Цифровізація ресторану: з чого почати і що це справді дає

Що цифровізація означає в щоденній роботі закладу

Цифровізація звучить як великий проєкт із консультантами й бюджетом, якого немає в жодного сімейного закладу. У щоденній роботі кухні вона значно приземленіша. Ідеться не про роботів біля плити чи штучний інтелект у меню. Ідеться про те, щоб замінити записки, вигуки через усю кухню й Excel саме там, де вони щодня породжують помилки й пошуки.

Бланк замовлення на дверях холодильної камери, який падає й зникає. Бронювання, записане в блокноті, якого ніхто не може знайти під час перезмінки. Графік змін, який шеф у неділю розсилає в месенджері й тричі виправляє. Саме тут цифровізація працює – не як престижний проєкт, а як інструмент, що прибирає конкретне щоденне тертя. Хто це розуміє, підходить до теми спокійно: один напрям за іншим, і завжди спершу там, де болить найбільше.

Огляд напрямів

Ресторан складається з кількох процесів, які можна цифровізувати незалежно один від одного. Не обов’язково братися за всі, а тим паче одночасно. Ось огляд, щоб ви знали, з чого взагалі можна почати.

Каса та розрахунки

У більшості закладів каса давно цифрова, часто це найбільш розвинений напрям. Сучасні касові системи фіксують виручку, ділять рахунки й формують звіти. До касових систем застосовуються законодавчі вимоги, в Україні це насамперед правила щодо РРО і ПРРО, і вони час від часу змінюються. Уточнюйте актуальний стан у свого бухгалтера або постачальника касової системи, а не покладайтеся на загальні твердження.

Бронювання та гості

Сервіси бронювання приймають замовлення столиків цілодобово, навіть коли ніхто не бере слухавку. Вони показують заповненість залу, зменшують кількість подвійних бронювань і автоматично нагадують гостям про візит, що скорочує кількість неявок. Сюди ж належить комунікація з гостями: стежити за відгуками, відповідати на запити, підтримувати власну присутність онлайн. Для багатьох закладів це найпомітніший важіль назовні.

Планування персоналу

Цифрові графіки змін замінюють таблицю Excel і повідомлення в неділю ввечері. Команда бачить свої зміни в телефоні, обміни змінами відбуваються впорядковано, а облік робочого часу ведеться паралельно. Саме в ресторанному бізнесі з його змінним графіком і тимчасовими працівниками це заощаджує безліч уточнень і непорозумінь.

Закупівлі та замовлення

Тут щодня виникають потреби і щодня губиться інформація. Хто помічає, що чогось бракує, пише це на папірці, гукає колезі або забуває. Цифровізувати означає: команда разом збирає потреби в одному списку, відсортованому за категоріями, з історією, хто, коли і що замовив. Саме про це йдеться нижче. Як виглядає цифровий інструмент для закупівель, показує посібник про додаток для замовлень у постачальників.

Внутрішня комунікація

Передача зміни, домовленості, короткі повідомлення між змінами: багато з цього відбувається усно або в особистих чатах і губиться. Цифрові інструменти збирають це в одному місці, яке нікуди не дінеться під час перезмінки. У багатомовних командах це вдвічі важливіше, бо мовний бар’єр інакше «з’їдає» ще більше інформації. Детальніше – у посібнику про багатомовну кухонну команду.

Бухгалтерія та документи

Видаткові накладні, рахунки, касові чеки: цифровий облік документів позбавляє від збирання паперів у коробку й метушні наприкінці місяця. Документи фотографують або одразу отримують в електронному вигляді, і вони впорядковано потрапляють до бухгалтера. Це менш помітно, ніж гарна сторінка бронювання, але у фоновому режимі заощаджує багато непомітної роботи.

Через що проєкти цифровізації в ресторанах провалюються

Не кожна цифровізація вдається. І майже завжди причина не в техніці, а в підході. Ось чотири найпоширеніші сценарії.

• Забагато всього одразу. Хто водночас переводить касу, бронювання, графік і закупівлі, перевантажує себе й команду. Усе збоїть одночасно, ніхто не може зорієнтуватися, і зрештою половина повертається до паперу. Один напрям за іншим – майже завжди кращий шлях.
• Інструменти, які потребують догляду, на який ні в кого немає часу. Система рівно настільки добра, наскільки добрі дані в ній. Якщо інструмент постійно треба наповнювати й підтримувати, а в запалі сервісу на це ні в кого немає часу, дані застарівають і інструмент стає марним. Виживають ті інструменти, які наповнюються мимохідь, у межах звичайного процесу.
• Команду не залучили. Якщо шеф вирішує сам і продавлює рішення, виникає опір. Особливо делікатна тема – мовні бар’єри: інструмент лише однією мовою відсікає частину команди. Хто не розуміє, як він працює, ним не користується.
• Куплено повз реальну роботу. Рішення, яке переконує на презентації, але не відповідає справжньому процесу на кухні, через два тижні закинуть. Перевіряйте кожен інструмент на своєму звичайному робочому дні, а не на демонстрації.

Рекомендація: почніть із процесу замовлень

Якщо ви хочете цифровізувати спочатку лише один напрям, оберіть процес замовлень. Це швидка перемога цифровізації ресторану, і на це є чотири причини:

• Жодного нового пристрою. Усе працює на смартфонах, які ваша команда й так має в кишені. Ні каси, ні термінала, ні монтажу в закладі.
• Жодних зусиль на ведення даних. Список заповнюється мимохідь, поки команда повідомляє про потреби. Нікому не треба ввечері дописувати цифри.
• Користь із першого дня. Уже перший спільний список заощаджує пошуки записок і передруковування. Ефект відчутний одразу, а не після тижнів налаштування.
• Команду залучають, а не відсікають. Кожен повідомляє про потребу власною мовою, голосом або текстом. Мовний бар’єр, на якому спотикаються інші проєкти, тут уже вирішено.

Саме для цього створено Pelican. Уся кухонна команда разом фіксує щоденну потребу в товарах, кожен своєю мовою. Додаток розпізнає продукт і зводить усе в один список, відсортований за категоріями. Шеф-кухар затверджує його перед візитом постачальника, а історія замовлень показує, коли, що і в кого замовили. Pelican свідомо зосереджений на цьому одному процесі. Він не замінює ні касу, ні систему товарного обліку, і саме тому почати з ним так безпечно.

Підтримка й гранти на цифровізацію

Багато закладів запитують, чи можна отримати на це гроші від держави. Коротка відповідь: інколи так, але умови постійно змінюються. В Україні діють державні та донорські програми підтримки малого бізнесу, зокрема гранти й навчальні програми, частина з яких стосується і цифровізації. Нерідко вони покривають частину витрат на обладнання, програмне забезпечення або консультації.

Конкретних назв програм, розмірів грантів чи строків ми тут свідомо не наводимо, бо вони змінюються надто швидко й залежать від регіону та категорії бізнесу. Хибні цифри – останнє, що вам допоможе. Надійний шлях: перевірте актуальні пропозиції на порталі «Дія.Бізнес», у регіональних центрах підтримки підприємців, у торгово-промисловій палаті або в галузевих асоціаціях ресторанного бізнесу. Там знають, яка програма зараз відкрита і чи відповідає ваш заклад умовам.

Поширені запитання про цифровізацію ресторану