Narudžbe kod dobavljača: posjeta predstavnika bez haosa

Zašto je lični predstavnik zlata vrijedan

Mnogi digitalni alati žele ukinuti predstavnika dobavljača i sve pretvoriti u online narudžbe. To ne razumije kako ugostiteljstvo funkcioniše: predstavnik poznaje vaš objekat, kaže vam šta je ove sedmice dobrog kvaliteta, prenosi akcijske cijene, a o cijenama se lično bolje pregovara nego preko obrasca. Problem nije posjeta predstavnika. Problem je ući u nju nepripremljen.

Ovaj vodič se bavi tokom narudžbe na samom sastanku. Kako uopšte pronaći, porediti i izabrati prave dobavljače za ugostiteljstvo, piše u posebnom vodiču.

Nepripremljen sastanak košta dvostruko

• Vrijeme: skupljanje papirića, ispitivanje tima, dovikivanje „šta nam još treba?“ kroz kuhinju dok predstavnik čeka.
• Novac: ko naručuje u žurbi, ne poredi cijene i naručuje po osjećaju umjesto po potrebi. Zaboravljeni artikli se kasnije skupo dokupljuju.
• Živci: duple narudžbe, jer su dvije osobe nezavisno naručile „za svaki slučaj“.

Ovako izgleda pripremljen tok

1. Potrebe se skupljaju cijelu sedmicu. Tim praznine odmah prijavljuje na zajedničku listu, a ne tek ujutro na dan sastanka. Kako to uredno funkcioniše, piše u vodiču o naručivanju robe.
2. Prije sastanka: provjeriti i odobriti listu. Šef kuhinje prolazi kroz sortiranu listu, ispravlja količine, briše nepotrebno. Pet minuta koje na sastanku uštede pola sata.
3. Na sastanku: označavati, ne tražiti. Artikal po artikal, zabilježiti cijenu, označiti kao naručeno. Ono što predstavnik ne može isporučiti ostaje vidljivo otvoreno, za sljedećeg dobavljača.
4. Poslije sastanka: historija umjesto zaborava. Šta je naručeno, kod koga i po kojoj cijeni? Ta informacija pripada pamćenju objekta, a ne bačenom papiriću, i za pogled na troškove namirnica.

Zadatak za narudžbu u Pelicanu

Pelican za upravo ovaj sastanak ima poseban prikaz: šef kuhinje odobrenu listu otvara kao zadatak za narudžbu, velika slova, sortirano po kategorijama, jedan dodir označava artikal kao naručen. Po želji se bilježi i cijena. Više dobavljača istog dana? Označava se po dobavljaču, a otvoreni artikli vidljivo prelaze na sljedeći sastanak.

Ako predstavnik jednom ne dođe, lista ide direktno dobavljaču kao PDF, e-mailom ili preko WhatsAppa, po želji razdvojena po dobavljačima. I svaka narudžba automatski završi u historiji narudžbi: kada, šta, kod koga, ko je naručio i po kojoj cijeni.

Dio velikog vodiča: Nabavka u ugostiteljstvu. Tamo ćete naći pregled svih šest koraka procesa naručivanja.