Nabavka u ugostiteljstvu: kompletan vodič za profesionalne kuhinje

Ovaj vodič vas jednom provodi kroz cijelu nabavku u ugostiteljstvu, od prve prijave potrebe do kontrole troškova na kraju mjeseca. Za svaki od šest koraka ovdje dobijate pregled i ono najvažnije. Za detalje svaki put upućujemo na odgovarajući vodič koji ide dublje. Tako brzo nađete mjesto na kojem kod vas trenutno zapinje.

1. Korak 1: bilježenje potreba. Ko primijeti šta fali i kako to stiže na jedno mjesto.
2. Korak 2: objedinjavanje i odobravanje narudžbe. Stalni dani narudžbe, provjerene količine, jedno odobrenje.
3. Korak 3: izbor dobavljača i naručivanje. Prava kombinacija i pripremljena posjeta predstavnika.
4. Korak 4: kontrola prijema robe. Otpremnica naspram narudžbe, količina, kvalitet, temperatura.
5. Korak 5: skladištenje i zalihe pod kontrolom. Red u skladištu, FIFO, popis.
6. Korak 6: kontrola troškova. Troškovi namirnica, historija narudžbi, pregled cijena.

Korak 1: bilježenje potreba

Sve počinje tako što neko primijeti: maslac neće izdržati do petka. Upravo tu se odlučuje hoće li nabavka teći uredno ili skliznuti u haos. Potreba nastaje raspoređeno tokom dana i u cijeloj ekipi. Sous chef vidi meso, poslastičar vrhnje, pomoćni radnik pozadi povrće. Ako sve to završi na različitim papirićima, u privatnim WhatsApp porukama ili samo dobačeno usput, polovina se pouzdano izgubi.

Rješenje je zajednička lista u koju svako upisuje čim nešto primijeti i koja je sortirana po kategorijama. Konkretan primjer: umjesto tri papirića na troja vrata frižidera, tim ima jedno mjesto na kojem se potrebe skupljaju i pri naručivanju niko ne mora nagađati. Kako izgleda dobra lista, pokazuje vodič o listi za naručivanje robe u restoranu. Gotov šablon liste za naručivanje za preuzimanje dostupan je besplatno u Excelu i PDF-u. A ako je vaša ekipa višejezična, pomaže vodič o višejezičnom kuhinjskom timu, da nijedna potreba ne zapne na jezičkoj barijeri.

Korak 2: objedinjavanje i odobravanje narudžbe

Od skupljenih potreba još ne nastaje dobra narudžba. Između stoji korak koji se najčešće preskače: objediniti i odobriti. Objediniti znači imati stalne dane narudžbe po dobavljaču, umjesto da tri puta sedmično šaljete male dopunske narudžbe. To smanjuje troškove dostave, pomaže da dostignete minimalnu vrijednost narudžbe i čini tok predvidivim.

Odobriti znači da jedna osoba, po pravilu šef kuhinje, prije slanja pogleda listu. Jesu li količine realne? Je li nešto prijavljeno dvaput? Odgovara li narudžba očekivanoj popunjenosti za vikend? Ovaj trenutak kontrole po principu četiri oka traje dvije minute i sprječava skupe greške: slučajno deset puta veću količinu, zaboravljenu stavku, narudžbu za dan kad je kuhinja zatvorena. Kompletan operativni tok od liste do poslane narudžbe opisuje vodič o naručivanju robe u ugostiteljstvu.

Korak 3: izbor dobavljača i naručivanje

Sada narudžba ide van, a pitanje je: kome. Većini objekata najbolje odgovara kombinacija. Veleprodaja s dostavom i punim asortimanom pokriva osnovu, specijalisti kao mesnica, ribarnica ili lokalni proizvođač povrća donose kvalitet po kojem je vaša kuhinja prepoznatljiva, a cash and carry u blizini hvata hitne slučajeve. Prava kombinacija zavisi od menija, veličine i ambicije, a ne od fiksnog broja.

Prije posjete predstavnika priprema odlučuje o cijeni. Ko na sastanak dođe s gotovom listom sortiranom po kategorijama i jasnim količinama, ne kupuje na prepad, nego pregovara iz bolje pozicije. Kako pronaći dobre dobavljače, porediti ih i u svakodnevnom radu voditi više njih, piše u vodiču o dobavljačima za ugostiteljstvo. Kako sama posjeta predstavnika prolazi bez haosa, pokazuje vodič narudžbe kod dobavljača.

