Поставщики для ресторана: найти, выбрать, держать под контролем

Какие бывают поставщики

Прежде чем искать новых поставщиков, полезно чётко разобраться в категориях. Почти каждая кухня сочетает несколько из них, в зависимости от меню и уровня:

• Дистрибьютор с доставкой и широким ассортиментом. Классика для базы. Один поставщик, один срок приёма заказов, одна поставка — от сливочного масла до моющего средства. Условия зависят от оборота: чем больше вы закупаете у одного дистрибьютора, тем лучше цены и тем ниже минимальная сумма заказа.
• Cash & carry и мелкооптовые магазины. Самовывоз, как правило без доставки, например Metro или местные оптовые базы. Сильная сторона — когда что-то срочно нужно или нужны небольшие количества. Как единственный источник слишком дорого и отнимает много времени, но как страховка на экстренный случай — на вес золота.
• Специализированные поставщики. Мясник, рыбный поставщик, фермер-овощевод, пекарня. Здесь вы получаете качество и консультацию, которых не даст дистрибьютор с широким ассортиментом. Зато заказываете в нескольких местах и координируете несколько дней поставки. Для любой кухни, которая продаёт качеством, они — сердце закупок.
• Местные производители. Фермерские и тепличные хозяйства, производители из вашего региона. Короткие пути, высокая свежесть и история, которую можно рассказать в меню. Доступность сезонная, объёмы ограничены, зато отношения часто тесные и личные.
• Поставщики напитков. Отдельный канал для вина, пива, крепкого алкоголя и безалкогольных напитков. Часто со своей логистикой, возвратом тары и иногда оборудованием вроде бокалов или систем розлива. Учтите, что для алкоголя во многих странах действуют отдельные правила продажи и учёта.

Как найти новых поставщиков

Открытие нового заведения, недовольство старым поставщиком или растущее давление цен: поводы разные, а пути к новым поставщикам почти одинаковые. На практике лучше всего работают эти:

• Рекомендации коллег. Самый быстрый и самый честный путь. Шеф-повара из вашего города знают, кто поставляет надёжно, а кто нет. Звонок двум-трём коллегам часто даёт больше, чем любое исследование.
• Выставки и дни открытых дверей. Отраслевые выставки HoReCa и собственные выставки дистрибьюторов показывают ассортимент и новинки сразу. Вы лично знакомитесь с контактными лицами и чувствуете, совпадаете ли вы.
• Ассоциации и сообщества. Отраслевые ассоциации рестораторов, гастрономические сообщества региона и объединения производителей помогают с контактами, особенно с небольшими поставщиками, которых в интернете почти не найти.
• Принимать торговых представителей. Если к вам стучится представитель, разговор стоит того, даже без немедленной смены поставщика. Вы узнаёте условия и ассортимент и в случае чего имеете альтернативу про запас.
• Обращаться к местным производителям напрямую. Просто спросите в фермерском или тепличном хозяйстве, возможны ли поставки. Многие производители охотно работают с ресторанами, как только объём и ритм надёжны.
• Договариваться о пробных поставках. Ничто не заменит проверку в реальной работе. Сначала закажите небольшой объём и проверьте качество, пунктуальность и реакцию на претензии, прежде чем переносить к поставщику значительную часть закупок.

Критерии выбора: что действительно важно

Цена — самый очевидный критерий и редко самый важный. Поставщик, который дешевле на копейки, но привозит с опозданием или упирается при претензиях, в итоге обходится дороже. Эти пункты должны быть в вашем списке, когда вы сравниваете поставщиков:

