliste économise des efforts, un spécialiste apporte de la qualité. Pour chaque catégorie de produits, vous décidez ce qui pèse le plus.

Peu ou beaucoup de fournisseurs ? Le bon mélange

La question de fond derrière chaque choix de fournisseur : concentrer ou répartir. Les deux voies ont leur prix.

Peu de fournisseurs signifie plus de volume par fournisseur, donc de meilleures conditions et des minimums de commande plus bas. La charge diminue : moins de jours de commande, moins de factures, moins d’interlocuteurs. Le prix à payer, c’est la dépendance. Si un généraliste fait défaut, beaucoup de catégories sont touchées d’un coup.

Beaucoup de fournisseurs vous donnent des points de comparaison, une sécurité en cas de défaillance et une qualité spécialisée. Vous pouvez choisir le meilleur pour chaque catégorie et faire jouer la concurrence sur les conditions. Le prix à payer, c’est la charge : plus de commandes, plus de jours de livraison, plus de coordination dans l’équipe.

Pour la plupart des établissements, la réponse est au milieu : un fournisseur principal pour la base, plus deux à quatre spécialistes pour les produits qui font votre cuisine. Ce mélange se réexamine une fois par an et se renégocie. Comment tirer de l’historique des commandes les chiffres pour cet échange, le guide sur la maîtrise des coûts l’explique.

Gérer plusieurs fournisseurs au quotidien

C’est précisément là que le mélange devient une charge. Trois fournisseurs, ce sont trois jours de commande, trois listes et trois visites de représentants. Mais les besoins ne naissent pas triés par fournisseur, ils arrivent en vrac : le second signale la viande, le pâtissier les produits laitiers, quelqu’un crie les légumes depuis le fond. Sans système, tout cela atterrit sur des papiers différents, et à la visite du représentant la moitié manque.

La solution consiste à rassembler les besoins en un point central et à ne trier par fournisseur qu’à la fin. Celui qui s’y tient ne perd rien et n’a jamais à retaper.

Comment Pelican met de l’ordre dans le chaos des fournisseurs

C’est exactement pour cela que Pelican a été conçu. Votre équipe rassemble les besoins sur une liste commune, à la voix ou en tapant, chacun dans sa langue. La liste se trie automatiquement par catégorie de produits. Quand le représentant arrive, la bonne liste est prête, et vous cochez au lieu de retaper.

• Un seul endroit pour tous les besoins. Viande, poisson ou légumes, tout arrive sur une seule liste, au lieu de trois papiers sur trois portes.
• Trié par catégorie de produits. À la visite du représentant, vous lisez le bloc qui le concerne, au lieu de sauter d’un fournisseur à l’autre.
• Historique des commandes par fournisseur. Ce qui a été commandé, quand et chez qui, reste consultable. C’est votre base de négociation quand vous comparez les conditions une fois par an.

Soyons honnêtes : Pelican ne vous trouve pas de fournisseurs et ne négocie pas les prix. La discussion sur les prix reste entre vous et votre représentant. Pelican fait en sorte que vous arriviez préparé à cette discussion, avec une liste propre et l’historique en appui.

Une fois les fournisseurs choisis, place au déroulé. Comment préparer la visite du représentant et négocier en meilleure position, le guide Organiser les commandes fournisseurs l’explique. Tout le processus de commande, de la liste à la livraison, est détaillé dans le guide de la commande de marchandises en restauration.

Questions fréquentes sur les fournisseurs en restauration

Fait partie du grand guide : Gestion des achats en restauration. Vous y trouverez les six étapes du processus de commande en un coup d’œil.