Zamówienia u dostawców: wizyta przedstawiciela bez chaosu

Dlaczego osobisty przedstawiciel jest na wagę złota

Wiele narzędzi cyfrowych chce zlikwidować przedstawiciela dostawcy i zamienić wszystko w zamówienia online. To nie docenia tego, jak działa gastronomia: przedstawiciel zna twój lokal, mówi ci, co w tym tygodniu ma dobrą jakość, przekazuje ceny promocyjne, a o cenach lepiej rozmawia się osobiście niż przez formularz. Problemem nie jest wizyta przedstawiciela. Problemem jest przyjście na nią nieprzygotowanym.

Ten poradnik dotyczy przebiegu zamawiania podczas spotkania. Jak w ogóle znaleźć, porównać i wybrać dostawców dla gastronomii, opisujemy w osobnym przewodniku.

Nieprzygotowane spotkanie kosztuje podwójnie

• Czas: zbieranie karteczek, wypytywanie zespołu, wołanie przez kuchnię „czego jeszcze potrzebujemy?”, podczas gdy przedstawiciel czeka.
• Pieniądze: kto zamawia w pośpiechu, nie porównuje cen i zamawia na wyczucie zamiast według potrzeb. Zapomniane produkty dokupuje się później drożej.
• Nerwy: podwójne zamówienia, bo dwie osoby niezależnie od siebie zamówiły coś „na wszelki wypadek”.

Tak wygląda przygotowany przebieg

1. Potrzeby zbierają się przez cały tydzień. Zespół zgłasza braki od razu na wspólną listę, a nie dopiero rano w dniu spotkania. Jak to dobrze działa, opisuje przewodnik o zamawianiu towaru.
2. Przed spotkaniem: sprawdzić i zatwierdzić listę. Szef kuchni przegląda posortowaną listę, poprawia ilości, skreśla zbędne. Pięć minut, które na spotkaniu oszczędzają pół godziny.
3. Na spotkaniu: odhaczać, nie szukać. Produkt po produkcie, zapisać cenę, oznaczyć jako zamówione. Czego przedstawiciel nie może dostarczyć, zostaje widocznie otwarte dla następnego dostawcy.
4. Po spotkaniu: historia zamiast zapominania. Co, u kogo i po jakiej cenie zamówiono? Ta informacja należy do pamięci lokalu, a nie na wyrzuconą karteczkę, także ze względu na kontrolę food costu.

Tryb przedstawiciela w Pelican

Pelican ma na to spotkanie osobny tryb: szef kuchni otwiera zatwierdzoną listę w trybie przedstawiciela, duża czcionka, posortowane według kategorii, jedno dotknięcie oznacza produkt jako zamówiony. Opcjonalnie można wpisać cenę. Kilku dostawców tego samego dnia? Odhacza się osobno u każdego przedstawiciela, a otwarte produkty widocznie przechodzą na następne spotkanie.

Gdy przedstawiciel nie przychodzi, lista trafia do dostawcy jako PDF, e-mailem albo przez WhatsApp, na życzenie osobno dla każdego dostawcy. A każde zamówienie automatycznie trafia do historii zamówień: kiedy, co, u kogo, przez kogo i po jakiej cenie.

Część dużego przewodnika: Zakupy w gastronomii. Znajdziesz tam przegląd wszystkich sześciu etapów procesu zakupów.