PelicanЦей посібник проведе вас через увесь процес закупівель у ресторані: від першого повідомлення про потребу до контролю витрат наприкінці місяця. Кожен із шести етапів отримує тут огляд і найважливіше. Щодо подробиць ми щоразу посилаємося на відповідний посібник, який заглиблюється в тему. Так ви швидко знайдете місце, де у вас зараз щось не клеїться.
- Етап 1: зібрати потреби. Хто помічає, чого бракує, і як це потрапляє в одне місце.
- Етап 2: об’єднати й затвердити замовлення. Постійні дні замовлень, перевірені кількості, одне затвердження.
- Етап 3: обрати постачальників і замовити. Правильний набір постачальників і підготовлений візит представника.
- Етап 4: перевірити приймання товару. Накладна проти замовлення, кількість, якість, температура.
- Етап 5: зберігати й тримати запаси під контролем. Порядок на складі, FIFO, інвентаризація.
- Етап 6: контролювати витрати. Фудкост, історія замовлень, огляд цін.
Етап 1: зібрати потреби
Усе починається з того, що хтось помічає: вершкового масла до п’ятниці не вистачить. Саме тут вирішується, чи закупівлі пройдуть чітко, чи скотяться в хаос. Адже потреби виникають протягом усього дня і в усієї команди. Су-шеф бачить м’ясо, кондитер – вершки, помічник у заготівельному цеху – овочі. Якщо все це потрапляє на різні папірці, в особисті повідомлення в месенджерах або лише звучить уголос, половина гарантовано губиться.
Рішення – спільний список, у який кожен пише, щойно щось помітив, і який відсортовано за категоріями. Конкретний приклад: замість трьох папірців на трьох дверях холодильників у команди є одне місце, де збираються всі потреби, і під час замовлення нікому не доводиться вгадувати. Як побудувати добрий список, показує посібник Бланк замовлення для ресторану. Готовий шаблон бланка замовлення для завантаження доступний безкоштовно в Excel і PDF. А якщо ваша команда багатомовна, посібник про багатомовну кухонну команду допоможе, щоб жодна потреба не загубилася через мовний бар’єр.
Етап 2: об’єднати й затвердити замовлення
Зібрані потреби – це ще не добре замовлення. Між ними є крок, який пропускають найчастіше: об’єднати й затвердити. Об’єднати означає мати постійні дні замовлень для кожного постачальника, а не тричі на тиждень надсилати дрібні дозамовлення. Це зменшує плату за доставку, допомагає досягати мінімальної суми замовлення й робить процес передбачуваним.
Затвердити означає, що одна людина, зазвичай шеф-кухар, переглядає список перед відправкою. Чи реалістичні кількості? Чи не повідомили щось двічі? Чи відповідає замовлення очікуваному завантаженню на вихідних? Цей момент «чотирьох очей» займає дві хвилини й запобігає дорогим помилкам: випадково вдесятеро більшій кількості, забутій позиції, замовленню на день, коли кухня зачинена. Увесь операційний процес від списку до відправленого замовлення описує посібник про замовлення товарів для ресторану.
Етап 3: обрати постачальників і зробити замовлення
Тепер замовлення відправляють, і питання в тому, кому. Більшості закладів найкраще підходить поєднання. Оптовий дистриб’ютор із доставкою та широким асортиментом покриває базу, спеціалізовані постачальники – м’ясники, рибні компанії, фермери – забезпечують якість, яка відрізняє вашу кухню, а найближчий гуртовий гіпермаркет на кшталт Metro рятує в екстрених випадках. Правильне поєднання залежить від меню, розміру закладу й вимог, а не від фіксованої кількості.
Перед візитом представника ціну визначає підготовка. Хто приходить на зустріч із готовим, відсортованим за категоріями списком і чіткими кількостями, не купує навмання, а домовляється з сильнішої позиції. Як знайти добрих постачальників, порівняти їх і керувати кількома одночасно, читайте в посібнику Постачальники для ресторану. Як провести сам візит представника без хаосу, показує посібник Замовлення у постачальників.
Етап 4: перевірити приймання товару
Доставка приїжджає, часто в розпал ранкової метушні, і саме тоді перевірку охоче пропускають. Це дорого обходиться. Під час приймання накладну треба звірити із замовленням: чи збігається кількість, чи нічого не бракує, чи не виставили в рахунку те, чого взагалі не привезли? До цього додаються якість і, для охолодженої продукції, температура. Що не відповідає, одразу оскаржують – безпосередньо водієві або відразу після доставки, а не через кілька днів.
Ця перевірка працює, лише якщо зрозуміло, що взагалі замовляли. Без зафіксованого замовлення через два дні вже ніхто не знає, чи три відсутні ящики справді замовляли, чи постачальник виставив забагато. Тож чітка історія замовлень – основа будь-якого контролю приймання. Вона перетворює суперечку телефоном на погляд на факти.
Етап 5: зберігати й тримати запаси під контролем
Перевірений товар треба правильно розкласти, причому так, щоб його знаходили й використовували до того, як він зіпсується. Постійні місця зберігання, принцип FIFO, тобто старіше – вперед, і мінімальні рівні запасу замість постійного перерахунку без великих зусиль тримають склад під контролем. Добре організований склад водночас є основою для наступного обходу потреб: хто проходить уздовж полиць, одразу бачить, що треба дозамовити.
