Kako organizovati naručivanje robe u ugostiteljstvu: kompletan vodič

Zašto je naručivanje robe u mnogim kuhinjama haotično

U gotovo svakoj profesionalnoj kuhinji priča je slična: kuhar na stanici tokom mise en placea primijeti da ponestaje vrhnja i nažvrlja to na bon. Kuhar za priloge na papirić napiše „LUK!!!“. Neko ukuca bilješku u telefon. Na kraju dana pet papirića u tri rukopisa leži na četiri mjesta, a kad sutra ujutro dođe predstavnik dobavljača, šef kuhinje sve skuplja i nada se da ništa ne fali.

Rezultat poznaje svaki ugostitelj: zaboravljeni artikli, duple narudžbe i hitne kupovine u supermarketu po trostrukoj cijeni. Ne zato što tim loše radi, nego zato što nema sistema.

Tok urednog naručivanja robe

Naručivanje robe u ugostiteljstvu koje funkcioniše sastoji se od četiri koraka koji trebaju biti jasno odvojeni:

1. Bilježenje potreba, cijeli dan, od cijelog tima. Ko vidi prazninu u hladnjači, odmah je zabilježi. Ne kasnije, ne „kad stignem“. Trenutak kad nešto primijetite jedini je pouzdan trenutak.
2. Skupljanje na jednom mjestu. Sve prijave slijevaju se u jednu jedinu listu, ne na papiriće, ne u tri WhatsApp grupe. Jedna lista koju svako može vidjeti.
3. Provjera i odobravanje. Šef kuhinje prolazi kroz listu, briše, dopunjava količine i odobrava. Tu pripada odgovornost, a ne u bilježenje.
4. Naručivanje. Tokom posjete predstavnika, telefonom ili e-mailom: sa sortiranom listom to traje minute umjesto pola sata.

Tipične greške i kako ih otkloniti

1. Potrebe žive u glavama i na papirićima

Papirići se gube, glave odlaze kući poslije smjene. Sve što se odmah ne zabilježi centralno stvar je sreće. Rješenje je zajedničko mjesto za skupljanje koje je uvijek pri ruci, u praksi: pametni telefon koji ionako stoji u džepu svake kuharske bluze.

2. Već pri bilježenju se „naručuje“

Kad svako direktno zove dobavljača, objekat gubi pregled i pregovaračku poziciju. Bilježenje i naručivanje su dva odvojena koraka, a između njih stoji odobrenje šefa kuhinje.

3. Lista nije sortirana

Lista po redoslijedu kako je kome palo na pamet („vrhnje, luk, losos, opet vrhnje…“) beskorisna je pri naručivanju. Sortirana po kategorijama, povrće, meso, riba, mliječni proizvodi, suha roba, ista lista postaje alat: šef kuhinje je s dobavljačem povrća obrađuje od vrha do dna, a kod mesnice prelazi na sljedeću grupu.

4. Niko ne zna ko je šta prijavio

„Ko je napisao rižu i koliko nam je stvarno treba?“ Bez autora nema koga pitati. Svaka prijava treba ime.

Excel, WhatsApp ili aplikacija: čime organizovati?

Excel i šabloni rade kad nabavku radi jedna osoba, ali padaju na timu: fajl je na računaru u kancelariji, a ne u kuhinji gdje potreba nastaje. Više o tome u vodiču o listi za naručivanje robe u restoranu. Ako ipak želite početi s papirom: naš besplatni šablon liste za naručivanje u Excelu i PDF-u već je sortiran po kategorijama.

WhatsApp grupe su barem mobilne i zajedničke, ali chat nije lista. Prijave klize prema gore između razgovora o rasporedu smjena, ništa nije sortirano, ništa se ne može označiti, a na kraju opet neko sve prekucava.

Aplikacija za naručivanje spaja oboje: mobilna kao WhatsApp, strukturirana kao Excel. Na šta paziti pri izboru, pročitajte u vodiču o aplikaciji za naručivanje od dobavljača.

Kako naručivanje robe teče s Pelicanom

Pelican je napravljen upravo za ovaj tok. Svako u kuhinjskom timu bilježi potrebu u trenutku kad je primijeti, najbrže glasom: držite mikrofon, recite „tri kile paradajza, pet litara maslinovog ulja“, gotovo. Pelican prepoznaje artikal i količinu, automatski ga svrstava u pravu kategoriju i upisuje sve na zajedničku listu koju cijeli tim vidi uživo, s imenom autora.

Kad dođe predstavnik dobavljača, šef kuhinje otvara zadatak za narudžbu: velika slova, sortiran pregled, svaki artikal jednim dodirom označen kao naručen. Bez prekucavanja, bez traženja, a u historiji narudžbi poslije crno na bijelo piše šta je, kada i kod koga naručeno.

Dio velikog vodiča: Nabavka u ugostiteljstvu. Tamo ćete naći pregled svih šest koraka procesa naručivanja.