PelicanŠta digitalizacija konkretno znači u svakodnevnom radu
Digitalizacija zvuči kao veliki projekat, sa konsultantima i budžetom koji nijedan porodični objekat nema. U kuhinji je mnogo prizemnija. Nije reč o robotima za šporetom niti o veštačkoj inteligenciji na meniju. Reč je o tome da papiriće, dovikivanje i Excel zamenite upravo tamo gde svakog dana proizvode greške i traženje.
Papirić za poručivanje na vratima hladnjače koji otpadne i nestane. Rezervacija zapisana u svesci koju pri promeni smene niko ne može da nađe. Raspored smena koji šef nedeljom šalje preko WhatsApp-a i tri puta ispravlja. To su mesta na kojima digitalizacija deluje. Ne kao prestižni projekat, već kao alat koji uklanja konkretno svakodnevno trenje. Ko to razume, pristupa temi opušteno: jedna oblast za drugom, uvek prvo tamo gde najviše boli.
Pregled oblasti
Restoran se sastoji od više procesa koji se mogu digitalizovati nezavisno jedan od drugog. Ne morate da se odlučite za sve, a pogotovo ne istovremeno. Evo pregleda, da znate gde uopšte možete da počnete.
Kasa i naplata
Kasa je u većini objekata odavno digitalna, često je to najrazvijenija oblast. Savremeni kasa sistemi beleže promet, dele račune i daju izveštaje. U Srbiji je fiskalizacija obavezna, a pravila za fiskalne kase su se poslednjih godina menjala i nastavljaju da se razvijaju. Aktuelno stanje proverite sa svojim knjigovođom ili isporučiocem kase, umesto da se oslanjate na uopštene tvrdnje.
Rezervacije i gosti
Alati za rezervacije primaju rezervacije 24 sata dnevno, čak i kada se niko ne javlja na telefon. Pokazuju zauzetost stolova, smanjuju duple rezervacije i automatski podsećaju goste na termin, što smanjuje broj gostiju koji se ne pojave. Tu spada i komunikacija sa gostima: praćenje recenzija, odgovaranje na upite, održavanje sopstvenog prisustva na internetu. Za mnoge objekte to je najvidljivija poluga prema spolja.
Planiranje osoblja
Digitalni rasporedi smena zamenjuju Excel tabelu i poruku u nedelju uveče. Tim vidi svoje smene na telefonu, zamene se dogovaraju uredno, a evidencija radnog vremena ide uporedo. Upravo u ugostiteljstvu, sa smenama koje se menjaju i sezonskim radnicima, to štedi mnogo pitanja i nesporazuma.
Nabavka i poručivanje
Ovde svakog dana nastaju potrebe i ovde se svakog dana gube informacije. Ko primeti da nešto nedostaje, zapiše to na papirić, dovikne ili zaboravi. Digitalizovano znači: tim zajednički prikuplja potrebe na jednoj listi, sortiranoj po kategorijama, sa istorijom ko je šta i kada poručio. Upravo o tome je reč u nastavku. Kako izgleda digitalni alat za nabavku, pokazuje vodič o aplikaciji za poručivanje od dobavljača.
Interna komunikacija
Primopredaje, dogovori, kratke informacije između smena: mnogo toga ide dovikivanjem ili preko privatnih čet grupa i usput se izgubi. Digitalni alati to objedinjuju na jednom mestu, koje postoji i posle promene smene. U višejezičnim timovima to je dvostruko važno, jer jezička barijera inače dodatno guta informacije. Više o tome u vodiču o višejezičnim kuhinjskim timovima.
Knjigovodstvo i dokumenti
Otpremnice, fakture, fiskalni računi: digitalno evidentiranje dokumenata štedi skupljanje papira po kutijama na kraju meseca. Dokumenti se fotografišu ili preuzimaju direktno u digitalnom obliku i uredno stižu knjigovođi. U Srbiji fakture između firmi već idu preko sistema elektronskih faktura (SEF), pa je deo ovog posla ionako digitalan. To je manje vidljivo od lepe stranice za rezervacije, ali u pozadini štedi mnogo tihog rada.
Zašto projekti digitalizacije u ugostiteljstvu propadaju
Ne uspeva svaka digitalizacija. I gotovo nikada nije kriva tehnika, već pristup. Ova četiri obrasca viđaju se najčešće.
- Previše odjednom. Ko istovremeno menja kasu, rezervacije, raspored smena i nabavku, preoptereti i sebe i tim. Sve škripi u isto vreme, niko se ne snalazi, i na kraju se polovina vraća na papir. Jedna oblast za drugom je gotovo uvek bolji put.
- Alati koji traže održavanje koje niko ne radi. Sistem je dobar onoliko koliko su dobri podaci u njemu. Ako alat stalno mora da se puni i održava, a u gužvi niko nema vremena za to, podaci zastare i alat postane beskoristan. Opstaju alati koji se pune usput, kroz normalan tok posla.
- Tim nije uključen. Kada šef sam odluči i progura rešenje, nastaje otpor. Posebno su osetljive jezičke barijere: alat samo na jednom jeziku isključuje deo tima. Ko ne razume kako radi, ne koristi ga.
- Kupljeno mimo stvarnog rada. Rešenje koje oduševi na prezentaciji, ali ne odgovara stvarnom toku u kuhinji, posle dve nedelje ostaje nekorišćeno. Proverite svaki alat na svom konkretnom danu, a ne na demo verziji.
