Šablon liste za naručivanje: Excel i PDF za ugostiteljstvo

Šta sadrži šablon

Većina šablona lista za naručivanje na internetu su opšti obrasci narudžbenica sa šifrom artikla i kolonom za cijenu. U kuhinji to malo pomaže. Zato je ovaj šablon napravljen onako kako se u kuhinji zaista naručuje:

• Sortirano po kategorijama. Voće i povrće, meso, riba, mliječni proizvodi i jaja, suha roba, smrznuto, pića, neprehrambeni artikli. U PDF-u svaka grupa ima svoj stalni blok, a u Excelu je birate po redu i po njoj sortirate.
• Jedinica kao posebna kolona. Kilogram, gajba, veza, kanister. Bez jedinice „3 vrhnja“ brzo postane pogrešna količina.
• Autor u svakom redu. Pored artikla piše ko ga je upisao. Kad količina nije jasna, znate koga pitati.
• Status narudžbe. Otvoreno, naručeno ili isporučeno. Pri prijemu robe odmah vidite šta još nije stiglo. U PDF-u je to kvadratić za označavanje.
• Prostor za predstavnika. PDF na dnu svake stranice ima polje za bilješke o posebnim željama i pitanjima.

Zašto po kategorijama, a ne abecedno? Zato što tako razmišlja vaš dobavljač. Dobavljač povrća želi vidjeti redove s povrćem, mesnica svoje. Klik na strelicu kod „Kategorija“ sortira listu po njoj, pa tokom posjete predstavnika jednostavno pročitate jedan blok, umjesto da skačete između luka, limuna i šećera.

Kako koristiti listu za naručivanje u svakodnevnom radu

Šablon se brzo preuzme. Hoće li se u objektu zaista koristiti, odlučuju četiri sitnice:

• Jedno stalno mjesto, ne tri. Lista visi na mjestu pored kojeg svako prolazi svaki dan, najčešće na hladnjači ili na pasu. Tri papira na tri vrata opet su haos s papirićima.
• Privežite olovku. Zvuči banalno, ali je najčešći razlog zašto se ništa ne upiše. Ko prvo mora tražiti olovku, zapamti to „za kasnije“ i zaboravi.
• Upisujte odmah, ne na kraju smjene. Trenutak kad s police uzmete zadnju gajbu paradajza jedini je u kojem ćete se sigurno sjetiti.
• Stalni dani narudžbe. Upišite na vrhu kada dolazi koji dobavljač. Tada tim zna do kada potreba mora biti na listi.

Prije naručivanja šef kuhinje prolazi kroz listu, provjerava količine i dopunjava ono što je tim previdio. Kako urediti taj tok, detaljno piše u vodiču o naručivanju robe u ugostiteljstvu.

Gdje papir i Excel dolaze do granica

Da znate u šta se upuštate: ovaj šablon vrlo dobro rješava problem formata. Problem tima ne rješava. Kad u vašoj kuhinji potrebe ne prijavljuje jedna, nego pet osoba, u praksi se dešava sljedeće:

• Odštampana lista visi na jednom mjestu. Potreba nastaje svugdje: u hladnjači, na pasu, u skladištu suhe robe.
• Excel je na kancelarijskom računaru. Između dvije smjene, mokrih ruku, niko ne otvara tabelu.
• Rukopisi su nečitljivi, redovi se ponavljaju, a na kraju šef kuhinje sve još jednom prekuca.
• U višejezičnim ekipama jedan piše „paradajz“, drugi „pomodori“. Na papiru od toga postanu dvije narudžbe.
• Poslije narudžbe lista je prazna. Šta je, kada, kod koga i po kojoj cijeni naručeno, niko više ne zna.

Alternativa: zajednička lista za naručivanje kao aplikacija

Upravo tu nastupa Pelican. Umjesto fajla postoji zajednička lista u koju upisuje cijeli kuhinjski tim, svako sa svog telefona, u trenutku kad primijeti prazninu. Najbrže glasom: „dvije gajbe paradajza na peteljci, deset kila brašna“. Pelican prepoznaje artikal, količinu i jedinicu, automatski ga svrstava u pravu kategoriju i dodaje ime autora.

Pri tome svako govori na svom jeziku. Paradajz, pomodoro i tomatoes završe na listi kao jedan jedini unos, a ne kao tri. Šef kuhinje provjerava, dopunjava i odobrava. Tokom posjete predstavnika artikli se označavaju umjesto prekucavaju, a historija narudžbi ostaje trajno sačuvana. Iste kolone kao u ovom šablonu, samo što se popunjavaju same.

Česta pitanja o listi za naručivanje

Dio velikog vodiča: Nabavka u ugostiteljstvu. Tamo ćete naći pregled svih šest koraka procesa naručivanja.