PelicanŠto digitalizacija konkretno znači u ugostiteljskoj svakodnevici
Digitalizacija zvuči kao veliki projekt, savjetnici i budžet koji nijedan obiteljski objekt nema. U kuhinjskoj svakodnevici puno je prizemnija. Ne radi se o robotima za štednjakom ni o umjetnoj inteligenciji na jelovniku. Radi se o tome da papiriće, dovikivanje i Excel zamijeniš upravo ondje gdje svaki dan stvaraju greške i traženje.
Papirić s narudžbom na vratima hladnjače koji otpadne i nestane. Rezervacija zapisana u bilježnici koju pri promjeni smjene nitko ne nađe. Raspored koji šef nedjeljom šalje WhatsAppom i triput ispravlja. To su mjesta na kojima digitalizacija djeluje. Ne kao prestižni projekt, nego kao alat koji uklanja jedno konkretno svakodnevno trenje. Tko to shvati, temi pristupa opušteno: jedno područje za drugim, uvijek najprije ondje gdje najviše boli.
Područja na jednom mjestu
Restoran se sastoji od više procesa koji se mogu digitalizirati neovisno jedan o drugome. Ne moraš se odlučiti za sve, a pogotovo ne istodobno. Evo pregleda, da znaš gdje uopće možeš krenuti.
Blagajna i naplata
Blagajna je u većini objekata odavno digitalna, često je to najnaprednije područje. Moderni blagajnički sustavi bilježe promet, dijele račune i daju izvještaje. U Hrvatskoj su blagajne u ugostiteljstvu dio fiskalizacije, a zakonski zahtjevi s vremenom se mijenjaju, primjerice kod e-računa. Trenutno stanje provjeri sa svojim knjigovođom ili dobavljačem blagajne, umjesto da se oslanjaš na paušalne tvrdnje.
Rezervacije i gosti
Alati za rezervacije primaju upite danonoćno, i kad nitko ne javlja na telefon. Pokazuju zauzetost stolova, smanjuju dvostruke rezervacije i automatski podsjećaju goste na termin, što smanjuje broj gostiju koji se ne pojave. Tu spada i komunikacija s gostima: pratiti recenzije, odgovarati na upite, održavati vlastitu prisutnost na internetu. Za mnoge objekte, posebno u turističkim mjestima, to je najvidljivija poluga prema van.
Planiranje osoblja
Digitalni rasporedi zamjenjuju Excel tablicu i poruku u nedjelju navečer. Tim vidi svoje smjene na mobitelu, zamjene teku uredno, a evidencija radnog vremena vodi se usput. Upravo u ugostiteljstvu, s promjenjivim smjenama i sezonskim radnicima, to štedi puno pitanja i nesporazuma.
Nabava i naručivanje
Ovdje svaki dan nastaju potrebe i svaki dan se gube informacije. Tko primijeti da nešto nedostaje, napiše to na papirić, dovikne ili zaboravi. Digitalizirano to znači: tim zajedno skuplja potrebe na jednoj listi, sortiranoj po kategorijama, s poviješću tko je kada što naručio. Upravo o tome više u nastavku. Kako izgleda digitalni alat za nabavu, pokazuje vodič o aplikacijama za narudžbe od dobavljača.
Interna komunikacija
Primopredaje, dogovori, kratke informacije između smjena: mnogo toga ide dovikivanjem ili privatnim chat grupama i pritom se gubi. Digitalni alati to skupljaju na jednom mjestu koje postoji i pri promjeni smjene. U višejezičnim brigadama, a s brojnim sezonskim radnicima iz inozemstva to je danas čest slučaj, to je dvostruko važno jer jezična barijera inače dodatno guta informacije. Više o tome u vodiču o višejezičnim kuhinjskim timovima.
Knjigovodstvo i dokumenti
Otpremnice, računi, blagajnički izvještaji: digitalno prikupljanje dokumenata štedi skupljanje u kutiji za cipele i papirologiju na kraju mjeseca. Dokumenti se fotografiraju ili izravno preuzimaju digitalno i uredno stižu knjigovođi. To je manje vidljivo od lijepe stranice za rezervacije, ali u pozadini štedi mnogo tihog posla.
Zašto projekti digitalizacije u ugostiteljstvu propadaju
Ne uspije svaka digitalizacija. I gotovo nikad nije kriva tehnika, nego pristup. Ova četiri obrasca viđaju se najčešće.
- Previše odjednom. Tko istodobno mijenja blagajnu, rezervacije, raspored i nabavu, preoptereti sebe i tim. Sve zapinje u isto vrijeme, nitko se ne snalazi, a na kraju se pola toga vrati na papir. Jedno područje za drugim gotovo je uvijek bolji put.
- Alati koji traže održavanje koje nitko ne radi. Sustav vrijedi koliko i podaci u njemu. Ako alat stalno treba hraniti i održavati, a u stresu servisa nitko za to nema vremena, podaci zastarijevaju i alat postaje beskoristan. Opstaju alati koji se pune usput, tijekom normalnog rada.
- Tim nije uključen. Kad šef odluči sam i progura rješenje, nastaje otpor. Posebno su osjetljive jezične barijere: alat samo na jednom jeziku isključuje dio brigade. Tko ne razumije kako radi, neće ga koristiti.
- Kupljeno mimo stvarnosti. Rješenje koje oduševi na prezentaciji, ali ne odgovara stvarnom tijeku rada u kuhinji, nakon dva tjedna ostaje po strani. Provjeri svaki alat na svom konkretnom danu, a ne na demonstraciji.
