Organiser les commandes fournisseurs : la visite du représentant sans chaos

Pourquoi un représentant en chair et en os vaut de l’or

Beaucoup d’outils numériques veulent supprimer le représentant du fournisseur et tout transformer en commandes en ligne. C’est méconnaître le fonctionnement de la restauration : le représentant connaît votre établissement, vous dit ce qui est de bonne qualité cette semaine, vous transmet les prix promotionnels, et l’on négocie mieux les prix en personne que via un formulaire. Le problème n’est pas la visite du représentant. Le problème, c’est d’y aller sans préparation.

Ce guide porte sur le déroulé de la commande pendant le rendez-vous. Comment trouver, comparer et choisir les bons fournisseurs pour la restauration, un guide dédié l’explique.

Le rendez-vous non préparé coûte double

• Du temps : rassembler les papiers, interroger l’équipe, crier « qu’est-ce qu’il nous faut encore ? » à travers la cuisine pendant que le représentant attend.
• De l’argent : qui commande dans la précipitation ne compare pas les prix et commande au jugé plutôt que selon les besoins. Les articles oubliés sont rachetés plus tard, au prix fort.
• Des nerfs : des commandes en double, parce que deux personnes ont commandé chacune de leur côté « par sécurité ».

À quoi ressemble un déroulé préparé

1. Les besoins se rassemblent toute la semaine. L’équipe signale les manques immédiatement sur une liste commune, pas seulement le matin du rendez-vous. Comment cela fonctionne proprement, le guide de la commande de marchandises l’explique.
2. Avant le rendez-vous : vérifier et valider la liste. Le chef de cuisine parcourt la liste triée, corrige les quantités, raye le superflu. Cinq minutes qui en font gagner trente pendant le rendez-vous.
3. Pendant le rendez-vous : cocher, pas chercher. Passer les articles un par un, noter le prix, marquer comme commandé. Ce que le représentant ne peut pas livrer reste visiblement ouvert, pour le fournisseur suivant.
4. Après le rendez-vous : l’historique plutôt que l’oubli. Qu’est-ce qui a été commandé, chez qui, à quel prix ? Cette information appartient à la mémoire de l’établissement, pas à un papier jeté, notamment pour garder le coût matière à l’œil.

Le mode commande de Pelican

Pelican dispose d’un mode dédié à ce rendez-vous : le chef de cuisine ouvre la liste validée en mode commande, grands caractères, triée par catégorie de produits, un geste marque un article comme commandé. Le prix peut être saisi en option. Plusieurs fournisseurs le même jour ? On coche par représentant, et les articles encore ouverts passent visiblement au rendez-vous suivant.

Si aucun représentant ne passe, la liste part directement chez le fournisseur en PDF, par e-mail ou par WhatsApp, séparée par fournisseur si vous le souhaitez. Et chaque commande atterrit automatiquement dans l’historique des commandes : quand, quoi, chez qui, par qui, à quel prix.

Fait partie du grand guide : Gestion des achats en restauration. Vous y trouverez les six étapes du processus de commande en un coup d’œil.