Robno poslovanje u ugostiteljstvu: šta malim objektima zaista treba

Šta znači robno poslovanje u ugostiteljstvu

Robno poslovanje zvuči kao softver. Misli se, međutim, prije svega na lanac koji postoji u svakom objektu, sa sistemom ili bez njega. Ima šest karika:

Narandžasto je označeno ono što pokriva Pelican. Pri prijemu robe se označava, ali se ne knjiže zalihe. Pri analizi historija narudžbi daje količine i izdatke, ali ne i kalkulaciju receptura. Klasičan sistem za robno poslovanje pokriva svih šest karika, ako se održava.

Sistem za robno poslovanje pokušaj je da se cijeli taj lanac prati u jednom softveru i da u svakom trenutku može dati informaciju. Presudno pitanje za vaš objekat nije postoji li lanac. Postoji. Pitanje je koji dio želite pratiti digitalno i koju cijenu za to plaćate u radnom vremenu.

Šta nudi klasičan sistem za robno poslovanje

Potpun program za robno poslovanje u ugostiteljstvu može mnogo, i to s razlogom:

• Vođenje zaliha u realnom vremenu. Sistem teoretski u svakom trenutku zna koliko je bifteka u objektu, jer se knjiži svaki ulaz i svaki izlaz robe.
• Upravljanje recepturama i kalkulacija. Svako jelo vezano je za unesene sastojke s količinama i cijenama. Kad poskupi maslac, odmah vidite koja jela postaju skuplja i gdje vam nestaje marža.
• Veze s kasom i dobavljačima. Prodaja jela na kasi skida sastojke sa zaliha. Narudžbe idu elektronski veletrgovcu, a cjenovnici se automatski vraćaju.
• Automatski prijedlozi narudžbi. Iz minimalne zalihe, potrošnje prethodnih sedmica i roka isporuke sistem izračunava šta treba naručiti.
• Podrška pri popisu. Liste za brojanje, poređenje knjigovodstvenog i stvarnog stanja i izračun kala dolaze iz sistema.

To nije marketing, to funkcioniše. Ako su podaci tačni.

Kvaka: održavanje

Sistem za robno poslovanje dobar je onoliko koliko su dobri njegovi podaci. A svaka od ovih funkcija pretpostavlja da ga neko hrani:

• Svaki prijem robe mora se knjižiti, i dvije gajbe salate koje predstavnik donese u podne.
• Svaka receptura mora se unijeti i održavati, i kad sous chef danas spontano radi s lisičarkama umjesto šampinjona.
• Svaki izlaz mora se zabilježiti, i vrhnje koje učenik na praksi u 19 sati u gužvi iznese iz hladnjače.
• Svaka promjena cijene mora se unijeti, inače sistem kalkuliše s brojkama od pretprošle jeseni.

U kuhinji s pet ljudi i punim restoranom upravo se to ne dešava. Ne iz lijenosti, nego zato što između ručka i večere niko nema vremena popunjavati obrazac. Rezultat zna gotovo svako ko je pokušao: skup sistem, zalihe koje kasne sedmicama i tim koji više ne vjeruje brojkama. Na kraju opet neko ručno broji u hladnjači, a softver je licenca koja se i dalje plaća kao pretplata.

Pragmatičan početak: prvo staviti pod kontrolu proces naručivanja

Za sve ostale isplati se iskren pogled na to gdje u svakodnevnom radu zaista boli. A to gotovo nikad nije stanje zaliha. Boli kod naručivanja:

• Roba je zaboravljena jer je niko nije zapisao. U petak navečer nema vrhnja.
• Duple narudžbe, jer su dvije osobe nezavisno prijavile isto.
• Papirići na troja različita vrata, nečitljivi, bez količine.
• Šef kuhinje navečer sve još jednom prekucava.
• Poslije narudžbe lista nestane. Šta je, kada, kod koga i po kojoj cijeni naručeno, poslije niko ne zna.

Grubo procijenjeno, ovdje je dobrih 80 posto svakodnevne nervoze, a nijedna od ovih tačaka ne traži vođenje zaliha. Treba im samo zajednička lista u koju svi mogu pisati, i pamćenje.

Upravo taj dio digitalizuje Pelican, a da niko ne mora ništa dodatno održavati. Kuhinjski tim bilježi potrebu u trenutku kad primijeti prazninu, glasom sa svog telefona. Svako na svom jeziku: paradajz, pomodoro i tomatoes završe kao jedan unos. Lista se sama sortira po kategorijama, šef kuhinje je provjerava i odobrava prije posjete predstavnika. Historija narudžbi nastaje usput i vlasniku pokazuje šta je, kada i kod koga naručeno.

Razlika u odnosu na puni sistem krije se u riječi „usput“. Niko ništa ne knjiži, niko ne održava matične podatke. Podaci nastaju kao nusproizvod posla koji tim ionako radi. Upravo zato su tu i nakon tri mjeseca, dok su zalihe u neodržavanom sistemu odavno fikcija.

Poređenje: puni sistem ili jednostavna aplikacija za naručivanje

Tabela ne pokazuje pobjednika, nego dva različita alata. Puni sistem odgovara na pitanje „Šta imam u objektu i koliko me košta jelo?“. Aplikacija za naručivanje odgovara na pitanje „Šta treba mojoj kuhinji i šta sam naručio?“. Drugo pitanje postavlja se svaki dan, prvo u mnogim objektima, iskreno, jednom mjesečno pri izračunu troškova namirnica.

Pomoć pri odluci u četiri pitanja

Prije nego što zatražite ponude za program za robno poslovanje, iskreno odgovorite na ova četiri pitanja:

• Trebaju li vam dnevno ažurne zalihe? Ne: bilo bi lijepo. Nego: donosite li odluke koje bez stanja uživo krenu po zlu?
• Kalkulišete li recepture sistematski? Dakle zaista svako jelo s unesenim sastojcima, a ne jednom godišnje okvirno?
• Imate li osobu koja svaki dan održava podatke? S vremenom za to u rasporedu, a ne „šef će to navečer“.
• Gdje u svakodnevnom radu zaista gubite novac? Kod netačnih zaliha ili kod zaboravljene i duplo naručene robe?

Ako na prva tri pitanja dvaput kažete ne, nemojte kupovati puni sistem. Neće se održavati i neće vam dati brojke kojima vjerujete. Počnite od procesa naručivanja. On odmah donosi mir, košta djelić i usput stvara historiju s kojom možete kontrolisati troškove namirnica. Ako za dvije godine porastete i zatreba vam sistem za robno poslovanje, taj korak napravite s timom koji je na digitalno naručivanje odavno navikao.

Česta pitanja o robnom poslovanju u ugostiteljstvu

Dio velikog vodiča: Nabavka u ugostiteljstvu. Tamo ćete naći pregled svih šest koraka procesa naručivanja.