Preporuka: počni s procesom naručivanja
Ako želiš prvo digitalizirati samo jedno područje, uzmi proces naručivanja. On je brza pobjeda digitalizacije u ugostiteljstvu, iz četiri razloga:
- Nema novog uređaja. Radi na pametnim telefonima koje tvoj tim ionako nosi u džepu. Nema blagajne, nema terminala, nema instalacije u objektu.
- Nema održavanja podataka. Lista se puni usput, dok tim javlja potrebe. Nitko navečer ne mora naknadno upisivati brojke.
- Korist od prvog dana. Već prva zajednička lista štedi traženje papirića i pretipkavanje. Učinak se osjeti odmah, a ne tek nakon tjedana postavljanja.
- Tim je uključen, a ne isključen. Svatko javlja potrebe na svom jeziku, glasom ili tipkanjem. Jezična barijera na kojoj drugi projekti padaju ovdje je riješen problem.
Upravo za to napravljen je Pelican. Cijeli kuhinjski tim zajedno bilježi svakodnevne potrebe za robom, svatko na svom jeziku. Aplikacija prepoznaje proizvod i sve spaja na jednu listu sortiranu po kategorijama. Šef kuhinje je odobrava prije dolaska dobavljača, a povijest narudžbi pokazuje kada je što naručeno i od koga. Pelican je namjerno usmjeren na taj jedan proces. Ne zamjenjuje blagajnu ni sustav za robno poslovanje, i upravo zato je ulazak tako malo rizičan.
1. dan: kreiraj objekt i pozovi tim. Kao šef kuhinje kreiraš svoj objekt, na iPhoneu unaprijed preko web stranice, na Androidu izravno u aplikaciji. Zatim pozoveš članove, a oni registraciju završe preko linka iz pozivnice.
2. do 5. dan: neka radi paralelno s papirom. Tim javlja potrebe kao i inače, ali dodatno i u aplikaciji. Tako se svi naviknu, a da se ništa ne može pokvariti.
Od 6. dana: makni papiriće. Kad lista radi pouzdano i svi je koriste, papirnati put otpada. Besplatno probno razdoblje od 30 dana daje ti dovoljno rezerve da to napraviš na miru.
Počni s područjem koje te živcira svaki dan.
Pelican digitalizira proces naručivanja tvoje kuhinje bez novog hardvera i bez održavanja. Radi na mobitelima koje već imate. 30 dana besplatno.
Kreiraj objekt i isprobaj 30 dana besplatnoPoticaji za digitalizaciju
Mnogi se ugostitelji pitaju postoji li novac od države. Kratak odgovor: često da, ali detalji se stalno mijenjaju. U Hrvatskoj se digitalizacija mikro, malih i srednjih poduzeća povremeno potiče kroz nacionalne programe i sredstva iz EU fondova. Najčešće se sufinancira dio troškova savjetovanja, opreme ili softvera.
Konkretne nazive programa, postotke sufinanciranja ili rokove ovdje namjerno ne navodimo, jer se prebrzo mijenjaju i ovise o natječaju. Pogrešne brojke bile bi ti najmanje od pomoći. Pouzdan put: raspitaj se o trenutnom stanju kod Hrvatske gospodarske komore ili Hrvatske obrtničke komore, kod HAMAG-BICRO-a ili u regionalnoj razvojnoj agenciji svoje županije. Ondje znaju koji je natječaj trenutno otvoren i ispunjava li tvoj objekt uvjete.
Česta pitanja o digitalizaciji u ugostiteljstvu
Odakle početi s digitalizacijom u ugostiteljstvu?
Najbolje ondje gdje je svakodnevna muka najveća, a rizik najmanji. Za većinu kuhinja to je proces naručivanja ili raspored rada. Oba rade na postojećim mobitelima, ne traže skupi hardver i od prvog dana donose osjetnu korist. Počni s jednim područjem, a ne sa svima odjednom.
Koliko košta digitalizacija restorana?
Od nekoliko eura do peteroznamenkastih iznosa. Pojedinačni alat za jedno područje često kreće od oko 20 € mjesečno. Cjeloviti blagajnički sustav s hardverom ili povezani sustav za robno poslovanje može, nasuprot tome, stajati nekoliko tisuća eura. Najjeftinija strategija je krenuti malo i digitalizirati područje po područje, umjesto da se sve mijenja odjednom.
Postoje li poticaji za digitalizaciju u ugostiteljstvu?
Često da. U Hrvatskoj se digitalizacija malih poduzeća povremeno potiče kroz nacionalne programe i EU fondove, često za troškove savjetovanja ili softvera. Uvjeti, iznosi i rokovi stalno se mijenjaju. Najbolje se raspitaj o trenutnom stanju kod Hrvatske gospodarske komore, Hrvatske obrtničke komore, HAMAG-BICRO-a ili regionalne razvojne agencije.
Kako uključiti tim u digitalizaciju?
Alat mora biti jednostavniji od onoga što zamjenjuje, inače se tim vraća papiru. Uzmi u obzir jezike u kuhinji, da nitko ne ostane po strani. I ne prebacuj se preko noći, nego pusti novi alat nekoliko dana paralelno sa starim načinom. Tako svatko sam vidi da je brže i nitko se ne osjeća pregaženim.
Koja se područja u restoranu mogu digitalizirati?
Uobičajena su područja blagajna, rezervacije i komunikacija s gostima, planiranje osoblja s rasporedom i evidencijom radnog vremena, nabava i naručivanje, interna komunikacija tima te knjigovodstvo s digitalnim dokumentima. Ne moraš sve odjednom. Smisleno je prvo digitalizirati područje koje u svakodnevici uzrokuje najviše grešaka i traženja.