Korak 4: kontrola prijema robe

Isporuka stiže, često usred prijepodnevne gužve, i baš tada se kontrola rado preskoči. To je skupo. Pri prijemu robe otpremnicu treba provjeriti u odnosu na narudžbu: slaže li se količina, fali li nešto, je li zaračunato nešto što uopšte nije isporučeno? Uz to idu kvalitet i, kod rashlađene robe, temperatura. Šta ne odgovara, reklamira se odmah, direktno kod vozača ili neposredno poslije, a ne tek nekoliko dana kasnije.

Ova kontrola radi samo ako je jasno šta je uopšte naručeno. Bez zabilježene narudžbe nakon dva dana niko više ne zna jesu li tri gajbe koje fale ikad naručene ili je dobavljač zaračunao previše. Uredna historija narudžbi zato je osnova svake kontrole prijema. Ona prepirku na telefonu pretvara u pogled na činjenice.

Korak 5: skladištenje i zalihe pod kontrolom

Kad je roba provjerena, treba je pravilno spremiti, i to tako da se može pronaći i potrošiti prije nego što se pokvari. Stalna mjesta u skladištu, princip FIFO, dakle najstarije naprijed, i minimalne zalihe umjesto stalnog brojanja drže skladište pod kontrolom bez velikog truda. Dobro organizovano skladište ujedno je osnova za sljedeći obilazak potreba: ko prođe pored police, odmah vidi šta treba naručiti.

Detalji su u vodiču o upravljanju skladištem u restoranu. Kako uredno uraditi popis i koja lista ubrzava brojanje, pokazuje vodič o popisu robe u ugostiteljstvu. Oba koraka su povezana: red u skladištu ubrzava popis, a popis otkriva gdje u skladištu nešto ne štima.

Korak 6: kontrola troškova

Na kraju kruga stoji pitanje isplati li se sve to. Ključni pokazatelj za to su troškovi namirnica, odnosno udio troškova robe u prometu. Pokazuju da li vaša kalkulacija drži ili troškovi bježe. Kako ih izračunati, s formulom i direktnim online kalkulatorom, piše u vodiču kalkulator troškova namirnica.

Troškovi namirnica vam, međutim, kažu samo da nešto ne štima, a ne gdje. Za to vam treba historija narudžbi: šta je, kada, kod koga i po kojoj cijeni naručeno? Tako prepoznajete poskupljenja koja se inače neprimjetno uvuku i imate brojke za godišnji razgovor o uslovima crno na bijelo. Upravo za vlasnika objekta ovaj pregled cijena najjednostavniji je način da drži troškove pod kontrolom, a da sam ne pravi svaku narudžbu. Kako to ide bez sistema za robno poslovanje, pokazuje vodič kontrola troškova namirnica.

Najčešće greške u nabavci za ugostiteljstvo

Ko poznaje šest koraka, lakše prepoznaje i tipične greške. Viđaju se u gotovo svakoj kuhinji koja nabavku nema pod kontrolom:

• Nema stalnog procesa. Naručuje se kad se neko sjeti, jednom ovako, jednom onako. Bez stalnog toka nastaju praznine i duple narudžbe.
• Sve zavisi od jedne osobe. Ako šef kuhinje izostane, niko ne zna šta se, kada i gdje naručuje. Znanje u glavi jedne osobe je rizik.
• Nema historije. Bez historije narudžbi svaka narudžba je novi početak iz sjećanja. Poređenje cijena i reklamacije postaju nagađanje.
• Naručuje se ono što se oduvijek naručivalo. Količine iz navike umjesto iz stvarnih potreba vode do punih hladnjača i kvarenja.
• Nema kontrole prijema robe. Šta se ne provjeri, to se plati, čak i ako fali ili je pogrešno zaračunato.
• Cijene se nikad ne porede. Ko godinama ne provjerava uslove, polako plaća sve više, a da to ne primijeti.

Digitalizacija nabavke: počnite malo

Cijeli krug zavisi od urednog početka: potreba koje se pouzdano skupljaju na jednom mjestu. Upravo je to brza pobjeda kad želite digitalizovati nabavku. Procesu naručivanja ne treba novi hardver ni održavanje, a efekat je odmah vidljiv. Zašto je baš tu najbolje početi s digitalizacijom ugostiteljstva, piše u posebnom vodiču.

Za to je napravljen Pelican. Vaš tim zajedno bilježi svakodnevne potrebe, glasom ili kucanjem, svako na svom jeziku. Aplikacija automatski sortira po kategorijama, šef kuhinje odobrava, a historija narudžbi bilježi svaku nabavku. Tako je pokriveno više koraka ovog vodiča odjednom: bilježenje, odobravanje i osnova za kontrolu prijema robe i pregled troškova. Koje vrste alata za naručivanje postoje i na šta paziti pri izboru, pokazuje vodič o aplikaciji za naručivanje od dobavljača.

Česta pitanja o nabavci u ugostiteljstvu