Upravljanje skladištem u restoranu: zalihe pod kontrolom bez velikog truda

Zašto je haos u skladištu tako skup

Skladište u ugostiteljstvu djeluje kao tema za mirne dane. Plaća se, međutim, svaki dan, najčešće a da to niko ne zapiše. Tri scene koje zna gotovo svako:

• Gajba iza gajbe. Pri čišćenju u ponedjeljak iza svježeg kartona izroni još jedan. Načet, star tri sedmice, poklopac već vlažan. Završi u kanti. To nije bio kuhinjski otpad, to je bio novac za koji je neko platio fakturu.
• Naručeno dvaput. Sous chef prijavi maslac, poslastičar prijavi maslac, niko ne zna za drugog. U četvrtak u hladnjači stoji 20 kila, zauzima mjesto i veže novac koji vam je iste sedmice trebao za ribu.
• U petak navečer nema vrhnja. Pun restoran, a baš artikal koji trošite svaki dan je potrošen. Neko ide u kupovinu, plaća cijenu iz supermarketa, a kuhinja pola sata radi na rezervi. Prava šteta su živci u timu.

Obrazac iza toga je uvijek isti. Problem nije roba, nego nedostatak reda. Ko ne vidi šta ima, naruči ili previše ili premalo.

Osnova: stalna mjesta i jasne oznake

Prije nego što razmišljate o softveru, riješite problem fizički. Svaka kategorija dobija stalno mjesto koje se ne mijenja. Skladište suhe robe, hladnjača i zamrzivač dijele se na zone: mliječni proizvodi ovdje, povrće tamo, meso i riba odvojeno, konzerve i suha roba u svojim redovima polica.

Uz to idu tri pravila koja u praksi prave razliku:

• Označite mjesta, ne samo robu. Naljepnica na polici svakom novom kolegi kaže gdje šta pripada. A praznina na označenom mjestu je vidljiva. Praznina na haotičnoj polici je nevidljiva.
• Datum otvaranja na pakovanje. Svako otvoreno pakovanje dobija naljepnicu s datumom. To traje pet sekundi i završava svaku raspravu o tome je li vrhnje od utorka ili od prošle sedmice. Odštampani rok trajanja važi za neotvoreno pakovanje, nakon otvaranja vrijedi vaš datum.
• Isti redoslijed kao na listi za naručivanje. To je trik koji većina previdi. Kad je vaše skladište sortirano isto kao vaša lista za naručivanje, obilazak postaje prolazak od vrha do dna. Bez skakanja, bez traženja, ništa zaboravljeno. Od dvadeset minuta postane pet.

FIFO: first in, first out

FIFO je najvažniji princip upravljanja skladištem i objašnjava se jednom rečenicom: ono što prvo uđe, prvo izlazi. Novoisporučena roba se pri slaganju stavlja nazad ili dolje, starija ide naprijed i uzima se prva.

Poenta je provedba. FIFO ne propada zbog neznanja, nego u trenutku isporuke. Kad vozač u deset sati spusti palete, a svi su usred mise en placea, neko brzo stavi nove gajbe naprijed. Upravo tu nastaje kvarenje, tri sedmice kasnije i skroz pozadi na polici.

Zato slaganje pripada jednoj osobi koja za to ima vremena i ide zajedno s kontrolom prijema robe. Pri slaganju ionako već provjeravate:

• Količinu naspram otpremnice. Je li unutra ono što piše? Reklamacije idu samo odmah, ne navečer.
• Kvalitet. Temperaturu rashlađene robe, stanje gajbi, svježinu voća i povrća.
• Rok trajanja. Ako je rok kraći od vremena za koje robu potrošite, roba se vraća. Jogurt s četiri dana preostalog roka vam ne pomaže.

Ko otpremnicu i gajbu ionako drži u ruci, pravilnim slaganjem ne gubi ni minutu. Ko to razdvaja, posao radi dvaput.

Minimalne zalihe umjesto stresa s popisom

Najčešća greška pri upravljanju skladištem u kuhinji je pokušaj da se sve broji. To nijedan tim ne izdrži. Nakon dvije sedmice niko više ne popunjava listu, a brojke su netačnije nego prije.