Подробиці – у посібнику про складський облік у ресторані. Як правильно провести інвентаризацію і який шаблон пришвидшує підрахунок, показує посібник про інвентаризацію в ресторані. Обидва етапи пов’язані: порядок на складі пришвидшує інвентаризацію, а інвентаризація виявляє, де на складі щось іде не так.
Етап 6: контролювати витрати
Наприкінці циклу постає питання, чи все це окупається. Ключовий показник тут – фудкост, тобто частка вартості продуктів у виручці. Він показує, чи сходиться ваша калькуляція, чи витрати виходять з-під контролю. Як його розрахувати, з формулою та онлайн-калькулятором, читайте в посібнику Калькулятор фудкосту.
Але фудкост каже лише, що щось не так, а не де. Для цього потрібна історія замовлень: що, коли, у кого і за якою ціною замовляли? Так ви помічаєте подорожчання, які інакше непомітно прокрадаються, і маєте цифри для щорічних переговорів про умови чорним по білому. Саме для власника закладу такий огляд цін – найпростіший спосіб тримати витрати під контролем, не роблячи кожне замовлення самостійно. Як це зробити без системи товарного обліку, показує посібник Контроль фудкосту.
Найпоширеніші помилки в ресторанних закупівлях
Хто знає шість етапів, легше розпізнає й типові помилки. Їх можна побачити майже на кожній кухні, яка не тримає закупівлі під контролем:
- Немає постійного процесу. Замовляють, коли хтось згадає, то так, то інакше. Без чіткого порядку з’являються прогалини й подвійні замовлення.
- Усе тримається на одній людині. Якщо шеф-кухар захворів, ніхто не знає, що, коли і де замовляти. Знання в голові однієї людини – це ризик.
- Немає історії. Без історії замовлень кожне замовлення – новий початок по пам’яті. Порівняння цін і претензії перетворюються на гру у вгадування.
- Замовляють те, що замовляли завжди. Кількості за звичкою, а не за реальною потребою, призводять до переповнених холодильних камер і псування.
- Немає контролю приймання. Що не перевірено, за те платять, навіть якщо його бракує або рахунок неправильний.
- Ціни ніколи не порівнюють. Хто роками не перевіряє умови, поступово платить дедалі більше й навіть цього не помічає.
Цифровізувати закупівлі: почати з малого
Увесь цикл тримається на чіткому початку: потребах, які надійно збираються в одному місці. Саме це і є швидкою перемогою, якщо ви хочете цифровізувати закупівлі. Процес замовлень не потребує нового обладнання, зусиль на ведення даних і дає ефект одразу. Чому цифровізацію ресторану варто починати саме тут, пояснює окремий посібник.
Для цього створено Pelican. Ваша команда разом фіксує щоденні потреби, голосом або текстом, кожен своєю мовою. Додаток автоматично сортує все за категоріями, шеф-кухар затверджує, а історія замовлень фіксує кожну закупівлю. Так покрито одразу кілька етапів цього посібника: збирання потреб, затвердження й основу для контролю приймання та огляду витрат. Які бувають інструменти для замовлень і на що зважати під час вибору, показує посібник про додаток для замовлень у постачальників.
Закупівлі починаються з потреб. Зберіть їх в одному місці.
Pelican збирає потреби вашої кухні автоматично відсортованими, дає шефу затвердити замовлення й фіксує кожну закупівлю. Працює на телефонах, які у вас уже є. 30 днів безкоштовно.
Створити заклад і спробувати 30 днів безкоштовноПоширені запитання про закупівлі в ресторані
Як організувати закупівлі в ресторані?
Закупівлі проходять постійним циклом: зібрати потреби в команді, об’єднати замовлення й дати його затвердити одній людині, замовити в постачальника, звірити приймання товару із замовленням, правильно зберігати й стежити за витратами через фудкост та історію замовлень. Хто закріплює ці шість етапів як постійний процес, а не імпровізує щодня, закуповує спокійніше й дешевше.
Хто на кухні відповідає за закупівлі?
Відповідальність лежить на шеф-кухарі: він планує потреби, перевіряє кількості й затверджує замовлення. Але повідомляти про потреби має вся команда, бо лише той, хто стоїть на станції, бачить, що закінчується. Власник закладу у фоновому режимі стежить за витратами, не роблячи кожне замовлення самостійно.
Скільки постачальників має бути в ресторану?
Фіксованої кількості немає. Добре себе показує поєднання одного оптового дистриб’ютора з доставкою для бази і кількох спеціалізованих постачальників для того, що визначає вашу кухню, плюс гуртовий гіпермаркет для екстрених випадків. Важливіше за кількість – не залежати від одного постачальника й тримати під контролем зусилля на дні замовлень і координацію.
Який фудкост вважається добрим для ресторану?
Фудкост вимірюють як частку виручки, і залежно від концепції він зазвичай становить приблизно від чверті до третини. Правильне значення сильно залежить від стилю кухні, цінового рівня й калькуляції, тому порівняння з власним попереднім місяцем інформативніше за середній показник галузі. Як його розрахувати, показує калькулятор фудкосту.
Як знизити витрати на закупівлі в ресторані?
Найбільший важіль – чітко фіксувати потреби, а не замовляти «про запас». До цього додається: виводити кількості з історії замовлень, регулярно порівнювати ціни й переглядати умови, контролювати приймання товару й запобігати псуванню завдяки правильному зберіганню. Жоден окремий трюк не знижує витрати – це робить чіткий процес на всіх етапах.