Цифровизация ресторана: с чего начать и что это действительно даёт

Что цифровизация означает в повседневной работе ресторана

Цифровизация звучит как большой проект с консультантами и бюджетом, которого нет у семейного заведения. В работе кухни она гораздо приземлённее. Речь не о роботах у плиты и не об искусственном интеллекте в меню. Речь о том, чтобы заменить записки, крики через кухню и Excel именно там, где они каждый день порождают ошибки и поиски.

Заявка на двери холодильной камеры, которая падает и пропадает. Бронь, записанная в блокноте, которую при пересменке никто не может найти. График смен, который шеф по воскресеньям рассылает в мессенджере и трижды исправляет. Вот места, где цифровизация работает. Не как имиджевый проект, а как инструмент, который убирает конкретное ежедневное трение. Кто это понимает, подходит к теме спокойно: одна область за другой, и всегда сначала там, где болит сильнее всего.

Обзор областей

Ресторан состоит из нескольких процессов, которые можно переводить в цифру независимо друг от друга. Решаться на всё не нужно, и уж тем более одновременно. Вот обзор, чтобы вы понимали, с чего вообще можно начать.

Касса и расчёты

Касса в большинстве заведений давно цифровая, часто это самая продвинутая область. Современные кассовые системы учитывают выручку, делят счета и дают отчёты. К кассовой технике во многих странах предъявляются законодательные требования, например по фискализации и передаче данных, и они различаются от страны к стране и регулярно меняются. Уточняйте актуальные требования у бухгалтера или поставщика кассы, а не полагайтесь на общие утверждения.

Бронирование и гости

Сервисы бронирования принимают брони круглосуточно, даже когда никто не берёт трубку. Они показывают загрузку столов, снижают число двойных броней и автоматически напоминают гостям о визите, что уменьшает количество неявок. Сюда же относится общение с гостями: следить за отзывами, отвечать на запросы, вести своё присутствие в интернете и на картах. Для многих заведений это самый заметный рычаг снаружи.

Планирование персонала

Цифровой график смен заменяет таблицу Excel и сообщение в воскресенье вечером. Команда видит свои смены в телефоне, обмены сменами проходят упорядоченно, а учёт рабочего времени идёт сразу. В ресторанах с их сменным графиком и подработчиками это экономит массу уточнений и недоразумений.

Закупки и заказы

Здесь каждый день возникает потребность и каждый день теряется информация. Кто замечает, что чего-то не хватает, пишет записку, кричит через кухню или забывает. В цифровом виде это означает: команда вместе собирает потребности в одном списке, отсортированном по категориям товаров, с историей того, кто, что и когда заказал. Именно об этом пойдёт речь ниже. Как выглядит цифровой инструмент для закупок, показывает руководство Приложение для заказов у поставщиков.

Внутренняя коммуникация

Передача смены, договорённости, короткие сообщения между сменами: многое из этого идёт на словах или через личные чаты и при этом теряется. Цифровые инструменты собирают это в одном месте, которое никуда не девается при пересменке. В многоязычных бригадах это вдвойне важно, потому что языковой барьер дополнительно «съедает» информацию. Подробнее — в руководстве о многоязычной команде кухни.

Бухгалтерия и документы

Накладные, счета, кассовые чеки: электронный документооборот избавляет от коробки с бумажками и от разбора в конце месяца. Документы фотографируются или поступают сразу в электронном виде и в упорядоченном виде попадают к бухгалтеру. Это менее заметно, чем красивая страница бронирования, но в фоне экономит массу незаметной работы.

Почему проекты цифровизации в ресторанах проваливаются

Не каждая цифровизация удаётся. И почти всегда дело не в технике, а в подходе. Чаще всего встречаются эти четыре сценария.

• Слишком много сразу. Кто одновременно меняет кассу, бронирование, график смен и закупки, перегружает себя и команду. Всё буксует одновременно, никто не ориентируется, и в итоге половина возвращается к бумажкам. Одна область за другой — почти всегда лучший путь.
• Инструменты, которые требуют ухода, на который ни у кого нет времени. Система хороша ровно настолько, насколько хороши данные в ней. Если инструмент нужно постоянно заполнять и поддерживать, а в стрессе сервиса на это ни у кого нет времени, данные устаревают и инструмент становится бесполезным. Выживают инструменты, которые наполняются сами в ходе обычной работы.
• Команду не вовлекают. Если шеф решает один и продавливает решение, возникает сопротивление. Особенно тонкое место — языковые барьеры: инструмент только на одном языке исключает часть бригады. Кто не понимает, как он работает, им не пользуется.
• Куплено мимо реальной работы. Решение, которое убеждает на презентации, но не подходит к реальному процессу на кухне, через две недели забрасывают. Проверяйте каждый инструмент на своём обычном рабочем дне, а не на демо.

Рекомендация: начать с процесса заказа

Если вы хотите сначала перевести в цифру одну-единственную область, возьмите заказ продуктов. Это быстрая победа цифровизации ресторана, и на то есть четыре причины:

• Никаких новых устройств. Всё работает на смартфонах, которые у команды и так в кармане. Ни кассы, ни терминала, ни установки в заведении.
• Никакой работы по ведению данных. Список наполняется попутно, пока команда сообщает о потребностях. Никому не нужно вечером дописывать цифры.
• Польза с первого дня. Уже первый общий список избавляет от поиска записок и перепечатки. Эффект ощутим сразу, а не после недель настройки.
• Команду вовлекают, а не исключают. Каждый сообщает о потребностях на своём языке, голосом или текстом. Языковой барьер, о который спотыкаются другие проекты, здесь — решённая задача.

Именно для этого создан Pelican. Вся кухонная команда вместе фиксирует ежедневную потребность в продуктах, каждый на своём языке. Приложение распознаёт продукт и сводит всё в один список, отсортированный по категориям товаров. Шеф-повар утверждает его перед визитом поставщика, а история заказов показывает, что, когда и у кого было заказано. Pelican сознательно сосредоточен на этом одном процессе. Он не заменяет ни кассу, ни систему товарного учёта, и именно поэтому начать с него так безопасно.

Господдержка цифровизации

Многие заведения задаются вопросом, можно ли получить деньги от государства. Короткий ответ: часто да, но детали постоянно меняются. Во многих странах и регионах действуют программы поддержки малого и микробизнеса, в том числе на цифровизацию. Нередко они покрывают часть расходов на консультации или программное обеспечение, иногда в заметном объёме.

Конкретные названия программ, размеры субсидий и сроки мы здесь сознательно не приводим: они слишком быстро меняются и сильно различаются в зависимости от страны и региона. Неверные цифры — последнее, что вам поможет. Надёжный путь: спросите об актуальной ситуации в региональном центре поддержки предпринимательства, торгово-промышленной палате, отраслевой ассоциации или у своего бухгалтера. Там знают, какая программа сейчас открыта и подходит ли под её условия ваше заведение.

Частые вопросы о цифровизации ресторана