Preporuka: počnite od poručivanja robe
Ako želite prvo da digitalizujete jednu jedinu oblast, uzmite poručivanje robe. To je najbrža pobeda digitalizacije u ugostiteljstvu, iz četiri razloga:
- Bez novog uređaja. Radi na telefonima koje vaš tim ionako nosi u džepu. Bez kase, bez terminala, bez instalacije u objektu.
- Bez održavanja podataka. Lista se puni usput, dok tim javlja potrebe. Niko ne mora uveče da unosi brojke.
- Korist od prvog dana. Već prva zajednička lista štedi traženje papirića i prekucavanje. Efekat se oseća odmah, a ne tek posle nedelja podešavanja.
- Tim je uključen, a ne isključen. Svako javlja svoju potrebu na svom jeziku, glasom ili kucanjem. Jezička barijera, na kojoj drugi projekti propadaju, ovde je rešen problem.
Upravo za to je napravljen Pelican. Ceo kuhinjski tim zajednički beleži svakodnevne potrebe za robom, svako na svom jeziku. Aplikacija prepoznaje proizvod i sve objedinjuje na listi sortiranoj po kategorijama. Šef kuhinje je odobrava pre posete dobavljača, a istorija narudžbina pokazuje kada je šta poručeno i od koga. Pelican je namerno fokusiran na ovaj jedan proces. Ne zamenjuje kasu niti sistem za upravljanje zalihama, i upravo zato je početak tako bezbedan.
Dan 1: kreirajte objekat i pozovite tim. Kao šef kuhinje kreirate svoj objekat, na iPhone-u unapred preko sajta, na Android-u direktno u aplikaciji. Zatim pozivate članove tima, a oni registraciju završavaju preko pozivnog linka.
Dan 2 do 5: neka radi paralelno sa papirom. Tim javlja potrebe kao i obično, ali i u aplikaciji. Tako se svi navikavaju, a ništa ne može da pođe po zlu.
Od dana 6: izbacite papir. Kada lista radi pouzdano i svi je koriste, papirni put otpada. Besplatni probni period od 30 dana daje vam dovoljno prostora da to uradite na miru.
Počnite od oblasti koja vas nervira svakog dana.
Pelican digitalizuje poručivanje u vašoj kuhinji bez novog hardvera i bez održavanja. Radi na telefonima koje već imate. 30 dana besplatno.
Kreirajte objekat i probajte 30 dana besplatnoPodsticaji za digitalizaciju
Mnogi vlasnici se pitaju da li postoji novac od države. Kratak odgovor: ponekad da, ali se detalji stalno menjaju. U Srbiji se povremeno raspisuju programi podrške za digitalizaciju malih i mikro preduzeća, na nacionalnom nivou i kroz lokalne samouprave. Često pokrivaju deo troškova savetovanja, opreme ili softvera.
Konkretne nazive programa, iznose ili rokove ovde namerno ne navodimo, jer se prebrzo menjaju i razlikuju od programa do programa. Pogrešne brojke su poslednje što vam treba. Pouzdan put: raspitajte se o aktuelnom stanju u Razvojnoj agenciji Srbije, Privrednoj komori Srbije ili u kancelariji za lokalni ekonomski razvoj u svojoj opštini. Tamo znaju koji je program trenutno otvoren i da li vaš objekat ispunjava uslove.
Česta pitanja o digitalizaciji u ugostiteljstvu
Odakle početi sa digitalizacijom u ugostiteljstvu?
Najbolje tamo gde je svakodnevni problem najveći, a rizik najmanji. Za većinu kuhinja to je poručivanje robe ili raspored smena. Oboje radi na postojećim telefonima, ne zahteva skup hardver i od prvog dana donosi primetnu korist. Počnite sa jednom oblašću, ne sa svim odjednom.
Koliko košta digitalizacija restorana?
Raspon je od nekoliko evra do petocifrenih iznosa. Pojedinačan alat za jednu oblast često počinje od oko 20 € mesečno. Kompletan kasa sistem sa hardverom ili povezan sistem za upravljanje zalihama, nasuprot tome, može da košta nekoliko hiljada evra. Najisplativija strategija je da počnete malo i digitalizujete oblast po oblast, umesto da sve menjate odjednom.
Postoje li podsticaji za digitalizaciju u ugostiteljstvu?
U Srbiji se povremeno raspisuju programi podrške za digitalizaciju malih i mikro preduzeća, često za troškove savetovanja ili softvera. Uslovi, iznosi i rokovi se stalno menjaju. Najbolje je da se o aktuelnim programima raspitate u Razvojnoj agenciji Srbije, Privrednoj komori Srbije ili kancelariji za lokalni ekonomski razvoj u svojoj opštini.
Kako da uključim tim u digitalizaciju?
Alat mora da bude jednostavniji od onoga što zamenjuje, inače se tim vraća papiru. Vodite računa o jezicima u kuhinji, da niko ne ostane po strani. I ne prelazite na novi alat preko noći, već ga pustite da nekoliko dana radi paralelno sa starim načinom. Tako svako sam vidi da ide brže i niko se ne oseća pregaženim.
Koje oblasti u restoranu mogu da se digitalizuju?
Uobičajene oblasti su kasa, rezervacije i komunikacija sa gostima, planiranje osoblja sa rasporedom smena i evidencijom radnog vremena, nabavka i poručivanje, interna komunikacija u timu i knjigovodstvo sa digitalnim dokumentima. Ne morate sve da rešavate istovremeno. Smisleno je da prvo digitalizujete oblast koja u svakodnevnom radu stvara najviše grešaka i traženja.