Praktična varijanta su jednostavne oznake minimalnih zaliha za vaše ključne artikle. Ne za 400 stavki, nego za 20 do 30 artikala koji idu svaki dan i bez kojih ništa ne ide. Pravilo je namjerno grubo:

• Manje od dvije gajbe paradajza: naručiti.
• Zadnji džak brašna načet: naručiti.
• Ispod pet litara ulja: naručiti.

Zalijepite oznaku direktno na policu, pa niko ne mora nagađati. Pri svakodnevnom obilasku odlučujete pogledom umjesto računom. To nije vođenje zaliha, nego vizuelna kontrola, a za objekat bez centralnog skladišta gotovo uvijek je dovoljna.

Obilazak za narudžbu: gdje se skladište i narudžba spajaju

Ovdje je sve povezano. Trenutak kad stojite u skladištu i vidite prazninu jedini je trenutak u kojem zaista znate šta treba. Dva sata kasnije u kancelariji polovina toga je nestala.

Klasičan tok upravo to sabotira. Šef kuhinje s papirićem prolazi kroz hladnjaču, hladnim prstima zapisuje, okači papir na vrata, sous chef dopiše tri stavke, neko drugi također, a navečer neko sve još jednom prekuca. Pri tome polovina količina propadne, a papirić kolege koji je pisao na italijanskom postaje nagađanje.

Upravo taj dio digitalizuje Pelican. Prolazite kroz skladište i izgovarate šta fali, direktno u telefon. „Dvadeset kila paradajza na peteljci.“ Dalje do sljedeće police. Bez papira, bez prekucavanja.

• Svako u timu može upisivati, na svom jeziku. Paradajz, pomodoro i tomatoes završe kao jedan unos na listi. Kolega iz poslastičarnice sam prijavljuje svoje potrebe, umjesto da ih dovikuje.
• Lista se sortira po kategorijama. Ono što izgovarate ispremiješano, na kraju stoji uredno. Usklađeno s kategorijama po kojima je organizovano i vaše skladište.
• Odobrenje prije posjete predstavnika. Kad predstavnik u 14 sati uđe na vrata, jednom pregledate listu i odobrite je. Gotova je, jer je nastajala usput tokom cijelog dana.
• Historija narudžbi ostaje. Šta je, kada i kod koga naručeno, kasnije je provjerljivo. To pomaže pri planiranju količina sljedećeg mjeseca, a vlasniku u pregledu troškova.

I da ostanemo iskreni: Pelican ne vodi zalihe. Ne zamjenjuje softver za upravljanje skladištem i ne zna koliko brašna stoji u vašem skladištu suhe robe. On od obilaska skladišta pravi gotovu listu narudžbi. To je dio koji boli svaki dan.

Kontrolna lista za red u skladištu

Za štampanje i kačenje na hladnjaču. Ako možete označiti sve tačke, skladište vam je pod kontrolom, a da za softver niste potrošili ni marke.

• Svaka kategorija ima stalno mjesto u skladištu suhe robe, hladnjači i zamrzivaču.
• Mjesta su označena, ne samo roba.
• Redoslijed u skladištu odgovara redoslijedu na vašoj listi za naručivanje.
• Nova roba se po FIFO principu slaže iza stare, svaki put.
• Prijem robe se provjerava pri slaganju: količina, kvalitet i rok trajanja naspram otpremnice.
• Svako otvoreno pakovanje dobija naljepnicu s datumom.
• Za 20 do 30 ključnih artikala na polici visi oznaka minimalne zalihe.
• Jedan stalni obilazak dnevno, uvijek u isto vrijeme, uvijek istom rutom.
• Potreba se bilježi odmah tokom obilaska, a ne kasnije iz glave.
• Jednom sedmično čišćenje: provjeriti načeta pakovanja, isplanirati ostatke, izbaciti višak.

Česta pitanja o upravljanju skladištem u ugostiteljstvu

Dio velikog vodiča: Nabavka u ugostiteljstvu. Tamo ćete naći pregled svih šest koraka procesa naručivanja.