• Дни поставки и срок приёма заказов. Подходит ли ритм к вашим дням заказа? Поставщик, который приезжает по вторникам и пятницам, мало поможет, если потребность в свежих продуктах возникает по понедельникам.
• Минимальная сумма заказа. Достигаете ли вы её при обычной работе, не делая запасов впрок? Если нет, поставщик слишком велик для размера вашего заведения.
• Уровень и стабильность цен. Насколько стабильны цены, как часто их меняют, есть ли фиксированные условия на ваши ключевые товары? Ежедневные цены на свежие продукты — это нормально, но вы должны их понимать.
• Качество и отношение к претензиям. Стабильно ли качество товара, и как поставщик реагирует, если что-то не так? Готовность идти навстречу при претензиях говорит о партнёрстве больше, чем цена в каталоге.
• Надёжность. Приходит ли поставка полностью и вовремя? Недостающая позиция в пятницу днём пробивает дыру в сервисе, которую не закроет никакая скидка.
• Контакт с представителем. Есть ли у вас постоянное контактное лицо, которое знает ваше заведение и на связи? Хороший представитель думает вместе с вами и сообщает об акциях до того, как вы спросите.
• Условия оплаты. Какие действуют отсрочки, есть ли скидка за быструю оплату? Это напрямую влияет на вашу ликвидность.
• Широта ассортимента против специализации. Широкий ассортимент экономит усилия, специалист даёт качество. Для каждой категории товаров вы решаете, что весит больше.

Мало или много поставщиков? Правильный микс

Главный вопрос любого выбора поставщиков: концентрировать или распределять. У обоих путей есть своя цена.

Мало поставщиков — это больше объёма на каждого, а значит лучшие условия и более низкая минимальная сумма заказа. Нагрузка снижается: меньше дней заказа, меньше счетов, меньше контактных лиц. Цена за это — зависимость. Если выпадает дистрибьютор с широким ассортиментом, страдает сразу много категорий.

Много поставщиков дают сравнимость, страховку от сбоев и особое качество. Можно выбрать лучшего в каждой категории и сталкивать поставщиков в переговорах об условиях. Цена — нагрузка: больше заказов, больше дней поставки, больше координации в команде.

Для большинства заведений ответ посередине: один основной поставщик для базы и два-четыре специалиста для того, что определяет вашу кухню. Этот микс вы проверяете раз в год и пересматриваете условия. Как получить цифры для этого разговора из истории заказов, рассказывает руководство по контролю затрат.

Как управлять несколькими поставщиками в повседневной работе

Именно здесь микс становится нагрузкой. Три поставщика — это три дня заказа, три списка и три визита представителей. Но потребность возникает не по поставщикам, а вперемешку: су-шеф заявляет мясо, кондитер — молочные продукты, кто-то из заготовочного цеха кричит про овощи. Без системы это оказывается на разных записках, и при визите представителя половины не хватает.

Решение — собирать потребности централизованно и сортировать по поставщикам только в конце. Кто это выдерживает, ничего не теряет и никогда не перепечатывает.

Как Pelican наводит порядок с поставщиками

Именно для этого создан Pelican. Ваша команда собирает потребности в одном общем списке, голосом или текстом, каждый на своём языке. Список автоматически сортируется по категориям товаров. Когда приходит представитель, нужный список уже готов, и вы отмечаете позиции, а не перепечатываете их.

• Одно место для всех потребностей. Мясо, рыба или овощи — всё попадает в один список, а не на три записки на трёх дверях.
• Отсортировано по категориям. При визите представителя вы зачитываете нужный блок, а не прыгаете между поставщиками.
• История заказов по каждому поставщику. Что, когда и у кого заказано, остаётся прозрачным. Это ваша основа для переговоров, когда раз в год вы сравниваете условия.

Честно есть честно: Pelican не ищет вам поставщиков и не ведёт переговоры о ценах. Разговор о цене остаётся за вами и вашим представителем. Pelican позаботится о том, чтобы вы пришли на этот разговор подготовленными, с чистым списком и историей заказов за спиной.

Когда поставщики определены, дело за процессом. Как подготовиться к визиту представителя и вести переговоры с более сильной позиции, рассказывает руководство Заказ у поставщиков. Весь процесс заказа от списка до поставки объясняет руководство по заказу продуктов в ресторане.

Частые вопросы о поставщиках для ресторана

Часть большого руководства: Закупки в ресторане. Там вы найдёте обзор всех шести этапов процесса заказа.