Beszállítói rendelés szervezése: képviselői látogatás káosz nélkül

Miért ér aranyat a személyes képviselő?

Sok digitális eszköz meg akarja szüntetni a beszállító képviselőjét, és mindent online rendeléssé alakítana. Ez félreérti, hogyan működik a vendéglátás: a képviselő ismeri az üzletedet, megmondja, minek jó a minősége ezen a héten, továbbadja az akciós árakat, és az árakról személyesen jobban lehet tárgyalni, mint egy űrlapon. Nem a képviselő látogatása a probléma. Hanem az, ha felkészületlenül mész bele.

Ez az útmutató a találkozó rendelési folyamatáról szól. Hogy egyáltalán hogyan találod meg, hasonlítod össze és választod ki a megfelelő vendéglátós beszállítókat, arról külön útmutató szól.

A felkészületlen találkozó kétszer kerül pénzbe

• Idő: cetliket összeszedni, a csapatot kikérdezni, végigkiabálni a konyhán, hogy „mi kell még?”, miközben a képviselő vár.
• Pénz: aki kapkodva rendel, nem hasonlítja össze az árakat, és megérzés alapján rendel, nem igény szerint. Az elfelejtett tételeket később drágán veszik meg.
• Idegek: dupla rendelések, mert két ember egymástól függetlenül „a biztonság kedvéért” rendelt.

Így néz ki a felkészült folyamat

1. Az igény egész héten összefut. A csapat azonnal jelzi a hiányokat egy közös listán, nem csak a találkozó reggelén. Hogy ez hogyan működik rendesen, azt az éttermi árurendelésről szóló útmutató írja le.
2. A találkozó előtt: a lista ellenőrzése és jóváhagyása. A konyhafőnök végigmegy a rendezett listán, javítja a mennyiségeket, kihúzza a feleslegeset. Öt perc, amely a találkozón fél órát spórol meg.
3. A találkozón: kipipálás, nem keresgélés. Tételről tételre végigmenni, az árat feljegyezni, megrendeltnek jelölni. Amit a képviselő nem tud szállítani, az láthatóan nyitva marad a következő beszállítónak.
4. A találkozó után: előzmények a felejtés helyett. Mit, kitől és milyen áron rendeltetek? Ennek az információnak az üzlet emlékezetében a helye, nem egy kidobott cetlin, a food cost figyeléséhez is.

A rendelési feladat a Pelicanban

A Pelicanban pontosan erre a találkozóra van egy külön mód: a konyhafőnök a jóváhagyott listát a rendelési feladatban nyitja meg, nagy betűkkel, termékcsoportok szerint rendezve, egy koppintás megrendeltnek jelöl egy tételt. Opcionálisan az ár is rögzíthető. Több beszállító ugyanazon a napon? Képviselőnként pipálsz, a nyitott tételek láthatóan átkerülnek a következő találkozóra.

Ha egyszer nem jön képviselő, a lista PDF-ként, e-mailben vagy WhatsAppon közvetlenül a beszállítóhoz megy, kérésre beszállítónként szétválasztva. És minden rendelés automatikusan bekerül a rendelési előzményekbe: mikor, mit, kitől, ki rendelte és milyen áron.

A nagy útmutató része: Beszerzés a vendéglátásban. Ott a rendelési folyamat mind a hat állomását egy helyen áttekintheted.