Товарный учёт в ресторане: что действительно нужно небольшим заведениям

Что означает товарный учёт в ресторане

Товарный учёт звучит как программа. Но сначала это цепочка, которая есть в любом заведении, с системой или без. В ней шесть звеньев:

Оранжевым отмечено то, что покрывает Pelican. При приёмке позиции отмечаются, но остатки не проводятся. Для анализа история заказов даёт количества и расходы, но не калькуляцию технологических карт. Классическая система товарного учёта покрывает все шесть звеньев, если её вести.

Система товарного учёта — это попытка отразить всю эту цепочку в одной программе и в любой момент иметь ответы. Решающий вопрос для вашего заведения не в том, существует ли цепочка. Она существует. Вопрос в том, какую её часть вы хотите вести в цифре и какую цену платите за это рабочим временем.

Что умеет классическая система товарного учёта

Полноценная программа товарного учёта для ресторана умеет многое, и вполне заслуженно:

• Учёт остатков в реальном времени. Система теоретически в любой момент знает, сколько говяжьей вырезки в заведении, потому что каждое поступление и каждое списание проводится.
• Технологические карты и калькуляция. Каждое блюдо привязано к ингредиентам с количествами и ценами. Если дорожает сливочное масло, вы сразу видите, какие блюда стали дороже и где проседает маржинальность.
• Интеграции с кассой и поставщиками. Продажа блюда на кассе списывает ингредиенты с остатков. Заказы уходят дистрибьютору в электронном виде, прайс-листы приходят обратно автоматически.
• Автоматические предложения заказа. Из минимального остатка, расхода за прошлые недели и сроков поставки система рассчитывает, что нужно дозаказать.
• Поддержка инвентаризации. Инвентаризационные ведомости, сравнение «план — факт» и расчёт потерь выходят из системы.

Это не маркетинг, это работает. Если данные верны.

Подвох: ведение данных

Система товарного учёта хороша ровно настолько, насколько хороши её данные. И каждая из этих функций предполагает, что кто-то систему наполняет:

• Каждое поступление нужно провести, в том числе два ящика салата, которые представитель привёз днём.
• Каждую технологическую карту нужно завести и поддерживать, даже если су-шеф сегодня спонтанно работает с лисичками вместо шампиньонов.
• Каждое списание нужно зафиксировать, в том числе сливки, которые стажёр в семь вечера в суматохе берёт из холодильной камеры.
• Каждое изменение цены нужно внести, иначе система калькулирует по цифрам позапрошлой осени.

На кухне из пяти человек при полном зале именно этого и не происходит. Не из лени, а потому что между обеденным и вечерним сервисом ни у кого нет времени заполнять формы. Результат знаком почти каждому, кто пробовал: дорогая система, остатки, отстающие на недели, и команда, которая больше не доверяет цифрам. В итоге кто-то снова пересчитывает холодильную камеру вручную, а программа — это лицензия, за которую продолжает списываться подписка.

Прагматичный старт: сначала навести порядок в процессе заказа

Всем остальным стоит честно посмотреть, где в повседневной работе на самом деле болит. А болит почти никогда не в складских остатках. Болит при заказе:

• Товар забыли, потому что его никто не записал. В пятницу вечером нет сливок.
• Двойные заказы, потому что два человека независимо друг от друга заявили одно и то же.
• Записки на трёх разных дверях, неразборчивые, без количества.
• Шеф-повар вечером всё перепечатывает заново.
• После заказа списка уже нет. Что, когда, у кого и по какой цене заказывали, потом никто не знает.

По грубой оценке здесь сосредоточено добрых 80 процентов ежедневных неприятностей, и ни для одного из этих пунктов не нужен учёт остатков. Нужен только общий список, в который могут писать все, и память.

Именно эту часть переводит в цифру Pelican, причём никому не приходится дополнительно вести данные. Кухонная команда фиксирует потребность в тот момент, когда заметила нехватку, голосом со своего смартфона. Каждый на своём языке: помидоры, pomodoro и tomatoes попадают в список одной позицией. Список сам сортируется по категориям, шеф-повар проверяет и утверждает его перед визитом представителя. История заказов создаётся попутно и показывает владельцу, что, когда и у кого было заказано.

Отличие от полноценной системы заключено в слове «попутно». Никто ничего не проводит, никто не ведёт справочники. Данные возникают как побочный продукт работы, которую команда и так делает. Именно поэтому через три месяца они всё ещё на месте, тогда как остатки в заброшенной системе учёта давно превратились в фикцию.

Сравнение: полноценная система или лёгкое приложение для заказов

Таблица не показывает победителя, а показывает два разных инструмента. Полноценная система отвечает на вопрос «Что у меня есть и во что мне обходится блюдо?». Приложение для заказов отвечает на вопрос «Что нужно моей кухне и что я заказал?». Второй вопрос возникает ежедневно, первый во многих заведениях, если честно, раз в месяц, при расчёте фудкоста.

Помощь в решении: четыре вопроса

Прежде чем запрашивать предложения на программу товарного учёта, честно ответьте на эти четыре вопроса:

• Нужны ли вам остатки на текущий день? Не «было бы неплохо», а: принимаете ли вы решения, которые без актуальных остатков пойдут не так?
• Вы систематически калькулируете технологические карты? То есть действительно каждое блюдо с заведёнными ингредиентами, а не грубая прикидка раз в год?
• Есть ли у вас человек, который ежедневно ведёт данные? Со временем на это в графике смен, а не «шеф вечером сделает».
• Где вы на самом деле теряете деньги в повседневной работе? На неверных остатках или на забытом и дважды заказанном товаре?

Если на первые три вопроса вы дважды ответили «нет», не покупайте полноценную систему. Её не будут вести, и она не даст вам цифр, которым можно доверять. Начните с процесса заказа. Он сразу приносит спокойствие, стоит малую долю и попутно создаёт историю, с которой можно контролировать фудкост. Если через два года вы вырастете и вам понадобится система товарного учёта, вы сделаете этот шаг с командой, которая давно привыкла заказывать в цифре.

Частые вопросы о товарном учёте в ресторане

Часть большого руководства: Закупки в ресторане. Там вы найдёте обзор всех шести этапов процесса заказа.